加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)管理高度共享重點(diǎn)分析

馬登景 胥金芳

金川集團(tuán)工程建設(shè)有限公司 甘肅金昌 737100

檔案數(shù)字化是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)等科技發(fā)展建立起來(lái)的一種新型的檔案信息形態(tài)，檔案數(shù)字化將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化連接，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理上的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建起結(jié)構(gòu)規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)信息，能夠在檔案的調(diào)取、查閱和共享方面實(shí)現(xiàn)更加便捷，更加準(zhǔn)確，更加快速，從而實(shí)現(xiàn)了信息管理的高度共享。

1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的檔案管理是依賴于手工管理為主，在歸檔、文書(shū)處理方面不僅僅占用了大量的人力資源，也在檔案存儲(chǔ)方面存在較為重大的弊端。傳統(tǒng)的檔案大多是采用紙張進(jìn)行記載，在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的存放保管過(guò)程中，受到環(huán)境等變化的影響，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)蟲(chóng)蛀、受潮等情況。這不僅帶給檔案在存在方面的很大損失，也增加了許多在檔案管理方面的額外費(fèi)用。檔案數(shù)字化是采用現(xiàn)代管理方式和科學(xué)手段進(jìn)行的，通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描等技術(shù)將檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性。在我國(guó)信息和科技的不斷發(fā)展前提下，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以是檔案歸檔更加簡(jiǎn)單方便，還能改變傳統(tǒng)的遞交、分類立卷、編目等較為繁雜的工作程序，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效實(shí)現(xiàn)，讓檔案管理變得更加簡(jiǎn)單，節(jié)省大量的人員精力的消耗，降低管理成本[1]。

2 通過(guò)檔案數(shù)字化的加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)管理高度共享

目前，檔案數(shù)字化水平正隨著計(jì)算機(jī)科技的發(fā)展正在不斷提高中，在這樣的階段中也呈現(xiàn)出了各地區(qū)發(fā)展速度不均衡的情況。產(chǎn)生這些狀況的主要原因在于檔案數(shù)字化的進(jìn)程受到各地區(qū)科學(xué)水平、經(jīng)濟(jì)水平和人才構(gòu)成的多方面因素限制。因此，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)管理高度共享就要從多方面入手。

2.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理高度共享，就要在數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上加大投入力度。檔案數(shù)字化系統(tǒng)是有基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)、業(yè)務(wù)應(yīng)用和信息服務(wù)平臺(tái)、管理和維護(hù)系統(tǒng)構(gòu)成，這些不僅對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境參數(shù)提出了較高的要求，同時(shí)也對(duì)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)提出了更高的挑戰(zhàn)。檔案信息管理不僅僅要做到信息管理完善，還要實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)冗^(guò)程中安全性。不僅在計(jì)算機(jī)硬件上要具備檔案數(shù)字化管理的需求，在軟件和后期維護(hù)中都要具有較高的水準(zhǔn)[2]。

2.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化軟件方面的兼容性

隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程在社會(huì)各界中的發(fā)展，許多軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)也將目光集中在了數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)上，呈現(xiàn)出百花齊放、百家爭(zhēng)鳴的態(tài)勢(shì)。這樣雖然能夠提高軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，存進(jìn)技術(shù)能力的提高和運(yùn)營(yíng)成本的降低，但是也存在著較為突出的弊端。許多軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)在技術(shù)上相對(duì)獨(dú)立，開(kāi)發(fā)出來(lái)的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)在應(yīng)用中兼容性較差，尤其在實(shí)現(xiàn)信息管理高度共享中，常常成為信息傳輸和調(diào)取的阻礙。因此，要加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息在管理中的高度共享，就要提高信息管理軟件兼容性。要實(shí)現(xiàn)管理軟件的兼容，就要對(duì)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行規(guī)范，綜合考評(píng)企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)資質(zhì)，能夠符合政府和社會(huì)各界的要求。

此外，檔案數(shù)字化載體涉及范圍比較廣泛，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)都能夠進(jìn)行計(jì)算機(jī)的建設(shè)和查閱，在管理水平上得到有效提高的同時(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的普及也提出了更高的要求，對(duì)運(yùn)行軟件也提出了更高的要求。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，也勢(shì)必會(huì)呈現(xiàn)出較為激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，采取叢林法則實(shí)現(xiàn)對(duì)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)的優(yōu)勝劣汰[3]。

2.3 加強(qiáng)在實(shí)體檔案庫(kù)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變前期準(zhǔn)備

要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，就要將檔案從實(shí)體檔案庫(kù)中調(diào)取出來(lái)，要經(jīng)過(guò)拆卷，審核校對(duì)等一系列過(guò)程，再通過(guò)掃描矩陣技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和收錄，在進(jìn)行采集數(shù)據(jù)的同時(shí)，還要做好對(duì)掃描圖像進(jìn)行技術(shù)處理，去除掃描的黑邊等，糾正在采集信息過(guò)程中出現(xiàn)的偏差。之后還要進(jìn)行檔案目錄的整理，電子材料的核對(duì)矯正，實(shí)體檔案的裝訂還原，電子數(shù)據(jù)的歸檔建庫(kù)等工作，這些環(huán)節(jié)都需要互相配合，相互輔助。因此，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化的前期準(zhǔn)備工作中，要做到合理的統(tǒng)籌安排，要做好相關(guān)工作人員在技能方面的培訓(xùn)和對(duì)工作環(huán)節(jié)上的密切配合。只有做好在檔案數(shù)字化信息采集的前期準(zhǔn)備，才能使檔案數(shù)字化順利實(shí)施，才能夠讓數(shù)字化檔案信息實(shí)現(xiàn)高度共享。

2.4 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)

在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，對(duì)管理人員的技術(shù)要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化的檔案管理不僅要求管理人員具有相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技能，還要對(duì)檔案實(shí)體管理具有深刻的了解，能夠在工作中不斷豐富檔案信息的內(nèi)容，做好檔案信息的歸檔工作。這就要求相關(guān)的企業(yè)和政府職能部門，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作技能上的培訓(xùn)，提高工作人會(huì)員在數(shù)字化管理工作中的綜合素質(zhì)。從而，能夠提高檔案數(shù)字化信息在管理中的高度共享。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的難點(diǎn)

檔案數(shù)字化建設(shè)目前尚處于發(fā)展階段，還有很多企業(yè)和社會(huì)各界對(duì)此沒(méi)有更加明確的認(rèn)知，缺乏對(duì)數(shù)字化信息的剛性需求。因此，在資金和技術(shù)投入方面有些不足。這也將限定這檔案數(shù)字化信息的普及概率，使管理的高度共享僅僅局限于科技信息和經(jīng)濟(jì)實(shí)力比較發(fā)達(dá)的少數(shù)地區(qū)。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)管理高度共享還需要有很長(zhǎng)的一段路要走。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科技和信息化的發(fā)展，社會(huì)各界將逐漸對(duì)檔案管理數(shù)字化產(chǎn)生更加深刻的認(rèn)知，實(shí)現(xiàn)管理信息的高度共享，必然會(huì)在企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力方面發(fā)揮重要的作用。只有通過(guò)科學(xué)技術(shù)和信息化科技的提高，才能夠帶動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，從而達(dá)到管理高度共享的目標(biāo)。