電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用

文/張海燕

絕大多數(shù)的電子檔案信息都對(duì)企事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有非常重要的指導(dǎo)作用。因此,進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理對(duì)于企事業(yè)單位的穩(wěn)定、健康、科學(xué)發(fā)展具有非常重要的意義,本文以加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理工作的重要性和我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建設(shè)和管理工作的不足之處為探究起點(diǎn),具體分析并闡述檔案信息化建設(shè)和管理對(duì)策,自上而下、由內(nèi)而外的分析如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理工作,具體如下。

1 電子技術(shù)簡(jiǎn)介

1.1 電子技術(shù)的含義和特點(diǎn)

電子技術(shù)科技是一種新興于十九世紀(jì)末、二十世紀(jì)初的科學(xué)技術(shù)，是 利用電子元器件來設(shè)計(jì)各種電路以滿足現(xiàn)實(shí)生活需要的一種技術(shù)。現(xiàn)代電子技術(shù)已經(jīng)滲透到人類方方面面，在現(xiàn)代世界無處不在，在物聯(lián)網(wǎng)、智能家居的發(fā)展中電子 技術(shù)將會(huì)發(fā)揮重要的作用；電子技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)和特點(diǎn)，可用“五化”來概括，即：條件極端復(fù)雜化；微型化；綠色化；集成化；高精度，多功能和智能化。該技術(shù)涉 及到信息、電子、材料、能源、管理等方面的知識(shí)。對(duì)檔案信息化建設(shè)來說，電子技術(shù)的應(yīng)用無疑是大幅度提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，也極大的節(jié)省了時(shí)間和人力成本。

1.2 電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和檔案管理中的作用

1.2.1 提高工作效率和工作質(zhì)量

電子檔案能夠很大程度上保證整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),高效、科學(xué)的檔案信息化建設(shè)和管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質(zhì)量。

1.2.2 提高信息管理質(zhì)量

重要的檔案信息是非常寶貴的資源，所以必須提升電子檔案管理質(zhì)量,才能保證這些檔案的利用率和安全性，從而發(fā)揮這些電子檔案信息的現(xiàn)實(shí)價(jià)值,因此,進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理工作是非常重要的。

1.2.3 提升的整體管理水平

檔案信息化建設(shè)和管理工作是推動(dòng)工作水平不斷提升的重要力量,如今,我國(guó)各企事業(yè)單位等都相繼成立較大型的檔案資源管理信息部門,足可見加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理工作對(duì)于提升管理水平水平的重要性。

2 關(guān)于檔案信息化建設(shè)和管理的若干建議

2.1 制定更加科學(xué)、高效的電子檔案資源管理制度

有效且完善的電子檔案資源管理制度可以對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理工作起到統(tǒng)籌和監(jiān)管的作用，為促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展提供一定的便利。所以，科學(xué)的制度對(duì)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理是非常重要的。

2.2 在電子技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用方面應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)性投入

檔案信息化建設(shè)和管理需要依靠電子技術(shù)，所以，必須在中電子技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用方面投入一定的資金、技術(shù)和人員,這也決定著檔案信息化建設(shè)和管理工作建設(shè)的信息化水平。因此，各企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要高度重視電子技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用工作，并加大投資和扶持力度。

2.3 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

“寬帶中國(guó)”戰(zhàn)略下，“寬帶”檔案的概念應(yīng)運(yùn)而生，在信息化背景下，檔案應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)打造“電子檔案管理機(jī)構(gòu)+遠(yuǎn)程監(jiān)管機(jī)構(gòu)”一體化檔案信息管理平臺(tái)，依托社會(huì)公共服務(wù)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理資源全覆蓋，對(duì)于一些高檔檔案，還可以組建“網(wǎng)上檔案室”。

2.4 加強(qiáng)電子檔案管理實(shí)驗(yàn)區(qū)和示范區(qū)建設(shè)

信息化背景下，檔案資料可實(shí)現(xiàn)集中化處理，基于這一點(diǎn)，就可以建立電子檔案管理實(shí)驗(yàn)區(qū)和示范區(qū)，即將所用的檔案資料投入其中，建立一塊有規(guī)模、系統(tǒng)化的信息化檔案管理試點(diǎn)，同時(shí)在利用信息化優(yōu)勢(shì)不斷擴(kuò)充和優(yōu)化原有的檔案資料，從而發(fā)揮這些教育試點(diǎn)的示范、帶頭作用。

2.5 開放共享檔案資料

信息化背景下，檔案館的檔案資料其實(shí)始終是呈一種“流動(dòng)”狀態(tài)的，即意味著大家共享檔案資料，檔案資料自身也可實(shí)現(xiàn)擴(kuò)充和進(jìn)化。因此，開放共享檔案資料，從而進(jìn)一步擴(kuò)大信息化優(yōu)勢(shì)，對(duì)優(yōu)化電子檔案管理資源具有非常重要的意義。當(dāng)然，開放共享也要注意適當(dāng)適度，有些重要的檔案資料，還是要嚴(yán)格保密。

3 結(jié)束語

綜上可知,我國(guó)的傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)和管理工作無論從管理理念、管理過程、管理模式和管理人才上都存在明顯不足,為加快檔案信息化建設(shè)和管理步伐，就必須從全局出發(fā),加強(qiáng)管理并加大投資力度，并重視檔案的保存、保密工作,上述建議只是筆者的淺見,希望能為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和管理工作的進(jìn)一步提升提供幫助。