醫院綜合檔案信息化管理現狀及優化策略分析

賀祖俊 王青

宜城市中醫醫院 湖北襄陽 441400

隨著信息時代的到來，互聯網、大數據被越來越多地應用到各個領域，為醫院檔案管理和利用帶來新機遇。醫院檔案信息化建設是一項系統工程，它貫穿于醫院工作的始終，涉及醫院管理、醫療、服務、科研等方方面面，從最簡單的MIS系統、財務系統，到較完善的HIS醫院信息系統，互聯網信息技術正改變著檔案工作的理論與實踐，如何使醫院檔案信息建設適應時代的發展，是當前亟須解決的問題[1]。

1 檔案信息化建設現狀

1.1 缺乏完善管理制度

與國外信息化技術相比較，國內醫院內部開展信息化檔案發展時間較短，因此，多個方面仍需不斷完善。因信息化人事檔案進入我國時間較短，從醫院內部引進、人員培訓、熟練操作中仍需長時間適應。同時部分醫院對應管理制度上存在缺陷，對相應責任管理人員職責無法確認。此外，醫院檔案工作實際應用、開展過程中，造成后續檔案信息管理過程中缺乏一定全面性，未明確相關管理制度，因此，實際干預期間無法準確做好檔案收集、分析、整理及后續存檔工作。

1.2 檔案管理人員素質有待提高

目前我國大部分三四線的城市在醫院的檔案管理人員都是兼任，醫院在進行人員配置上基本也是注重工作能力但是忽略了檔案管理工作的專業能力。醫院缺乏專業的檔案管理人員就容易出現檔案管理雜亂無章的現象[2]。

1.3 檔案信息化管理的硬件設備及軟件系統配置低

大多數醫院從短期經濟利益方面考慮，總是把更多的建設集中于醫療設備和財務管理方面，因而對醫院檔案管理的硬件設備以及軟件系統的開發并不重視，導致當前醫院的檔案管理硬件設備配置較低、軟件系統開發也比較落后，阻礙了醫院檔案管理信息化建設的技術提升。但是在當前醫院的發展中，需要便捷查詢檔案資料，并選擇多方檔案進行深入研究，由此對實現信息化管理檔案的需求越來越迫切。因此，現有的醫院檔案管理軟件系統和硬件設備已經無法支持醫院的發展。

2 改進醫院檔案管理信息化建設的對策

2.1 制定和完善管理制度

推進醫院檔案信息化建設必須建立健全規范和制度。制定科學的檔案數字化管理制度和規范，在醫院檔案信息化建設中是一項重要工作。醫院檔案部門應積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關制度，結合醫院檔案信息化建設的實際情況，對醫院數字信息的采集、篩選、分類、存儲等項目制定出行之有效的操作流程和制度規范，如《電子文件管理規范》《電子文件系統操作規范》等，以制度來明確檔案管理與利用的范圍和標準，進而在檔案信息形成初期就實現規范化的有序管理，使醫院檔案信息化建設更規范、更科學，更具可行性，使工作人員能夠真正做到有法可依、有章可循[3]。

2.2 檔案管理人員教育、培訓

①加強對檔案管理人員后期相關業務能力培訓工作，并逐步改變、轉變原有檔案管理理念，后期并主動服務醫師，對各個部位檔案資料管理需求上，做好對檔案管理服務工作體系工作完善，對醫院內部檔案管理工作綜合效果提高具有重要作用。②加強信息技術教育工作開展，將信息技術逐漸應用于檔案管理工作之中，能全面提高檔案管理工作人員整體素質發展。③各個單位實際操作管理中聯合實際情況，加強對培訓管理人員學習意識，時間操作干預中，能學習到各類探索活動，管理工作人員秉持良好工作態度，加強對檔案管理建設、管理，更加順應時代后續發展需求。

2.3 增加檔案信息化保管的經費投入，加入信息化設施

要想實現醫療機構綜合資料信息化管理，就需要具有安全、可靠、性能良好、有效的信息化設備，從而實現檔案信息更好收集、應用以及管理。醫院能夠結合本身的實際條件增添刻錄機、掃描器、轉換設施、音視頻信息化設施存儲器、數碼相機等儀器，且建立與優化醫院綜合信息網絡系統，采用先進的信息服務器保存數字檔案，再基于網絡訪問為客戶帶來事務管理、查找、更新等業務，創新原來醫院綜合信息的經驗管理及人工管理向著現代化方式轉變[4]。

2.4 加強檔案信息化管理必須堅持安全原則

在進行檔案信息化建設的同時要加強對現有的檔案管理模式進行調整革新，不是短時期的進行調整，而且需要考慮到醫院的建設發展從開始就做好檔案管理信息化建設的規劃，堅持以提高工作效率、服務患病為原則；確保醫院檔案信息管理安全性；規范檔案收容渠道，確保檔案真實有效；確保各個科室開放信息溝通順暢；加強檔案信息備份意識，確保檔案信息不因各種突發狀況而丟失。醫院進行信息化管理是對內進行革新的需求，在醫院管理網絡錯綜復雜的情況下，必須從內部加強制度改革，制定內部條例制度，從制度方面提升醫院的業務實力。

3 結語

當前醫院檔案管理信息化建設在醫院的持續發展中扮演著極其重要的角色，因為醫院儲存的檔案信息非常多，以前的手工整理存檔等太過冗雜、混亂，需要耗費大量的精力，不利于醫院的發展。因此，跟隨互聯網信息時代的發展腳步，通過引入檔案的信息化管理，應用信息系統統一管理檔案的記錄、存檔、審查等工作，能夠有效地促進醫療事業的健康發展。