企業檔案管理規范化中遇到的問題與解決思路

甘永娟

鄂爾多斯市轉龍灣煤炭有限公司 內蒙古鄂爾多斯 017000

1 做好新形勢下企業檔案管理的重要意義

檔案管理作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，企業檔案管理應實現標準化、科學化，是一種基礎性信息資源，這對企業發展有著非比尋常的意義，對企業管理等各方面也有著非常重要的作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時，檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點，體現公司規范化、科學化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不影響企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的作用。

2 企業檔案規范化管理存在的主要問題

2.1 企業檔案缺失，檔案室設施落后

這是當前企業檔案管理最現實和最嚴峻的問題。當前，我國利用現代化信息技術建設云存儲檔案已是大勢所趨，但是在某些企業中，企業檔案設施、檔案管理還非常落后。主要原因，首先是企業單位不重視檔案和檔案規范化管理，沒有投入必要的人力、物力、財力開展檔案規范化建設。其次是檔案產生部門不重視，歸檔存儲不及時、不全面、比較隨意，導致檔案本身缺失。再次是檔案管理部門不重視，存儲不力，導致檔案在利用過程中破損丟失[1]。

2.2 檔案管理人員素質參差不齊

隨著社會發展需要的不斷增加，對檔案管理的要求越來越高，但基層檔案工作因無專職人員、人員變化快，業務不熟練，使得檔案管理成為的一道難題。多數檔案管理人員無專業知識，也沒有經過專門的培訓，再加上人員流動頻繁，很多交接工作不到位，這樣對于檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的。

2.3 企業檔案管理忽視信息技術的價值，信息化發展進程緩慢

目前，信息化成為企業檔案管理的趨勢，是完善檔案管理工作、提高檔案管理規范化水平的關鍵。但是，很多企業仍以傳統紙質檔案為主要模式，檔案處理效率不高，無法滿足企業對檔案的實際要求，不利于企業檔案管理水平的全面提升。在計算機技術與檔案管理的融合中，計算機憑借其強大的信息處理能力，在檔案管理工作中凸顯優勢，打破了傳統檔案管理模式的制約，它以先進科技手段為依托，有效改善了檔案管理效果，增強了檔案質量，為企業檔案發展增添了動力與活力[2]。

3 加強企業檔案規范化管理的幾點建議

3.1 加強組織領導，增強企業檔案管理意識

為了尋求可持續發展，企業管理者要切實提升對檔案管理的重視度，以規范化為方向，明確規范化對檔案管理的價值所在，遵循嚴謹性基本原則，有效應對檔案管理實踐中的問題。同時，對檔案管理職責進行明確，保證分工合理，加強流程管理，避免檔案混亂。檔案管理者要遵循企業檔案管理制度，掌握管理條款，強化對各類檔案的認真整理與歸檔，在根本上實現檔案規范化管理目標。

3.2 加強企業檔案管理人員的培訓

要加強企業檔案管理人員的學習，包括如下方面：一是創造機會為檔案人員的學習提供方便，定期進行業務學習、外出考察、會議代訓、印發學習手冊等。二是采用集中學習和自我學習的方式，利用上級主管部門業務培訓、專業技術人員繼續教育知識更新培訓等機會，努力做到全面系統持之以恒地學習，把繼續教育學習與檔案工作實際緊密結合起來，進一步更新檔案專業知識，不斷提高理論水平、政策功底和知識素養，做到在意識上提高，學習上帶頭，工作中創新，處處體現檔案工作者終身學習的理論，為做好企業檔案管理工作打下扎實基礎。

3.3 加強企業檔案管理信息網絡化管理

各類企業單位要將檔案管理和信息化相結合，加快數字化、云存儲、云計算等信息平臺建設，構建云端的電子檔案和數據，逐步建成網絡平臺。信息化建設平臺要集中檔案業務管理、信息發布等管理功能，強化電子的檔案的真實性、完整性、安全性，提高檔案管理的利用率。各類企業單位還要加快檔案管理的信息共享，消除數據煙囪和信息孤島，強化各部門之間、上下游企業之間的資源共享，必要時可供其他單位和社會人員檢索查詢。

3.4 加強檔案基礎設施建設

各類企業要根據企業發展實際需要，從歷史記錄、事業發展、科研需求、文化建設、市場開拓等多方面出發，加大規范化檔案室館基礎設施建設力度，配齊復印機、打印機、掃描儀、檔案柜、檔案架、計算機等硬件設備，加強檔案室防火、防盜、防潮等預防工作，給檔案管理人員、檔案利用人員創造良好、完善的硬件工作環境條件。同時，企業單位要完善檔案管理軟件程序，加快檔案信息檔案管理和檢索平臺建設，以數字檔案資源為核心進行規范化管理[3]。

3.5 完善企業檔案管理制度

要從歸檔收集、查詢利用、存儲整理等各個管理環節上完善制度。收集階段，要保障檔案資料的完整性，防止缺失，應收盡收；借閱查詢階段，要確保借閱秩序，嚴格登記錄入，防止檔案丟失；存儲整理階段要確保資料整理的科學性和規范性。檔案管理部門要規范檔案管理流程，嚴格落實管理制度，確保權責清晰，同時要制定必要的懲戒措施，提高管理制度的執行力，根本上實現檔案管理規范化。

總之，新時期，檔案管理工作深受企業重視，與企業發展關系緊密，是實現企業健康發展的重要保障。為此，檔案規范化管理事關企業前途，要正視發展中的不足，明確誘因，以信息技術為依托，積極構建科學高效的管理制度，增強人員管理能力，全面規范檔案管理行為，推動企業檔案管理實現規范化與標準化。