淺談大數據下的數字化人事檔案管理

王曉光

山東省煙臺市海陽市機關事務服務中心 山東煙臺 265100

大數據處理技術和模式實現了人事檔案管理的數字化，為人事檔案管理的發展和優化提供了有效的途徑。但是，目前我國人事檔案處理模式存在著很多的不足，具有嚴重的滯后性，有效利用大數據時代的先進技術與優化和創新人事檔案管理模式有利于提高人事檔案管理工作的質量和效率，是提高人事檔案管理水平的必要途徑。

1 目前人事檔案管理中存在的問題

1.1 輕視人事檔案管理工作

首先，在傳統的人事檔案管理工作模式下，并沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視。目前，我國正處于人事制度改革的重要階段，人才的流動性較大，這在一定程度上增加了人事檔案管理工作的難度，阻礙了人事檔案管理工作發展的進程。除此之外，很多領導人員認為人事檔案管理工作是不重要的，他們并沒有將人事檔案管理工作納入日常的工作范圍內，這導致相關工作人員在保管、分類和整理檔案過程中缺乏規范性和科學性，大大降低了人事檔案管理工作的質量和效率。

1.2 人事檔案管理工作方法過于單一

在傳統的人事檔案管理工作模式下，很多企業都是依靠人工對檔案進行保管、整理和歸檔，同時需要使用手工去錄制企業人員的信息[1]。保管檔案的主要方式是紙質存放，并沒有科學合理的使用先進的技術方法和信息手段。與發達國家相比，我國的人事檔案管理工作的方法和手段過于單一，這會在一定程度上阻礙人事檔案管理工作的順利開展，使人事檔案管理工作的流程更加復雜。

1.3 人事檔案管理人員綜合素養較低

由于我國企業對傳統的人事檔案管理重視程度較低，因此不會安排過多的人員從事人事檔案管理工作，并且這些人員沒有充分掌握檔案管理的專業知識，嚴重缺乏檔案管理經驗。其中有一大部分檔案管理人員的年齡較大，不會使用數據化管理工具，不了解數據化管理方式，在人事檔案管理過程中，仍然在使用傳統手工記賬的方式，甚至有些企業使用兼職的方式對人事檔案進行管理。從目前我國人事檔案管理行業整體的發展情況來看，只有很少部分的企業使用專業化、綜合素養高的管理人員對人事檔案進行管理[2]。除此之外，人事檔案管理工作中，相關的管理人員缺乏工作熱情，嚴重缺乏優化和創新意識，管理理念和管理方式過于落后。

2 大數據下數字化人事檔案管理規范化的措施

2.1 加強對數字化人事檔案管理工作的重視

在新的經濟發展形勢下，企業中的人員流動的速度逐漸加快，導致人力成本越來越高，在管理企業過程中，企業領導應強化對人事檔案管理工作的重視，高效的、科學的、合理的做好人事檔案管理工作。首先，企業領導和相關的工作人員要積極轉變自身的工作態度，優化工作人員的管理意識，加強對人事檔案管理工作的重視[3]。同時，企業積極學習其它企業先進的數字化人事檔案管理模式，并且根據自身的實際發展情況制定合理的數字化人事檔案管理模式。其次，企業可以建立合理的數據庫，提高人事檔案數據化的管理水平，達到檔案無紙化的目的，進一步提升數字化人事檔案管理的質量和效率，實現真正意義上的人事檔案數字化管理。

2.2 優化數字化人事檔案管理的流程，豐富數字化人事檔案管理的手段

在大數據時代環境下，我國多媒體技術和信息技術飛速發展，為數字化人事檔案管理過程的優化提供了重要的技術支持。企業在人事檔案管理過程中，要積極引進先進的信息技術和多媒體設備。同時，在人員信息的錄入和保管過程中，要使用先進的技術進行信息化處理，利用計算機技術輸入和保存信息，進而大大提高人事檔案管理工作的效率，有效提升人事檔案管理工作的穩定性、安全性和可靠性。

2.3 提高人事檔案管理人員的綜合素養

在人事檔案管理中，檔案工作人員的綜合素質是影響檔案管理工作順利進行的重要因素[4]。在大數據背景下，人事檔案管理應不斷學習專業知識，提高自身的綜合素質，采用科學的檔案管理模式和方法。同時，企業要加強檔案管理人員的培訓，為檔案管理人員提供更多的學習機會，引進先進的檔案管理理念，不斷拓展檔案管理人員的視野和思維，提升檔案管理人員的素質。

3 結語

人事檔案管理工作是企業經營發展的重要組成部分，在大數據時代背景下，企業應不斷優化人事檔案管理的技術和手段，提高人事檔案管理的水平和質量，積極引進先進的技術和設備，培養更多專業化的人事檔案管理人才，促進人事檔案管理工作進一步發展。