新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施

王民

濟寧市技師學院 山東濟寧 272000

檔案在單位中的作用是顯而易見的，能夠對單位的發展過程進行詳細記錄，對領導制定決策、對單位的有序發展提供有益的借鑒和參考。檔案管理工作是復雜的，在實際管理的過程中，需要將各種數據信息進行分類，并借助相關方法進行整合，使有限的數據信息能夠發揮出內在的價值和作用，為單位的發展奠定良好的基礎[1]。必須充分重視檔案管理中存在的問題，在整合各種資源的基礎上，采取科學有效的方法，使單位能夠朝著制度化、科學化和健康化方向發展。

1 檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理制度需要進一步完善

當前，我國檔案管理過程中，對于檔案的利用效率較為低下，在收集和整理檔案的過程中，由于方法的不正確和相關人員操作不當，在很大程度上降低了檔案管理工作的準確性與科學性。在使用檔案管理的時候，往往存在著收集片面、管理不嚴、借閱信息記錄不完整等現象，這些情況在很大程度上影響了檔案管理的有效性，造成檔案管理出現比較明顯的漏洞[2]。當前，很多單位缺乏完善的檔案管理制度，或者有些單位雖然設置了相關制度，但是并沒有得到嚴格落實，在實際工作中并沒有發揮出自身應有的作用，檔案管理的整體情況依然比較片面和松散。由于缺乏制度上的保障，檔案管理工作在執行的過程中，將會出現人員分配不合理、職責不明確、工作效率低下等問題，檔案資源無法在內部得到共享，影響了資源本身價值和潛在價值的有效發揮。

1.2 檔案管理工作得不到重視

在以往的檔案管理工作中，對檔案管理工作的重要性缺少認識，將工作下達給檔案管理部門，之后便不再過問。在長期的發展中，形成不良的循環，檔案部門的檔案管理工作人員缺乏工作積極性。

1.3 管理人員素質有待提高

在傳統思想下，檔案管理的主要任務是記錄、歸類、整理相關的數據信息，沒有太多的技術含量，只是一些簡單的重復性工作，所以檔案管理工作人員的年齡都相對較大，能夠完成日常的基本檔案管理工作。但是，在時代發展的過程中，陳舊的管理方式已經不能適應新的檔案管理工作，這些人員缺乏基本的學習能力，接收新鮮事物的能力較差，不能使用網絡和計算機等進行日常的檔案管理工作，在篩選和審查數據信息的過程中出現比較明顯的失誤，或者時間較慢，大大增加了人力和時間成本，在一定程度上壓縮了單位內部的盈利空間。另外，有些管理人員對于檔案管理工作的理解存在問題，在歸類不準確的情況下，造成信息資料的雜亂現象。在自身待遇得不到有效保障的情況下，檔案管理人員極其容易流失，對檔案管理工作的完整性和有序性造成了明顯干擾。

2 做好新時代檔案管理工作的措施

2.1 加強制度建設

檔案管理工作量較大，并且手段比較復雜，涉及很多的部門和很廣的范圍，各個部門需要充分重視檔案管理工作，相互協調各個部門之前的關系，在相互配合的過程中，高效檔案的收集、整理、歸類及管理工作，使檔案能夠充分發揮出自身的價值和作用。同時，單位領導要重視檔案管理，在日常管理工作中將檔案管理工作放在一個重要位置，在部門考核的時候，將檔案管理作為其中的一項關鍵性內容，增強全體員工的重視程度，對檔案信息進行充分挖掘，使檔案信息能夠在有效的時間內發揮出巨大的作用。

2.2 加強對檔案管理工作的重視

從某一個角度分析，因為缺乏對檔案管理工作的重視，所以導致檔案管理工作效能未得到有效發揮，所以在新時期需要對其加以重視。其一要積極學習與檔案管理相關的信息，對檔案管理工作的內容加以了解。其二是需要進一步明確檔案管理工作在重視與未重視之前的變化，真正做到心中有數。其三是不僅檔案管理工作者要加以重視，其他部門的工作人員同樣需要加以重視，配合檔案部門積極完成各項任務與工作。

2.3 強化檔案管理人員素質的提升

檔案管理人員是檔案管理質量提升的關鍵，要強化檔案管理人員的業務培訓工作，不斷提高檔案管理人員的業務素質和職業素養。通過強化檔案管理人員的業務素質，可以使其具備較強的業務能力，通過對檔案相關知識的掌握，可以較好的運用規范化的檔案管理手段，來提高檔案管理質量；要引導檔案管理人員樹立責任意識，全身心地投入到檔案管理工作中；檔案管理人員要有大局觀，規范管理，保證工作有序，使檔案管理工作能夠滿足企業發展需要[3]。

2.4 制定激勵制度與績效考核制度

為發揮出檔案管理工作效能，需要增強工作人員的積極性，其中可以利用激勵機制，其中管理者需要對員工的具體需求加以了解，并且結合物質激勵與精神激勵，實現互補，發揮其功效。此外，還需要調整激勵內容，結合實際發展的情況，簡而言之，激勵機制便是激勵表現優秀的員工，對失誤的員工給予處罰。績效考核制度需要遵循公平公正的基本原則，嚴格按照實際情況明確績效考核指標，尤其在選擇績效考核指標的時候需要選擇量化指標，以此實現考核的直觀性。當然還需要做好結果的公示。

3 結語

在信息化時代背景下，給檔案管理工作帶來機遇的同時，也給檔案管理工作帶來挑戰。借助信息化技術開展檔案管理工作，可以保證檔案管理工作效率和質量，解決檔案管理中的安全問題。因此，隨著信息化技術的發展，應當深入了解檔案管理工作中的問題，采取針對性的管理措施，促進檔案管理工作模式的創新，實現檔案管理工作的信息化建設。通過管理模式、服務方式等內容的創新，完善檔案管理模式，加強檔案信息數據庫建設，促進檔案管理工作的創新。