應用區塊鏈技術提升電子文件管理有良好前景

□ 文/圖 雷 曼

區塊鏈技術因其能夠在技術層面建立去中心化的信任機制，其應用已從金融領域延伸到社會經濟多個領域。目前，中國石化已驗證區塊鏈可與電子檔案、電子合同兩個應用系統接入，區塊鏈技術應用前景廣闊。

電子文件是由電子計算機、數碼相機、數字傳感器等數字設備生成、處理和存儲的，其信息以二進制數字代碼記錄和表示的一種數字文件。在現代企業中，電子文件管理是企業管理基礎性工作，其便捷性越來越被認可。現在，征信平臺的廣泛建立，使電子文件具備可信性和有效性，一方面可促進電子文件憑證的規范應用，另一方面可以在檔案、審計、信息共享等方面發揮直接作用，減輕文件真實性驗證所帶來的工作量和溝通成本，顯著提高工作效率。

區塊鏈技術因其能夠在技術層面建立去中心化的信任機制，其應用已從金融領域延伸到社會經濟多個領域。中國石化電子文件管理經過多年的信息系統基礎建設，具備區塊鏈技術應用條件，其發展前景廣闊。

中國石化電子文件管理總體情況

中國石化在央企信息化建設中處于領先水平，大量業務已實現電子化，具有成熟的制度標準，在電子公文和電子合同文件形成、傳輸、交換、存儲、利用等環節已實現統一管理。公司從2006年開始進行檔案管理系統建設，初期主要實現數字化歸檔和ERP系統歸檔接口。2009年～2017年，該公司在統一規劃下對其進行了系統推廣和功能完善提升，主要解決了對傳統檔案信息化歸檔范圍內檔案的著錄、歸檔、保管、鑒定、統計、利用等在線管理，建立了自上而下的統一的檔案管理系統，實現了公文管理、財務管理、合同管理、設備管理等信息系統產生電子文件的歸檔管理，實現公文和合同管理系統產生電子文件的在線自動歸檔。

中國石化合同管理系統建設始于2007年。經過多年的推廣實施工作，合同管理系統已在全集團境內外各企業成功上線，合同全生命周期管理基本貫穿整個系統，實現了對合同全方位、全過程的動態監管，促進了企業合同管理水平全面提升。

綜合來看，中國石化的電子文件管理有以下幾個方面特點：

業務融合度高。主要業務已實現信息化，電子文件與公司經營管理、生產營運等各環節、各業務流程高度融合。

管理跨度大。涉及境內外和油田、煉化、銷售、工程、科研等各板塊，文件業務面覆蓋行政、生產、經營、科研、工程建設等多個方面。

分布廣泛。業務信息系統的系統化數據，專業軟件、個人電腦、移動設備的零散文件等。

文件類型復雜。包括各類結構化的數據庫信息加前端表單，非結構化的文本文件、圖形文件、圖像文件、音視頻等多媒體文件，以及電子郵件等。

電子文件在企業內部具備憑證價值，但在票據往來、建設項目設計圖交付、合同簽署等與外部企業的業務往來中，則失去憑證價值和法律效力，電子文件跨企業可信認證面臨挑戰。

區塊鏈3.0在社會經濟各領域得到廣泛應用

區塊鏈的概念源自學者中本聰2008年發表的論文《比特幣：一種點對點電子現金系統》。近年來，隨著智能合約的引入，區塊鏈已成為一種具備多應用場景擴展能力的分布式基礎架構與計算范式。概括來講，區塊鏈是一個跨商業網絡的、共享的、不可更改的、分布式交易記錄系統，其記錄可作為征信憑證，數據經過加密，可保證交易的不可泄密性，其擴展性高，可供想加入網絡的組織低成本快速接入。

區塊鏈的發展大體上經歷了從可編程貨幣（1.0）、可編程金融（2.0）到可編程社會（3.0）的3個主要階段。在3.0段，區塊鏈技術的去中心化及數據防偽特性受到廣泛關注，陸續被應用到法律、公證、審計、物流、跨境交易等多個領域，人們試圖用區塊鏈來顛覆互聯網的底層協議，讓整個社會進入智能互聯網時代，形成一個“可編程社會”。

區塊鏈技術架構對傳統的軟件架構帶來巨大沖擊和改變。引入區塊鏈技術后，每個參與方都具有一個共享賬本，當電子文件提交時，通過點對點的復制，所有賬本得到更改，從而真實可信地記錄電子文件來源；電子文件指紋歷史可以被每個見證節點所記錄，從而作為可長久保存的未被篡改的依據；基于共識機制或類似機制，使用密碼算法可確保網絡上的參與者僅能看到和他們相關的賬本內容，以此來保證提交過程是安全的、被授權的和經驗證的。

區塊鏈技術在電子文件管理領域得到應用

中國石化檔案管理系統和合同管理系統技術成熟、運行穩定，且應用廣泛，系統運行中產生了大量有價值的電子文件，在全國范圍內的網絡和數據中心已初具規模，具備接入開展區塊鏈服務平臺技術驗證和應用搭建的條件。目前，中國石化已驗證區塊鏈可以與電子檔案和電子合同兩個應用系統接入，實現了對電子文件的產生、變更、歸檔、利用等環節的可信性管理。

區塊鏈技術可應用于中國石化的電子檔案管理。真實性、完整性、可用性和安全性，是確保電子文件檔案性質的重要屬性。在檔案管理系統中，當發起一項歸檔業務時，業務人員提交電子文件，業務系統審批后的電子文件成為電子檔案，檔案管理系統對歸入電子文件可信鏈應用領域檔案庫的電子檔案進行檔案系統數字簽名。該業務對應電子文件的數字指紋、基本業務數據將被一并存入區塊鏈。在區塊鏈中，各區塊按照時間順序生成并連接成鏈，區塊頭用于鏈接到前一個區塊并通過時間戳來保證歷史數據的完整性，區塊體則包含了經過驗證創建期間發生的所有業務信息。

在電子合同管理領域，區塊鏈技術一樣可以得到應用。合同系統歸檔前，先上鏈驗證電子文件是否被篡改，通過合同編號查詢鏈上對應電子文件標識值，區塊鏈將鏈上的值返還給合同系統，合同系統比對兩個標識值，一致代表未被篡改，發起歸檔。合同系統向檔案系統發送歸檔信息包，檔案系統接收后通過關鍵信息上鏈查詢電子文件標識值，區塊鏈將鏈上的標識值返還給檔案系統，檔案系統比對兩個標識值，一致代表未被篡改，所有電子文件驗證都通過，啟動后續歸檔和檢查并將歸檔信息反饋給合同系統。

基于區塊鏈技術建立的可信性認證體系，可以很好解決電子文件跨企業、跨系統可信利用問題，在引入政府、法院、上下游企業等有公信力和社會影響力的第三方機構基礎上，私有鏈可以擴展到聯盟鏈，或與其他區塊鏈通過跨鏈技術形成聯盟鏈，認證體系將更加完備和多元化。電子文件可以與外部單位進行交換，并可認證其真實性，具有法律憑證作用，用于法律證據，在檔案、合同、財務、電子商務、審計等更多業務領域發揮區塊鏈基礎應用作用。