實現檔案庫房一體化智能管理的策略分析

段莉莉

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實現檔案庫房一體化智能管理的策略分析

段莉莉

（深圳市科智管理咨詢有限公司，廣東 深圳 518000）

隨著知識經濟的到來和信息技術的發展，推動了各個行業的發展。此種社會背景下，檔案庫房的建設也朝向智能化的方向發展，可以說實現檔案庫房一體化智能管理成為了檔案庫房管理的必然需求。基于檔案庫房對于檔案的管理重要作用，將進一步分析檔案庫房一體化智能管理的策略，以期為檔案庫房管理的發展作出貢獻。

檔案庫房一體化；智能管理；信息安全；管理系統

我國檔案庫房成立時間比較早，但在20世紀70年代以前，檔案庫房的管理一直處于無人問津的狀態。隨著改革開放，國家意識到檔案庫房管理的重要性，投入了大量的人力、物力、財力力來整理、修建、改造檔案庫房，并出臺了相關的政策法規來詳細規范檔案庫房的管理。伴隨著知識經濟的到來，信息技術的發展給我國的檔案庫房管理帶來了新的契機。因此，本文將詳細分析實現檔案庫房一體化智能管理的策略。

1 檔案庫管理所面臨的問題

1.1 檔案庫房管理的手段落后、單一

通過對我國檔案庫房管理的現狀進行分析可以發現，我國的檔案庫房的數量在近年來呈現幾何式的增長。傳統的檔案庫房管理方式依然以人力為主，在面對大量的檔案入庫時，需要將檔案進行分類、整理、庫房盤點、檔案數量統計、檔案調閱。可以說檔案庫房繁雜的檔案管理工作需要大量的人力進行整理，但工作效率卻極其低下。傳統的檔案庫房管理方式已經不能夠滿足大量檔案需要入庫的需求，落后、單一的管理方式已經不符合時代發展的趨勢[1]。

1.2 檔案調閱較慢，無法滿足人們的需求

檔案庫房保管著各類重要檔案，群眾在日常的生活中辦理一些事情時經常會用到檔案。傳統的檔案庫房管理方式在檔案調閱時效率比較低下，增加了群眾在調檔時的等待時間，無法有效滿足人們的需求。

1.3 檔案庫房智能化的過程中缺乏足夠的資金

檔案庫房智能化過程中需要配置高性能的電腦、龐大的數據存儲設備以及智能化的系統等作為檔案庫房智能化的基礎。這些信息技術的投入需要大量的資金，部分檔案庫房的管理者沒有及時意識到檔案庫房智能化的重要性，沒有對檔案庫房的管理投入足夠的資金進行電子信息設備的采購，使檔案庫房智能化的過程缺乏物質基礎，阻礙了檔案庫房智能化的發展。

1.4 不能有效確保檔案庫房的信息安全

檔案庫房管理的核心在于檔案資料，檔案庫房智能化的過程必然要將檔案庫房的管理網絡置于整個網絡當中，檔案庫里大多為機密性文件，如何使檔案庫房在受到外網攻擊時能夠確保信息數據的安全與保持系統的基本使用功能成為了工作的關鍵。尤其是在面對電子病毒入侵時，如何能有效阻擋病毒，避免電子病毒入侵態勢的擴大化，及時殺毒成為了工作的重點。可以說在互聯網的背景下，有效避免黑客的入侵以及電子病毒的傳播才能夠有效確保檔案庫房的信息安全[2]。

2 實現檔案庫房一體化智能管理的策略

根據對我國檔案庫房現狀中所存在的問題進行分析可以發現，在實現檔案庫房一體化智能管理的過程中要投入足夠的資金，購買高性能的電子設備，選用合理、科學的智能管理系統，加強檔案庫房的管理，引進現代化檔案庫房管理人才，建立檔案庫房網絡安全管理。

2.1 加強重視，選擇合理智能管理系統

檔案庫房管理智能化的進程離不開領導的支持，因此提高對檔案庫房管理重視程度，讓其意識到檔案庫房一體化智能管理，既是檔案管理工作自身的需要，也是社會發展的需要，從而加大對庫房檔案管理的資金投入，為檔案庫房管理采購高性能的電腦和管理系統。在檔案庫房一體化智能管理建設過程中，系統是其運行的核心，只有智能化的管理系統才能避免人工管理中所出現的問題，能夠有效解決效率低下的問題，才能夠進一步實現檔案庫房管理的一體化、智能化、實時化與合理化等。

檔案庫房的智能管理系統在設計上應該滿足以下幾種條件[3]：①確保系統的可操作性。檔案庫房的管理是面向全體用戶的，因此在進行智能管理系統的設計時要充分考慮檔案管理人員計算機平均操作水平。系統的設計不能過于復雜，符合檔案管理人員的常規認知與使用習慣，在系統的界面上要做到簡潔、大方，系統的操作上要保障基本的功能齊全，程序簡單、人性化。②確保系統的實時性。檔案庫房智能化管理中要確保各個檔案數據能夠及時有效上傳到數據庫中。要充分考慮整個智能化系統在工作時所需要相應程序的時間與處理時間，能夠迅速對檔案信息進行采集、篩查、分析以及保存等。③確保系統的安全性。檔案庫房的管理屬于保密性質的管理，對庫房中的檔案資料保管過程中，要注重對其進行保密。進一步要求在設計智能系統時要運用多種手段來確保系統的安全性，比如密碼登錄界面、訪問權限設置、二級密碼等等來進一步確保檔案庫房檔案資料的信息安全。在檔案庫房一體化智能管理的過程中，把智能管理的核心——智能管理系統做好才能夠確保檔案庫房一體化管理有效開展。

2.2 選用智能密集架控制系統，提高檔案調閱整理的速度

檔案庫房一體化智能管理過程中，如何提高檔案調閱與整理的速度成為了提高服務質量的關鍵。為了進一步確保檔案庫房的智能化管理有效開展，要對檔案的庫房進行改造，庫房的管理者在改造的過程中可以采用智能電動密集架，具有非常強的抗干擾能力，打破了傳統的單片機控制系統中功能單一的局面，新型的智能電動密集架可以與工作電腦、手持PDA進行相連，從而實現系統的升級。讓檔案庫房的架體在運行過程中更加高效、安全，可以自由切換手動與電動，且新型的智能電動密集架具備左右雙開的功能，無論在檔案的調取與存放上都更加方便、便捷。

在檔案庫房一體化智能管理中應用智能密集架可以有效縮短群眾調檔等待的時間，提高自身的服務品質，讓檔案庫房的管理更加智能化[4]。

2.3 檔案庫房一體化智能安全管理

在檔案庫房一體化智能的過程中可以發現，在智能系統的選用上已經具備了一定的網絡安全防御能力。檔案庫房管理員在日常的管理中要注重庫房檔案的保密安全，依據國家的相關法律法規，對檔案庫房的檔案進行管理。同時要設置檔案庫房網絡安全巡查員，要求其具備一定的網絡知識，每日對檔案庫房的工作電腦進行檢查、升級與殺毒，打開電腦防火墻等相關設置，在面對黑客入侵與電子病毒傳播時能夠迅速采取措施，運用備份系統迅速恢復檔案庫房智能化系統的基本職能。

2.4 將檔案庫房環境管理智能化

檔案庫房環境的濕度、溫度等多項環境因素直接關系到檔案能否有效的存放。因此在檔案庫房一體智能化的過程中要確保檔案庫房的恒溫與恒濕，對于檔案庫房的環境要全天候進行智能檢測。因此檔案庫房管理員可以引用庫房智能環境監控系統，運用電子計算機對整個庫房的溫度與濕度進行精準設置，合理控制庫房的細菌、灰塵，凈化檔案庫房的空氣，從而為檔案提供良好的保存環境。

3 結束語

隨著科學技術的不斷發展，在檔案庫房的管理中利用現代的信息技術與計算機智能系統，能夠有效提高檔案管理的效率，確保檔案合理保存，從而進一步促進檔案庫房一體化智能管理發展。

［1］溫靜.基于智能監控技術的無人檔案庫房管理優化［J］.山西檔案，2018（5）：44-46.

［2］張興.基于ZigBee無線傳感器網絡和Android技術的檔案庫房智能管理平臺設計［J］.山西檔案，2018（1）：59-61.

［3］張志鵬.檔案庫房智能化對檔案安全管理的探索思考［J］.數字化用戶，2018（1）：155.

［4］曾禎.如何實現檔案庫房一體化智能管理［J］.中外企業家，2017（33）：148-149.

2095－6835（2019）01－0108－02

G270.7

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.01.108

〔編輯：嚴麗琴〕