事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

孔令娜

山東省德州市陵城區人力資源和社會保障局 山東德州 253500

1 事業單位人事檔案管理的必要性

1.1 人事檔案在決策中的作用和價值

在事業單位發展的過程中，要從績效考核、員工考核等層面出發，這些內容和職工的利益存在很緊密的聯系。一般來說，在人事檔案之中會對職工業績和工作成效進行詳細記錄，事業單位在對這些內容進行調閱的時候，就會從客觀性的角度對職工進行評價。由此，事業單位的決策就會變得更加科學和合理。事業單位中的人事檔案對職工的不同階段進行全面的記錄，不管是事業單位工作內容的變更還是信息的變換都可以成為重要的依據。尤其是在單位進行干部選拔的過程中，能夠獲得真實和有效的信息[1]。

1.2 人事檔案在職工成長跟蹤中的作用

事業單位通過人事檔案就會對職工的成長有一個清晰的了解，在其中找出職工的優點。這樣，人才在培養和分配上才會有效，職工人才價值才會得到有效的彰顯。事業單位對人事檔案進行合理的管理和運用，就會實現人力資源的合理優化，對人力資源信息進行共享，讓人才進行合理的流動。

2 事業單位人事檔案管理方面存在的主要問題

2.1 思想重視程度不夠

開展人事檔案管理工作，涉及到每一名干部職工的切身利益，需要干部職工積極配合，主動提供相關的信息，才能不斷提高人事檔案信息的完整性和補充的動態性。但是目前大多數事業單位對人事檔案管理工作的重要性缺乏全面的認知，一些領導干部對人事檔案管理的認識停留在簡單的信息資料補充、相關的資料收集和整理等方面，對現代化人事檔案管理理念等方面缺乏深入的研究，甚至為了個人利益發生人事信息資料更改、虛報等情況，影響了人事檔案管理的權威性，不利于鞏固人事檔案管理工作基礎。

2.2 人事檔案管理工作臺賬不完善

一方面在人事檔案管理方面沒有形成有效的制度體系，人事檔案管理工作具體流程、管理內容、類型劃分以及責任分工等方面沒有制定具體的實施細則，檔案管理方法比較落后，主要還是以手工整理為基本方法，沒有借助現代計算機技術等建立完善的人事檔案信息化臺賬，工作效率較低，檔案基礎臺賬不完整，有漏項，很多都是在迎接檢查或者干部任免時才進行相關資料的更新和補充，不利于人事檔案的完整性和規范化水平的提升。

2.3 人事檔案管理專職人員素質和能力偏低

開展人事檔案管理工作需要由專門的部門和人員負責，加強統一調度和綜合管理，才能不斷提高人事檔案基礎管理水平和高效利用價值，目前從事人事檔案管理的人員往往都是由辦公室或者政工人事人員兼職從事，日常事務性工作較多，在人事檔案管理方面投入的精力不足，加上資金支撐不到位，在信息化系統建設和硬件軟件設施配置等方面還存在很多的薄弱環節，人事檔案管理人員工作壓力較大，各部門之間缺乏有效的互動，從而不利于人事檔案管理信息的動態補充完善。在人事檔案信息資源開發和利用等方面相關人員研究較少，沒有建立起人事檔案與事業單位日常人力資源管理以及經營管理等各項工作的聯系，不利于人事檔案資源的可持續發展和綜合利用。

3 事業單位人事檔案管理對策

3.1 創新人事檔案管理方法和制度體系

有效提高事業單位干部人事檔案管理工作的效率性，首先要做的就是使傳統管理方法中存在的不完善之處進行完善化的建立，縱觀我國當今事業單位檔案管理工作的現實狀況可以發現并不是十分理想，所以，為了使相關的管理工作中出現的問題得到處理和解決，重新建立起一套完善的干部人事檔案管理制度體系是十分必要的先決條件。在建立事業單位檔案管理制度體系的過程中要充分考慮和結合客觀的現實情況，保證管理體系制度建立的合理性和科學性。管理制度的重新建立是根據新的社會發展形勢而制定和確立的，因此也并非一成不變的，要根據社會的不斷發展和現實情況的改變而進行不斷的改革和創新，不要默守陳規。人事檔案管理制度要明確具體性的監管措施，落實到每個事業單位員工和領導干部，并進一步明確獎懲制度的監督和執行，對于知法犯法、惡意篡改人事資料的人員進行嚴厲懲戒，避免徇私枉法、互相包庇的現象發生。

3.2 加強網絡信息化平臺建設

當今社會是計算機科技和網絡信息化的時代，社會發展的方方面面都離不開互聯網網絡的支持，因此事業單位人事檔案管理工作也要緊跟時代步伐，將網絡信息化平臺和工作手段融入到檔案管理工作之中，不斷提高工作效率。在傳統的檔案管理中多以紙質文件的形式進行保存和處理，極易丟失和損壞，因此當今的事業單位可以引進計算機設備，將傳統的紙質文件通過掃描、錄入等手段轉化為電子文檔和圖片的形式通過計算機網絡平臺進行保存，既節省了存儲空間，又不易丟失和損壞，同時還便于查找和搜索想要調取的檔案文件。

3.3 提高檔案管理人員的素質水平，加強相關培訓

隨著我國經濟結構的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉變對檔案管理人員的自身素質水平提出了更高的要求。相關單位必須加強對相關人員的系統培訓，他們必須具備專業文化知識、科技化管理手段以及正確的價值觀念。同時還必須加強與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環節，隨時根據工作進度來調整工作流程。事業單位的檔案管理人員是事業單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質水平，確保自身所從事的工作能夠順應時代的發展，才能真正促進我國事業單位的發展。

4 結語

總之，隨著事業單位改革進程深入推進，新時期做好人事檔案管理工作任重而道遠，為了切實提升人事檔案科學化管理水平，提高人事工作服務水平，需要結合實際，完善制度，加強質量監督，注重人才隊伍建設，不斷提高信息化管理水平，只有這樣才能有效發揮人事檔案工作的價值。