工程項目設備文件管理現(xiàn)狀及對策

董麗凡

中核四0四有限公司工程建設項目經理部 甘肅嘉峪關 732850

設備檔案是竣工項目檔案的重要組成部分，它真實地反映了工程項目從設備合同的簽訂、到貨驗收、安裝、調試、竣工的整個過程，是記錄設備移交、調試、使用、維護、檢修的原始依據，對于提高設備的完好率和利用率具有重要的作用，同時，在工程項目竣工投運后的生產運行、維護、檢修等工作中也起著重要作用[1]。

1 工程項目設備文件管理工作的現(xiàn)狀

由于承建的工程項目大部分建設規(guī)模較大、工期長、參與的建設單位較多，形成的設備文件數量龐大、種類繁多。由于種種原因，在工程項目建設過程中，項目設備文件的收集、整理、歸檔等工作還存在以下幾個方面的問題：

1.1 設備文件的收集缺乏原始性、完整性

工程項目建設過程中，各參建單位對設備文件的收集缺乏統(tǒng)一有效的管理，只注重工程的進度，而忽略了對設備文件的收集。在項目竣工驗收階段，致使大量設備文件收集不全或遺失，不得不采取資料后補的補救方法，導致竣工設備資料失去它的真實性和完整性[2]。

1.2 設備文件的整理缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性

設備文件的整理工作，沒有統(tǒng)一的規(guī)范標準，有的設備文件按單臺（套）進行整理，有的設備文件按專業(yè)子項進行整理，由于每個施工單位資料人員對檔案專業(yè)知識的掌握程度不同，在資料的分類、整理上存在很大差異，這樣就造成同一工程項目設備文件資料分類不統(tǒng)一，整理不規(guī)范的現(xiàn)象，致使工程項目設備文件資料缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性。

1.3 設備安裝、試車過程文件資料缺乏

無論是設備安裝調試人員還是設備使用維護人員，注重的只是設備的質量好壞與否，而對于在安裝調試過程中產生的各種原始記錄的重要性卻缺乏必要的認識，而設備檔案人員又不能及時收集追蹤，因而這部分過程資料是缺失不全的，這使今后設備的運行、維修、維護工作將缺乏第一手原始記錄憑證，同時也造成工程項目設備文件的不完整。

1.4 缺乏對設備文件的全過程管理

在工程項目建設過程中，設備文件始終處在頻繁使用狀態(tài)中，而設備檔案管理人員缺乏對設備文件的全過程跟蹤管理，與使用人員之間借閱手續(xù)不清，致使部分設備文件資料在安裝、調試過程中原件損壞或遺失。

1.5 監(jiān)理單位對設備文件監(jiān)管力度不夠

因監(jiān)理單位承擔的監(jiān)理工程多，施工現(xiàn)場分散，施工過程文件量大，監(jiān)理單位主要的精力都投放在了施工現(xiàn)場，加上部分監(jiān)理人員缺乏必要的工作經驗，對施工過程中設備文件收集整理的監(jiān)督力度不夠，影響了竣工資料的準確性和規(guī)范性。

2 設備檔案管理存在問題的原因

2.1 設備檔案管理意識薄弱

不論是建設單位還是施工單位，都缺乏對設備檔案重要性的認識，設備檔案管理意識不強，認為設備隨機文件不需要歸檔保存，有的用完之后就歸為已有或是下落不明，造成設備檔案的流失，致使部分設備檔案長期在個人手中或部門內部保存，沒有按規(guī)定移交檔案部門統(tǒng)一保存使用。

2.2 設備檔案缺乏有效管理

針對設備檔案雖然有相應的管理制度，但執(zhí)行落實不到位，缺乏必要的行政約束力，設備檔案缺乏有效的管理。一方面，設備文件有的散存在設備管理部門、科室，有的散存在個人手中，設備檔案缺乏集中統(tǒng)一管理。另一方面，一些單位、部門對形成的設備檔案不能及時歸檔，造成設備檔案不完整，給日后查找利用帶來不便。

2.3 設備檔案管理缺乏考核機制

在工程項目建設過程中，存在著只注重工程項目建設進度、質量，卻忽視對檔案資料的收集、整理。在量化考核方面，往往只注重對工程項目的計劃、投資、進度、安全、質量、招投標、合同、預算等方面的考核，而對于伴隨工程項目建設全過程產生的檔案各類資料卻缺乏必要的考核機制。

3 加強工程項目設備文件管理工作的對策

3.1 加強設備檔案的監(jiān)督、指導，注重業(yè)務培訓

檔案管理人員必須具備一定的檔案專業(yè)知識，同時，還須具備工程項目建設中各相關專業(yè)技術知識，加強設備檔案人員的業(yè)務技能的培訓，以提高設備檔案管理人員整體業(yè)務素質。并且還要定期組織施工單位和監(jiān)理單位資料員進行有關竣工資料規(guī)范的培訓，及時傳達上級部門對檔案工作的新要求、新規(guī)范、新思路。

3.2 加強設備過程資料的管理

為了確保設備檔案資料的完整、系統(tǒng)，必須切實加強對設備過程資料的收集，不忽視任何一個環(huán)節(jié)。設備驗收單、裝箱單、說明書、使用手冊、商檢證書、設備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書等設備文件資料是設備檔案的重要組成部分，而設備在安裝調試階段形成的安裝調試記錄等也同樣是不可缺少的，其在今后設備運行、檢修、維護過程中起著重要原始憑證依據的作用。

3.3 督促監(jiān)理單位加強對設備文件的監(jiān)管力度

針對監(jiān)理單位對設備檔案文件管理過程中監(jiān)管不嚴的現(xiàn)象，及時對監(jiān)理單位日常工作中出現(xiàn)的問題提出意見和建議，在實際工作中規(guī)范設備檔案的具體要求，有效的提高設備文件的歸檔質量，保證竣工文件的真實性和準確性。

總之，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，生產的不斷擴大，設備不斷更新?lián)Q代，設備檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中起著舉足輕重的作用，而設備檔案質量的好壞直接影響到工程建設項目竣工檔案的質量。因此，必須采取健全設備檔案管理規(guī)章制度，加強設備檔案過程管理，增強設備檔案監(jiān)管力度，提高設備檔案管理人員業(yè)務水平等措施，以確保工程建設項目設備文件的真實性、準確性、系統(tǒng)性、完整性[3]。