綜合體系管理平臺的創新設計

文/張荔

1 綜合體系管理平臺國內外研究現狀

1.1 多管理體系整合國外一些標準化組織

例如BSI、SGS等，在企業的管理體系整合方面有不少深入的實踐，包括制定了相關的整合管理體系標準。而國內一些體系建設開展較為深入地企業，如中石油、中石化等也進行了一定程度的管理體系整合的研究。

1.2 管理體系文件管控信息化

目前有些企業以OA系統作為基礎，實現了管理體系文件的簡單信息化，但是從體系文件全生命周期管理角度而言還存在很多的缺陷，其中包括：未實現對所有管理體系文件，包括制度和標準的一體化管理；只能采取單一的體系文件導航方式；不能實現與各管理體系標準的動態對標；對體系文件的應用情況缺少監控；對體系文件制修訂的進度和質量缺少監控；文件信息安全管理缺少必要的手段等。

經過對國外體系管理軟件的分析發現，針對體系文件的編寫和審批流轉及管理有系統性開發，但對多體系的整合及應用情況的研究未見報道。

綜合來看，目前國內外尚沒有應用信息技術同時實現多管理系統文件整合，同時也沒有對文件制修訂績效的研究、在線查詢閱讀以及綜合統計分析等文件系統全整合、全生命周期管理研究應用的報道。研究探索以信息技術支撐的企業綜合管理體系建設的模式，不僅對于企業自身規范管理，提高效率，增進效益，具有很大的現實意義，同時也能填補國內大型企業在相關管理領域的研究空白。

2 現代企業綜合體系管理平臺的總體思路

2.1 綜合體系管理平臺建設的總體目標

以項目建設安全、質量、進度以及費用管理為核心，將制度建設、管理體系建設和標準化建設工作進行頂層設計、統一規劃、統一實施，建立一個涵蓋煤制油項目各業務領域的科學、規范、統一、務實、高效的綜合管理體系，并形成有效的持續改進機制，推動管理創新和提升。

2.2 綜合體系管理平臺的管理內容

許多大型企業的管理層人員普遍心里都會有一個問題：“國際大企業是怎樣建立綜合體系管理平臺的？我們把它搬到我們公司中來能不能行？”。這個問題反映出了一個企業管理層人員的一種常見心態。以為國際大企業管理體制可以原封不動地簡單照搬到自己企業來，也希望是能夠獲得一把萬能鑰匙，直接使用。答案當然是否定的。任何一個企業都有自身獨特的特點，各自的現狀、目標、管理結構和行為習慣都并不相同。因此，每個企業都必須結合自身特點，對一般原則和公認的最佳做法可以借鑒大型企業標準，對自有的，特有的作出相應調整，建設符合自身特定需要的綜合體系管理平臺要求。

3 綜合體系管理平臺的創新

3.1 管理創新

綜合體系管理平臺體系建設期以信息技術為依托、以業務流程為構架，以質量管理體系方法為手段，以企業標準化建設為基礎搭建多管理體系整合平臺。多維度導航、管理對標、結構化分析等技術的應用，極大程度的提高了體系文件的易用性，促進了管理體系要求的落地。工作標準與管理標準、技術標準以及績效管理平臺的有效銜接，促進了管理要求在崗位的有效落實。搭建承包商體系文件及標準查詢平臺，有效提高了承包商管理水平。

3.2 技術創新

（1）文件權限能控制到文件，控制被授權的時效，可以限制承包商閱讀文件的范圍，可以限制承包商閱讀的時間。文件被限制權限后不顯示文件條目信息，有效保證公司的文件安全。權限控制到字段，分部門來維護對應的屬性，如內控部維護內控流程的屬性、人力資源部維護職責屬性、安健環維護標準屬性等文件和記錄分別授權。

（2）文件的自定義多維導航，面向各種管理體系及各種管理要求可以自定義導航如按部門業務流程導航等。

（3）記錄表單的自定義多維導航，自動建立所有文件的所有記錄表單的分類索引，使記錄表單能脫離文件按照一個體系進行查看和維護和使用。

（4）導航的a+b，自動生成分類A+分類B的交叉索引，比如業務流程分類和部門分類，這個分類相加可以生成部門業務流程分類，避免了手工制作部門業務流程分類的誤差。

（5）自定義報表，可以自由的定制文件屬性的報表并導出EXCEL。

（6）自定義字段及字段的屬性，可以任意添加、修改、刪除字段，修改自動的各種屬性。

（7）一條記錄可以有多個電子文檔，比如《制度管理辦法》這條文件記錄，可以掛接多個文檔，如《制度管理辦法》《制度管理辦法流程》《制度管理辦法風險預控表》。

（8）支持多種電子文檔：PDF、PNG、TIFF、JIF、JPEG、off ice文件等等。

（9）定義顯示模式：可以隱藏某些屬性來定義多種顯示模式。

（10）定義條目之間的關聯關系，保證文件的網狀分布。

（11）分權限維護分類，不同的組織單月維護各自的分類。

（12）分權限維護消息，不同的組織單元維護各自的消息。

（13）共享分類，制定某些分類的共享。

（14）可以配置瀏覽是否顯示相關文件、記錄表單、制修訂意見。

（15）支持工作標準的批量導入，導入的工作標準能自動關聯管理標準、技術標準。

（16）技術標準審批針對性回復，在工作流審批意見中，在所有意見中，可以有針對性的回復某個人的某條意見。

（17）自定義維護功能，可以調整錄入信息的順序，可以進行連續錄入，文件在流程中審批結束后，自動提醒管理員，進行平臺部署。

（18）自動顯示文件的相關文件是否配置完成，幫助管理員自動記憶。

綜合體系管理平臺以業務流程為基礎，梳理、優化、整合各種管理體系。實施綜合體系管理平臺信息化，實現標準框架系統設計、制定、查閱、應用、分析及標準間的互聯互通，顯著優化管理、提高效率，降低成本，依靠管理提升效益、實現管理創新，從項目建設到生產運行全面打造管理示范工程，具有很深遠的現實意義和推廣意義。