物資采購流程化管理在中央采購平臺中的應用

周凡

摘 ?要：該文從南京地鐵物資采購流程現狀著手，簡要介紹了物資采購、招投標及庫存管理相關工作中涉及的五大系統，從中分析系統信息交互過程中的風險與不足，針對這些缺陷搭建中央采購平臺，通過中央采購平臺與現有系統集成打通物資采購過程中的各個環節，加強系統間信息交互的力度和強度，更加科學地進行物資采購，將物資采購工作線上管理落到實處，提升工作效率的同時保證了地鐵物資的及時供應。

關鍵詞：地鐵;物資采購;中央采購平臺

中圖分類號：F253 ? ? 文獻標志碼：A

0 引言

地鐵作為近些年快速發展的城市公共軌道交通運輸工具，給人類的出行帶來了巨大的改善，高效、快捷、準點成為其標志性特點。作為地鐵運營管理單位，保障地鐵每日安全、正常地運營需要消耗大量物資，而物資供應的首要工作是采購，采購職能的重要性日益凸顯。如何科學有效地進行物資采購，減少庫存存放，降低單位成本，是地鐵運營管理發展的根本。

1 物資采購流程現狀分析

目前南京地鐵運營有限公司招標采購事業部負責南京地鐵10條線運營物資的采購、招投標及庫存管理相關工作，物資采購工作流程梳理如圖1所示。

由此可見，物資采購工作共涉及5個系統，包括企業資產管理系統（簡稱EAM系統）、運營OA系統、集團OA系統、網上報價系統和合同管理系統。在南京地鐵運營公司采購業務全過程中，網上報價系統提供簡單的網上公告和報價功能，且系統功能不穩定;合同管理系統可支持部分合同管理歸檔的功能;EAM系統可支持部分庫存管理和合同報銷的功能，而對于采購流程中的供應商管理，幾乎無系統進行支持。此外，這五系統獨立運行，無統一規劃，系統間主數據未集中規范管理，跨系統業務流轉只能通過線下方式進行，存在數據不同源、標準不統一的問題，整體缺乏一體化的采購管理平臺實現端到端的線上管理。

2 物資采購流程化的研究及實踐

南京地鐵根據物資采購流程現狀，從端到端數據流轉的角度，充分考慮工作現狀、工作拓展和信息系統更新等因素研究優化物資采購流程，現將研究落到實處搭建以中央采購平臺為核心的采購相關系統群。

2.1 采購計劃

原采購需求申報的物資信息是由各分公司手工線下申報，招標采購事業部審核后統一錄入EAM系統，現將物資主數據新增修改等工作開發至線上，集成至中央采購平臺，所有審批環節留痕，責任嚴格落實到人。原采購計劃編制保持不變，通用性耗材外的南京地鐵備件和工器具等物資以年度申報為主，月度申報為輔，通用性耗材以月度申報的形式在EAM系統中進行申報。招標采購事業部采購管理人員結合歷年采購實際在EAM系統中對申報的物資進行任務劃分，根據物品屬性、供貨方式、供應商類別、采購的緊急性等信息進行合并打包，確認采購方式，通過系統集成接口轉化為中央采購平臺的詢價單。

2.2 采購尋源

以往的采購尋源管理由集團OA系統發布公告，網上報價系統提供簡單的網上公告和報價功能，而發布公告之前的審核招標文件和會議紀要等部分需統一線下操作，現改變傳統方式均轉移至中央采購平臺線上實施，根據不同的采購方式設計差異化管理，細分強化不同側重點，梳理優化審批流程，響應國資委的明確責任人提高監管力等要求，確保采購尋源過程在提升效率的同時兼顧風險管控。

2.3 供應商管理

南京地鐵運營公司供應商主數據管理核心問題為缺乏統一的數據管理辦法，以往供應商主數據分布在EAM系統和合同管理系統中，2個系統中的供應商編碼未關聯，為獨立的編碼體系。中央采購平臺改變分體管理模式，建立一整套完整的供應商準入、供應商分級分類、供應商評價管理體系，統一規范供應商管理辦法，注重從物資采購實際出發，從源頭尋找管控供應商，建立供應商良性競爭觀念，保證物資采購供應商主數據的質量，做到從源頭降低物資采購成本。

2.4 合同管理采購執行

原合同管理采購執行環節僅做合同臺賬管理，采購尋源結束后，針對不同的采購模式創建采購合同，尚未真正履行采購執行跟蹤功能。現搭建合同管理系統與中央采購平臺接口，將基礎數據資源共享，執行跟蹤部分在中央采購平臺中得到補充和完善，其中包括在中央采購平臺中生成合同清單，供應商按合同約定預約送貨，倉庫人員根據送貨預約申請合理安排收貨、及時安排專業驗收等，可避免集中時間出入庫、提高采購執行的效率、縮短入庫周期從而縮短整個采購周期。

2.5 庫存管理

采購物資經專業驗收合格后方可進行入庫操作，供應商發貨、專業驗收等環節在采購執行部分留痕，專業驗收合格后，招標采購事業部倉庫管理員在中央采購平臺確認，觸發EAM系統的入庫操作繼而將采購物資轉為庫存物資。EAM系統可進行在庫物資的倉儲管理、物資盤點以及調撥和出庫等操作。廢舊物資報廢新增審批環節，將報廢物資審批現實留痕，使工作更加透明和方便。

2.6 合同支付結算

原采購物資入庫后，合同支付結算需人工核對，核對完畢后在合同管理系統填寫支付申請，現在中央采購平臺中，供應商可根據送貨清單自動生成電子發票，核對金額后提交付款申請，招標采購事業部收到付款申請后根據入庫情況和合同支付條款在系統中審核付款申請，將最終的支付情況傳至中央采購平臺。供應商可查看，并嚴格按照電子發票開具紙質發票。按實際入庫生成電子發票減少了報銷人員的人工核對環節，避免因四舍五入導致金額不符財務無法記賬的情況，中央采購平臺對合同支付結算流程的優化，大大提高了支付結算的工作效率。

鑒于對物資采購流程化的研究，南京地鐵搭建中央采購平臺，通過系統間集成規劃打通物資采購工作的各個環節，實現物資采購工作的跨業務環節自動流轉，如圖2所示。中央采購平臺與EAM系統接口集成的主要功能包括物資編碼信息交互、物資分類等主數據信息、詢價單、采購訂單、入庫和驗收單等信息，主要涉及主數據管理、采購尋源、采購執行相關流程;中央采購平臺與合同管理系統接口集成的主要功能包括供應商編碼、名稱等主數據信息交互、合同編碼以及支付狀態等信息，主要涉及主數據管理、采購尋源、供應商管理和采購執行相關流程。

4 結語

根據研究及實踐，中央采購平臺展示了物資采購相關工作，從端到端角度體現了采購尋源、供應商管理、采購執行等環節之間的關系，可實時查閱物資采購的流轉審批及工作狀態，真正做到“公平、公正、公開”三公原則，推進了物資采購流程的在線管理，確保物資采購工作合規、陽光、高效、透明。

參考文獻

[1]普華永道管理咨詢（上海）有限公司.南京地鐵運營有限責任公司中央采購平臺管理咨詢項目高階系統設計報告[R].南京： 南京地鐵運營有限責任公司，2016.