淺析如何保障檔案管理的保密性

孫君

河北省承德市灤平縣衛生健康局 河北承德 068250

檔案信息的安全管理是現階段各企業和單位機構重點思考的問題之一，如何保證檔案資料的安全性和保密性也是不得不去面對的問題。這就上升到整個企業和單位的根本管理制度和內控機制的運行效率和質量之上。一些涉及企業商業機密或者事業單位重大決策的關鍵信息都需要加以嚴格的保密，一旦信息外泄，就會給企業和單位造成難以想象和難以彌補的損失[1]。

1 保密工作之于檔案管理的重要性

檔案內容記錄了企業、機關發展的點滴，是最可靠、最齊全的信息數據。在市場經濟體系中，企業之間的競爭從本質上來說就是信息、人才、資源的競爭，而信息競爭能力取決于該企業的檔案保存情況。如果企業擁有完善的檔案保存記錄，擁有豐富的檔案資源，無疑是掌握大量有用的信息，能夠在激烈的競爭市場中拔得頭籌，而那些檔案數據單薄的企業很可能被市場無情淘汰。檔案資料關系到企業、國家許多秘密事項，一旦對外泄露可能造成發展中受到威脅，因而很多企業、機關單位十分重視檔案資料的保密工作。在檔案管理的過程中，應當堅持保密性原則的前提下，根據單位和國家制定的規章制度，合法合理地使用檔案，才能保證資料的完整性與安全性。

2 強化檔案信息保密性的具體舉措

2.1 全面提升在職員工的專業素養

員工的保密意識是開展檔案保密管理工作的首要因素。對于檔案的管理者而言，他們的最核心任務是保證檔案數據的完整、安全，這是每個管理者的職責，因而在培養意識的時候，應刻意培養員工的職業責任感，幫助員工樹立較強的責任心和事業心。檔案管理是單位工作中的重點，因而該崗位員工的素質是開展保密工作的基礎。培訓是提高員工責任意識的重要途徑，從培訓的內容來看，應具體包括檔案管理的規章制度、檔案管理具體流程、注意事項等。

從培訓頻率來看，可以一個月一次，也可以是開展專項培訓。培訓目的是讓員工了解自己工作責任和義務，掌握國家最新的法律法規，提高員工職業感和保密意識。其次應牢抓員工選拔關，適當提高檔案管理崗位的進入門檻，所選拔的管理者應熱愛該職業，勤于學習新知識，遵守法律和法規，具有較高的專業素養。

2.2 加強檔案管理的工作分工，實行信息一體化

檔案的保密管理是動態化的管理，所以在進行檔案保密管理時，必須要明確工作分工，做好檔案信息的一體化管理。所以檔案管理部門一定要明確檔案管理人員的工作分工，比如明確檔案信息的收集人員、檔案信息的登記人員、檔案信息的編碼人員等等。此外，加強各個部門之間的合作也非常重要，比如會計部門、征管部門等要協助檔案管理部門做好檔案建檔的工作，做好各個部門檔案的資料收集工作，保證提供檔案信息的真實性和完整性，從而更好地協助檔案管理部門開展信息一體化管理。

2.3 加強制度建設，建立責任追究機制

安全保密工作僅僅靠員工意識提升是遠遠不夠的，還需要建立嚴密的保密制度，才能約束員工們的行為，為管理者的工作指明方向。單位建立保密制度要從自身需求實際出發，結合保密的需求建立相應的制度。比如針對接收檔案，可以制定具體的接收標準；針對查閱檔案資料，可以設定查閱的制度等等。制度內容應完善，具有實際操作性。在制度建立之后，應嚴格的貫徹落實。檔案管理的負責人應定期根據制度規定，檢查每個部門的檔案管理情況，及時發現管理中的安全漏洞，并提出整改。在檔案管理過程中應加大監督力度，嚴格檔案的查閱手續，禁止外來人員或者非該崗位職工復制或者拍攝檔案內容。在借閱檔案的時候，管理者應明確借閱人的借閱目的和動機。

除了制定檔案管理的具體制度，還應當建立責任追究機制，明確管理者的具體職責，同時也督促管理者和責任人提高安全警惕。以往許多單位都沒有責任追究機制，這造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出現了許多瀆職案件，給單位造成了巨大損失，因而現在針對這些行為應追究責任到個人，并且做出相應的處罰，其行為主要包括以下幾種：一是當管理者因疏忽大意或者玩忽職守造成檔案資料泄露；二是違反制度規定私自向他人提供檔案資料或者銷毀檔案資料；三是偽造、涂改檔案內容；四是違反制度規定將檔案據為己有[2]。

2.4 加強對檔案的利用和監督

做好對檔案的利用和監督也是檔案保密管理的重要內容，在利用和監督過程中能夠及時制止不利于檔案保密的行為，在保證檔案保密性的基礎上加強對檔案的利用程度。加強檔案的利用和監督管理，首先要做好制度建設，比如要完善檔案的外借制度、復制制度等。結合檔案的具體內容來明確其利用范圍，嚴格按照規定的審批手續來進行檔案的借閱。其次，要完善檔案的監督措施，結合檔案的內容以及價值，做好對檔案的重點保護，如發現有損毀檔案的現象，就要立刻制止和處理，及時保證檔案的完整性。第三，管理人員要明確處理好檔案的監督和利用關系，做好對涉密檔案的保密是員工以及公民的義務，所以檔案管理人員必須要嚴格落實好檔案的保密措施，保證檔案的保密性。加強檔案的保密是為了有效地提高檔案的利用性，所以檔案管理人員必須要明確檔案的利用范圍，處理好保密和利用之間的關系。

3 結語

并非所有的檔案信息都具有保密性，而且保密的級別也有很大的差異性，而長期的檔案管理工作開展期間，管理人員并沒有形成相應的安全防范和保密意識，對于檔案資料的保密程度以及安全管理事項并沒有一個全面、準確的思想認識，對于檔案資料的保密等級要加以嚴格區分和辨別，對于機密性的檔案信息要及時進行相應的保密處理，從管理制度和基本流程上設置諸多借閱和訪問權限，通過科學的技術手段來加強檔案的安全性。