檔案管理存在的問題及其對策

孫君

河北省承德市灤平縣衛生健康局 河北承德 068250

隨著改革開放四十年的發展，我國社會得到了飛速的發展，檔案管理工作也變得越來越復雜且重要，在檔案管理的過程中，要與時俱進，不斷創新，及時更新相關制度與工作方法，才能更好的開展檔案管理工作[1]。

1 檔案管理現狀分析

現階段，在我國社區衛生服務中，居民檔案管理是混合式的。一方面，中國60%以上的社區居民建立了檔案，30%以上的慢性病已經備案。居民檔案不僅包括基本信息、家庭遺傳史、個人生活習慣、病歷、體檢表等，還為殘疾人、孕婦等特殊群體提供特殊照顧。積極的指導。另一方面，常駐檔案的管理也存在許多問題。首先，社區衛生服務人員的管理意識較差。現階段，我國社區衛生服務人員的管理意識和水平還有待提高。一些衛生服務人員對居民檔案的妥善管理不會導致其原有價值的喪失。再加上缺乏檔案管理設備和資金，這將使檔案管理工作難以順利開展。此外，社區衛生服務中心缺乏專業的管理人員，管理效率低下，這也是一個需要解決的主要問題。

2 檔案管理存在的問題和制約因素分析

2.1 檔案管理流于形式化

檔案管理是一項非常重要的工作，但許多社區、單位、醫院等部門對檔案的管理都是形式化的，并沒有真正把檔案管理放在正確的位置。原因有很多。重視文獻記載而不重視管理的傳統觀念仍然存在。此外，許多組織對檔案管理的作用和功能認識不足，沒有從現實中認識到檔案管理的重要性。因此，一些地方和單位的檔案不注重內涵，只注重形式，不注重質量管理，而重視檔案數量。因此，檔案不能滿足居民的需要，檔案信息的完整性和協調性不能得到保證(有效使用)。

2.2 檔案管理中“死檔”問題嚴重

死檔是檔案管理的一個挑戰和存在約束。許多單位一旦創建了檔案或將相關信息記錄到計算機中，就不能進行動態和連續的管理。因此，大多數檔案信息是不夠的，不能按應有的方式使用。例如，根據地級市的調查數據顯示，全市的社區立案率達到78%。然而，在社區衛生服務中心，教育檔案的發放率不到10%，導致許多死檔檔案不能發揮檔案的作用。

2.3 檔案管理缺乏方法創新和監督機制

檔案管理必須有創新的方法和系統的標準。檔案管理包括信息的收集和系統管理。因此，有必要在方法上進行創新，不僅要提高居民檔案建設的積極性，還要注重自我意識的培養。檔案建立后，必須重視檔案的維護，制定切實可行的評估方法和激勵機制，實現充分利用檔案信息的目標。目前，我國各地都頒布了檔案管理的一些標準和規范。然而，在技術標準和評估方面還存在一些問題，導致沒有注意到檔案維護和管理的規范性。

3 完善檔案管理的策略和建議

3.1 規范檔案管理環節

提高服務質量。醫療服務工作流程標準化程度是評價醫療服務質量的重要根據。駐留文檔覆蓋了廣泛的內容，包括信息收集、分類、顯示和應用。保證各個角的標準化，能提高整體的工作質量。因此，有必要基于適當的法律法規制定完整的管理制度。做檔案管理工作，明確醫療工作者的工作，列入成績測試，作為工資、獎金的分配和員工晉升的重要根據。

3.2 完善檔案管理模式

社區的居民為了加強檔案管理的重要性,展開廣泛的社區宣傳,提高社區的居民對自己的注意,他們積極協助醫生收集信息并收集他們的過去的醫學治療,然后一個完全的和全面的檔案可以確立。社區衛生服務中心需要對居民檔案進行合理的分類和管理。社區可以安排特定的人定期調查社區居民，讓他們填寫你的檔案[2]。

3.3 進行電子檔案的建立

社區希望建立居民電子檔案，包括社區居民的基本信息、問題和疾病概述。文本信息(相關信息、疾病記錄和疾病調查記錄)通常轉換成數字、存儲和系統管理。當檔案電子化后，它能夠系統地評估居民狀況，對居民狀況提供自動化指導，提高社區衛生服務的質量，跟蹤社區情況。電子檔案確立后，居民信息管理會更安全、更快、簡單，減少資源消耗，擴大使用范圍，從而更好地管理檔案。

3.4 強化檔案管理意識

沒有革命的思想就沒有革命的行動。首先只要加強檔案的管理意識，就可以實現檔案管理和后續的維護管理，能夠發揮檔案管理應有的作用和價值。強化檔案管理意識主要是強化檔案管理的重要性的教育。必須聯系檔案信息的使用和管理，讓參與者充分認識到教育管理的重要性，增強他們的認識。

3.5 加強檔案管理建設的保障體系

檔案管理是系統、全面、長期的工作，需要經過長期發展而完全改善。根據實際情況，改善對人力、財力、物力的需求。另外，在檔案管理的過程中，會遇到以前沒有出現過的新的問題和新的要求。面對單位和社會的各種需求，任何單位的檔案建設都不能承擔一流技術。豐富的內容，有效而又實用的信息系統任務，有可能并不依賴于自己的資源和能力。為此，檔案管理需要組織力量，積極參與各項檔案建設交流，優化管理過程各方面，促進整個社會檔案管理的發展水平。

4 結語

綜上所述，建立檔案管理對提高社區衛生服務質量具有重要作用。在社區居民檔案管理過程中，必須積極探索社區居民檔案管理的積極因素，不斷提高社區居民檔案管理水平。社區衛生服務管理者應明確自己的職能，提高管理意識，完善社區居民檔案管理模式，建立電子文檔，加強對社區居民建立文檔的宣傳重要性，使居民、員工和領導能夠認識到文檔管理的重要性。規范檔案管理，提高社區衛生服務質量。