基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理探析

許波，譚思亮，王晉榮

基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理探析

許波，譚思亮，王晉榮

（中國電子科技集團公司第二十六研究所，重慶 400060）

基于對信息技術支持下事業單位檔案信息化管理的研究，闡述了基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理，具有提高檔案管理工作效率、保證檔案信息安全的重要作用。分析了事業單位檔案信息化管理中，存在管理理念有待完善、投入力度有待加強等問題。為更好實現事業單位檔案信息化管理，提出創新管理理念、加大投入力度、加強工作人員培養等措施。

信息技術；事業單位；檔案；信息化管理

事業單位在促進中國更好發展的過程中，發揮著不可替代的作用，因此，為更好實現事業單位的發展，需要做好檔案管理工作。尤其是在信息技術快速發展背景下，更需要實現檔案的信息化管理，這樣檔案的管理水平將會在很大程度上得到提升，同時提升檔案資源利用率，從而增強事業單位在社會市場中的競爭地位。所以，本文將針對基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理相應內容進行闡述。

1 基于信息技術支持事業單位檔案信息化管理的重要作用

1.1 提高檔案管理工作效率

在如今信息技術的支持下，事業單位檔案信息化管理，可以在很大程度上提升檔案管理工作效率。傳統事業單位檔案管理工作的開展過程中，需要采用人工的方式，對紙質檔案內容進行管理。比如，在檔案信息的收集、檔案的整理以及檔案的查詢中，都需要通過人工的方式。采用人工方式進行檔案管理，在事業單位傳統發展過程中確實起到一定積極作用[1]。但是，在如今信息化的社會中，很大程度上制約了事業單位檔案管理工作的更好發展。因此，通過信息化的管理方式，將人工工作存在的誤差與問題在最大程度上避免，從而提升管理工作效率。

1.2 保證檔案信息安全

在信息化管理工作開展過程中，不僅可以提升工作效率，同時使檔案信息安全得到保障。事業單位檔案中記錄的許多內容存在一定保密性，一旦信息被泄漏，那么不僅會影響事業單位的進步，嚴重情況下會影響社會的穩定。因此，通過信息化管理，對檔案信息進行加密，使檔案信息安全得到保障。

2 事業單位檔案信息化管理中存在的問題

2.1 管理理念有待完善

目前，事業單位檔案信息化管理工作中存在管理理念有待完善的問題，許多工作人員并沒有從根本上意識到信息化管理的重要作用。在檔案管理工作過程中，仍然采用傳統的檔案管理理念[2]。這一問題對于檔案資源的利用，以及事業單位的更好發展都會產生嚴重影響。

2.2 投入力度有待加強

為促使事業單位檔案信息化管理工作能夠順利展開，需要單位加大投入力度。但是，事業單位很容易疏忽檔案信息化管理工作，缺乏相應的硬件支持與軟件支持。缺乏資金的投入，將會制約信息化管理工作的開展。

3 基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理措施

3.1 創新管理理念

在如今信息技術支持與保障背景下，事業單位檔案信息化管理工作的展開，需要保證各個工作人員都能夠具備較強的信息化管理意識與管理理念。因此，在管理理念的創新過程中，要注意以下幾方面：①將電子檔案特點與網絡化管理特點作為工作的主要出發點，同時對于新時期工作重點需要明確把握。將“互聯網+檔案”工作理念，應用到信息化管理過程中，對管理模式的創新會產生積極影響[3]。構建出更加標準的檔案管理模式，這樣可以將傳統檔案管理中的時空局限性問題更好避免，同時可以實現對資源的合理配置與整合。②在創新工作人員管理理念的過程中，領導者與管理者需要在這一過程中將自身的作用與價值充分發揮，在企業中可以采取開展會議的方式，使工作人員能夠對信息化檔案管理工作能夠有正確認識。從而端正工作態度，積極主動參與到檔案信息化管理工作中。在企業中形成良好的工作氛圍，這樣工作人員將會在潛移默化中受到影響，使自身的管理理念得到創新與完善。進而在檔案的信息化管理工作中，將自身的作用與價值充分發揮。

3.2 加大投入力度

事業單位檔案信息化管理工作的順利展開，需要一定的資金保障。因此，事業單位需要對檔案信息化管理有正確認識，從而加大投入力度，使各項管理工作能夠有序進行。在管理工作開展過程中，雖然能夠意識到檔案管理信息化工作的重要作用，同時在信息化管理過程中，進行一定的投入[4]。但是，投入一次性現象較為嚴重。但是因為信息化設備更新換代較快，需要能夠隨著社會與時代的發展而逐漸更新，這樣才能保證檔案管理工作的實效性。設備的落后以及技術的落后會對事業單位的更好發展產生制約。

基于此，需要事業單位能夠加大投入力度，具體可以從以下幾方面展開：①事業單位應該將檔案信息化管理的投入納入到單位的管理工作中，將其作為正式工作，從而做出科學合理規劃，保證資金投入的有效性。構建投資計劃的長效機制，這樣使軟件與硬件的更新能夠及時。②通過科學合理的資金規劃投入，可以在很大程度上降低事業單位在檔案信息化管理中的投入。比如，可以通過租用云端服務器的方式，使硬件設備投入以及設備維修投入費用降低。③加大投入力度，設計更加智能化系統。實現對檔案的智能化與信息化管理，從而降低人工成本投入力度。使檔案管理工作質量與工作效率得到提升，實現事業單位的更好發展。

3.3 加強工作人員培養

在事業單位檔案信息化管理工作中的開展過程中，工作人員在其中發揮著不可替代的作用，如果在這一過程中，工作人員能夠具備較強的綜合能力與專業素養，可以促使信息化管理工作的有序進行。反之，如果工作人員的專業能力與管理能力相對較差，那么將會對信息化管理工作的順利展開造成嚴重影響。因此，需要加強對工作人員的培養[5]。在強化對檔案管理工作人員的培養過程中，可以從以下幾方面展開：①加強對檔案管理工作人員先進技術的培訓，因為在如今信息技術的支持下，檔案信息化管理中涉及許多先進技術。因此，需要保證各個工作人員能夠掌握先進技術，比如計算機技術、互聯網技術等。②加強對工作人員管理技巧的培訓，在檔案信息化管理中，要采取有效的方式，才能使管理工作能夠有序進行。促使各個工作人員在不斷培訓與實踐過程中，能夠對自身管理模式與管理內容進行創新與完善。③加強對工作人員的安全知識培訓，因為事業單位檔案管理工作涉及到許多保密內容，因此，通過加強對工作人員安全知識培訓，使工作人員能夠在保證檔案信息安全中充分發揮自身價值。總而言之，要做好工作人員的教育培訓工作，提升工作人員專業能力與管理水平。

3.4 構建信息考核機制

在事業單位檔案信息化管理過程中，可以通過構建信息化考核機制的方式，促進各個部門之間的有效溝通，實現各工作之前的有效銜接。基于此，應該將構建信息考核機制與信息反饋機制作為重點與關鍵，使信息化管理工作能夠逐漸朝著標準化與規范化方向發展。在信息考核機制的構建過程中，需要在其中明確各個工作人員的工作內容與責任，使工作人員能夠對自身工作有正確認識，檔案信息化管理工作能夠有專門工作人員負責[6]。這樣在檔案信息化管理工作的過程中，一旦出現問題，可以及時聯系到相應責任人進行處理。在信息考核及時的構建過程中，不僅要領導者與管理者參與其中，同時也要鼓勵工作人員的積極參與。這樣可以使考核機制更加完善，將其落到實處。針對在檔案信息化管理工作中表現較好的工作人員進行獎勵，提升工作人員的工作積極性與工作效率；反之，針對在工作中表現較差的工作人員，進行相應懲罰，從而對其他工作人員起到一定警示作用。在這一過程中，還需要各個工作人員之間能夠對工作進行溝通與交流，實現各環節工作間的有效銜接，實現信息交換，不斷提升檔案信息化管理水平。

4 結束語

綜上所述，信息技術的快速發展，不僅對人們的工作與生活帶來積極作用與影響，同時在很大程度上影響著事業單位檔案信息化管理工作的展開。因此，為保證在如今信息技術的支持下，事業單位檔案信息化管理工作能夠有序進行，需要相關工作人員能夠掌握不同的先進技術與管理技巧，將其應用在信息化管理中。使事業單位的檔案信息化管理水平得到提升，同時提高檔案資源利用率，這對于事業單位的發展而言具有積極影響。

［1］徐燕.大數據時代加強合同檔案信息化管理的有效措施［J］.辦公室業務，2019（16）：93-94.

［2］劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究［J］.佳木斯職業學院學報，2019（8）：299-300.

［3］姚成.“互聯網+”時代人事檔案信息化初論［J］.蘭臺內外，2019（22）：3-4.

［4］紀煒.芻議信息化發展對行政事業單位檔案管理的影響［J］.商訊，2019（20）：170.

［5］李彥.機關事業單位離退休人員檔案的管理與服務工作［J］.中外企業家，2019（19）：140-141.

［6］郭紀梅.事業單位人事檔案管理信息化建設途徑分析［J］.才智，2019（19）：224.

D630.3

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.22.045

2095－6835（2019）22－0114－02

許波（1987—），男，碩士，工程師，研究方向為電子元器件技術狀態管理。

國家自然科學基金項目（編號：61662063）；促進與美大地區科研合作與高層次人才培養項目“基于智能優化控制的滴灌施肥技術研究”；石河子大學混合式教學改革專項（編號：BL2017032）；石河子大學研究生教育教學改革項目（編號：2019Y-JGFF03）

〔編輯：嚴麗琴〕