如何提升辦公室檔案管理的效率

蔡林

青島能源華潤燃氣有限公司 山東青島 266000

目前，我國的檔案管理工作還比較落后，正在向電子檔案和計算機檢索過渡，這使得檔案管理工作極具挑戰性。因此，在管理文件的過程中也需要現代技術。只要我們有高度的職業責任感，加上我們對待日常文件管理的較強的專業性，我們就能夠推動文件管理的規范化、科學化，從而促進辦公文件管理的健康發展。

1 提高辦公室檔案管理工作效率的重要性

辦公室檔案管理工作對于資料的收集和保存、客觀記錄事物發展具有很重要的紀念作用，并且具備查詢功能。傳統的檔案管理查詢需要多重步驟，兼以檔案的種類相當復雜，紙質檔案所占區域大，不利于檔案管理工作的開展，檔案的管理人員也不容易很好地做好管理工作。傳統的檔案管理工作形式影響員工的工作熱情，工作效率低下，工作方式落后，管理意識薄弱，對于檔案工作的發展有很大影響，部分辦公室檔案管理工作仍然采用業務部門的工作思路和方法。加強對辦公室檔案工作的管理，就保證了單位的未來的發展。

2 辦公室檔案管理目前普遍存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

在辦公檔案管理工作中，相關人員的管理知識相對薄弱，已成為影響檔案管理質量和效率的主要因素。現階段，檔案管理人員大多不是專業的管理人員，有的甚至是臨時工。對于這樣的員工，沒有對他們進行常規的文件管理工作的培訓，這對于辦公室文件管理來說是很難做到重要的。全面了解性，在特定的文件管理的過程中，由于缺乏意識領域的文件管理，有漏洞的多樣性，例文件管理不規范等，這些問題在辦公室文件管理的效率帶來非常嚴重影響。

2.2 工作人員的專業素養有待提升

檔案管理人員專業素質不高。現在是網絡信息時代，電子檔案可以節省大量的人力、物力。所以電子檔案成為檔案管理的發展趨勢。如今從事檔案管理工作的人員大多數都還是一些門外漢，他們很少有人受過專門的培訓，以至于他們的業務水平很低，缺乏必要的檔案管理信息知識，還有相當一部分人員不能很好的運用計算機等自動化檔案編制與管理，導致這些檔案管理人員很難跟上時代的步伐，檔案管理工作效率非常低。

2.3 辦公室檔案管理辦法缺少合理性與規范性

我國進入了信息化時代，并且信息技術被廣泛應用在各行各業中，其能夠有效提升辦公室檔案管理工作的合理性與規范性。但是，對于某些單位來說，其在檔案管理工作中沒有使用先進的管理辦法，仍然使用紙質檔案進行管理，很難與社會發展步伐相適應，導致辦公室的檔案管理工作出現了一系列的問題[1]。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的對策

3.1 加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的專業水平

單位可以聘請專業人士對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員工作能力，重視辦公室檔案建設重要性和必要性，積極配合檔案管理體系建設，幫助工作人員更好地開展檔案管理工作。單位可以定期組織相關技能培訓課程來增加工作人員對檔案管理工作的學習，提高檔案專業素養，加強理論知識和實踐培訓，注重普及業務知識，做好資料收集、存檔等各項管理工作，減少工作失誤，自覺提高自身專業素養和職業道德水平，在工作要求上明顯改進自身不足之處，提高自身的工作能力，提高管理人員的職業道德，嚴格遵守相關規章制度，最大程度上提高檔案管理工作。

3.2 網絡電子化技術應用到辦公室檔案管理中

我們知道辦公室檔案管理工作不僅復雜而且非常瑣碎。檔案管理人員每天都要面對堆積如山的紙質版的檔案，怎樣才能準確而又快捷地把辦公室大量雜亂無章檔案分類標識存放起來？提高辦公室檔案管理效率呢？只有將網絡電子信息化技術充分應用到檔案中，利用電子化的方式對檔案文件進行處理。才可以真正意義上提高辦公室檔案管理效率。如今是網絡時代，網絡技術非常發達。如果我們將網絡電子信息化，成功運用到檔案管理中時，那么這種快捷而又準確檔案管理方式，除了比傳統的紙質版檔案更加容易儲存以外，還可以不費吹灰之力就可以對各種文檔進行查漏補缺。對于一些急需的檔案來說，可通過電腦迅速查找的[2]。

3.3 改變傳統管理理念，創新思路，創新方法和措施。

創新思維要具體落實到當前的經濟和社會發展形式上，要進一步打破傳統辦公室檔案的管理理念，從經濟角度來分析和宣導，其辦公室檔案管理工作，所帶來的不僅是巨大的社會消息，還有十分驚人的經濟效益，所以必須要把檔案看作特別珍貴的物質資源，積極提高管理人員的服務意識和服務質量，切實提高檔案的利用率。

3.4 確保管理制度執行

單位在對辦公室檔案管理技術和制度進行了大幅度修改后，必須強調其執行力，不僅要加強對檔案管理部門的管理方面的培訓，還要加強對管理人員工作經驗的培訓，管理人員要執行檔案管理制度，就要建立適當的獎懲制度，加大對檔案管理工作的落實情況的監管。管理人員要根據當前的實際發展情況，更新工作理念，對照先進的管理模式和對相關法律法規的了解，創新管理機制，積極參與單位組織的相關培訓和講座。單位要設置專門的檔案管理的崗位，積極招聘專業人員，在今后的工作中要保證信息保密性，做好相應的技術設計。

總而，辦公室檔案管理工作和每項工作息息相關，并且在辦公室工作過程中產生著十分重要的作用，需要不斷提升辦公室檔案管理工作的質量與效率，增強辦公室檔案管理工作的信息化建設，能夠有效提升檔案工作的使用價值，進而推動辦公室檔案管理工作的健康可持續發展。