淺談如何做好疾病預防控制中心檔案管理工作

孟強 山東省日照市疾病預防控制中心

引言：疾病預防控制中心的疾病防治、疾病監測、疾病分析等各項工作都離不開檔案資料所提供的數據，我國目前的疾控中心檔案管理存在很多問題，因此對加強疾控中心檔案管理工作的研究有著非?，F實的意義。

1 疾病預防控制機構檔案管理的重要性

現階段，疾病預防控制機構檔案管理工作仍然存在著諸多問題，許多內部檔案管理人員不能認清自己崗位的重要性，而疾病預防控制機構相關領導亦是忽視檔案管理的發展，導致檔案管理工作仍不能取得突破性進展，嚴重影響疾病預防控制機構檔案管理的有效落實。檔案管理工作任重而道遠，它需要整個疾病預防控制機構各系統間的相互配合，更需要各部門間的相互支持和協作，只有具備完善的硬件設備，才能做好日后對檔案資料的有效利用，并真正將檔案管理工作落到實處，進而實現現代化檔案管理。如若疾病預防控制機構不能較好地對檔案實施科學合理的管理手段，檔案就只能成為疾病預防控制機構發展的附屬品，其也無法將疾病預防控制工作做到最好。因此，加強對疾病預防控制機構中檔案管理工作的重視，才能有效地實現疾病預防控制機構檔案的現代信息化管理。

2 疾病預防控制中心檔案管理現狀

2.1 未能轉變檔案管理認識

由于部分檔案管理人員在信息化管理過程中未能轉變管理理念，對檔案管理工作存在明顯的認知差距，加之檔案管理部門不屬于疾病預防控制中心的核心部門，檔案管理人員的話語權較弱，也降低了管理人員對干部檔案和疫情檔案管理工作的重視程度。同時部分地市級以下疾病預防控制中心并未成立專門的檔案管理部門，干部檔案和疫情檔案管理工作十分混亂。

2.2 基礎設施建設不夠完善

受發展資金的限制，部分疾病預防控制中心未能夠投入大量的資金用于檔案管理硬件設施的信息化建設，不能夠積極引進新型的信息化管理系統。隨著疾病預防控制中心檔案類型的不斷增加，受管理設備功能的限制，使得干部檔案和疫情檔案遺失現象屢見不鮮。同時，部分疾病預防控制中心不能夠對干部檔案和疫情檔案進行合理歸檔和分類，加劇了查看各類檔案信息的難度。

2.3 檔案管理安全問題頻發

由于疾病預防控制中心的檔案類型多種多樣，既包含傳染病、艾滋病、地方病、職業病、慢性非傳染性疾病等防控監測檔案信息，又包含流行病學調查、公共衛生突發事件處置、免疫規劃預防接種等監測檔案信息，其中干部檔案和疫情檔案具有較強的保密性質，一旦遭遇外部攻擊，會嚴重降低檔案信息的安全性。

3 加強疾病預防控制中心檔案管理工作的措施

3.1 明確檔案管理制度

想要提高疾控中心的檔案管理水平，首先應建立更加完善的檔案管理工作制度，對檔案信息的記錄標準、信息的分類整理標準作出明確規定，這樣檔案管理人員在工作中就能夠統一檔案管理標準，并按照相關標準開展工作，確保檔案材料的齊全，將檔案信息的錯誤率降到最低。另外，還要定期進行檔案資料的審核，建立責任承擔制度，明確工作職責，將檔案的丟失、錯誤等工作失誤追究到個人，從而對檔案管理人員的工作行為起到有效的約束作用。

3.2 增強檔案信息化管理的重視程度，構建檔案信息化管理體系

運用現代信息技術開展檔案管理工作時，信息化管理人員要努力爭取單位和同事的大力支持，不斷加強與領導的交流，將檔案信息化管理的重要性與便利性深入人心，積極推進信息化進程，讓全員達成共識。同時，與傳統的人工管理不同，信息化管理是采用計算機信息技術來對檔案管理工作進行創新，并處理各種檔案信息。為了確保檔案管理信息化順利發展，要構建檔案信息化管理體系，完善加強檔案信息化管理的制度，從而為疾控事業的發展提供有力的信息保障，提升檔案資源共享的便捷性，盡量以準確性較高的選項形式進行檔案的填寫。同時，要制定以規范化、科學化和嚴謹化的檔案管理制度，采用信息化系統來管理檔案，記錄不規范的問題，規定必填項的填寫格式與內容標準等。在信息系統中明確規定可讀權限，規定對病人重要信息的安全性和保密性，要專人嚴格審查提交的信息，對信息記錄不全面、不準確的現象，要駁回不符合標準的檔案，然后進行重新填寫。

3.3 培養復合型檔案管理人才

在日常工作中，為了讓檔案管理人員能夠具備信息化管理的計算機操作能力，復合型檔案管理人才的培養需采用集中培訓的方式，在計算機專業人才的輔導下，對現有檔案管理人員進行計算機相關知識的培訓，通過專業化培訓，使其掌握專業的信息化操作能力和檔案管理知識，熟練地將知識運用到檔案管理工作中，進而幫助疾控中心不斷地儲備和積累復合型檔案管理人才，為后期的檔案信息化管理工作奠定堅實的人才基礎。

結束語：總而言之，疾病預防控制機構檔案管理是促進疾病預防控制工作不斷進步的核心，是疾病預防控制機構檔案管理工作有效落實的重要保障，同時又可提高疾病預防控制機構在社會中的價值。因此，加強疾病預防控制機構檔案管理工作刻不容緩。雖然我國的科技水平在不斷地創新和提升，但現階段我國疾病預防控制機構檔案管理工作中依然存在諸多問題和弊端，特別是信息化管理程度的不足。因此，應加大對檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理模式，提高檔案管理信息化程度，并對檔案管理進行合理規劃，以提高疾病預防控制機構檔案管理水平的整體工作效率，使檔案資料能夠高效地服務于疾病預防控制工作。