大數據影響下基于SWOT分析的醫院檔案管理研究
——以山東省三甲醫院為例

文/濱州醫學院附屬醫院辦公室 馬起龍

隨著社會的發展，就醫需求提高，全國各級醫院均提出了相應的戰略發展規劃，包括人才引進、設備更新、診療水平提高、建筑面積擴大等，但是對檔案管理的人力配置、資金支持等方面卻少有規劃。導致很多醫院出現醫院檔案室的發展落后于醫院發展，從大局看不利于醫院發展。為了解三甲醫院檔案管理發展現狀，人資配置，尋找薄弱環節，筆者根據調查目的設計調查問卷，對山東省衛生和計劃生育委員會直屬的15所公立醫院進行問卷調查，采用SWOT分析法對回收的15份問卷進行研究分析。

一、大數據時代醫院檔案管理的形勢

大數據（Bigdata)，指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策能力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產，主要包括互聯網的大數據、政府的大數據、企業的大數據和個人的大數據四個方面，最早由全球知名咨詢公司麥肯錫提出，是時代發展的必然產物。大數據作為及云計算、“互聯網+”之后在IT行業又一大顛覆性革命技術，目前已滲透到商業、經濟及其他領域，小到為個人生活，大到為國家治理。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，隨著醫院擴建，從業及就醫人數的增加，檔案材料逐漸豐富，傳統管理手段很難滿足對檔案信息的整理和獲取。大數據背景下，將檔案信息儲存在云空間上，建立數字化檔案系統，利用“云存儲”“云計算”實現檔案數字化管理及信息共享，但是這對網絡環境及檔案從業人員的素質要求過高，既要穩定網絡系統，保證信息及時準確輸出，又要防止黑客攻擊，避免信息泄露。大數據時代要求檔案管理者有更強的數據挖掘分析能力、信息洞察力和優化能力。

二、大數據時代檔案管理的SWOT分析

SWOT分析法在20世紀80年代由韋里克教授提出，其定義是通過調查列舉出研究對象密切相關的各種主要內部優勢、劣勢和外部的機會和威脅等，然后用系統分析思想，把各種因素相互匹配，并加以分析，從中得出一系列相應的決策性結論。S（strengths)是指大數據背景下檔案管理的優勢，W（weakness）是指大數據背景下檔案管理的劣勢，O（opportunity）是指大數據背景下檔案管理的機遇，T（threats）是指大數據背景下檔案管理的威脅或不利影響。其中，S、W是指組織內部因素，O、T是指組織外部因素。發放15份調查問卷，收回有效問卷15份，對回收的15份問卷采用SWOT分析評估法。

（一）內部優勢分析。1.傳統檔案管理程序復雜，人工查找資料復雜，耗時耗力，工作效率低。大數據背景下，醫院檔案管理工作與傳統方式相比，發生了很大變化。首先，被調查醫院中99%的檔案管理人員意識到醫院檔案的特殊性及重要性，醫院檔案不同于其他單位檔案，醫院檔案要求不同載體形式的檔案服務于醫院的不同方面，及時為出院患者提供住院記錄，解決報銷問題；為醫院領導合理規劃、科學決策提供依據；在發生醫療糾紛時，保護醫患雙方合法權益；為醫院對外交流及醫療教學提供高質量材料。2.醫院網絡趨于成熟。經過調查發現，省衛計委直屬的15家醫院中均有較穩定成熟的網絡環境，包括有線或無線網絡，醫院各部門可以通過計算機或移動終端登錄醫院檔案共享系統，查找共享信息。3.醫院均配有信息建設部門。被調查的15家醫院中均配有信息建設部門并有專人負責，可對檔案信息進行云存儲，進行信息化建設，整合共享信息，同時防止檔案信息被不法分子盜取。

（二）內部劣勢分析。1.檔案建設工作重視程度較低。目前，在被調查的15家醫院中均未建立科學完美的檔案管理系統，醫院不夠重視檔案管理工作，對檔案建設工作投入經費較少，缺少完善的規章制度。目前，10家醫院的人事、繼續教育、聲像檔案等檔案仍歸原有部門管理。這樣極易造成檔案信息丟失或資源浪費。檔案分散管理不利于信息整合，不利于檔案完整，對檔案的安全造成極大威脅，浪費大量物力、人力。8家醫院對檔案管理設備投入費用沒有規劃，6家醫院對檔案管理用房較狹窄，目前醫院均無擴建計劃。有些人認為，醫院檔案管理部門對醫院無任何經濟效益，浪費辦公用房，占用人員，且需要高投入，理應不被重視。對檔案管理投入少，醫院領導不重視，嚴重影響檔案管理人員的積極性，不利于檔案工作的發展。2.檔案管理人員業務能力有待提高。調查結果顯示，醫院檔案管理人員大多由后勤、行政、護理崗位轉崗而來，均缺少檔案專業人員，且年齡結構不合理，學歷水平偏低，知識結構不合理。被調查醫院中，20%醫院對檔案管理人員進行定期培訓，僅10%的醫院對檔案管理人員進行外派學習。目前，在醫院人才培養過程中，只重視醫療專業人員的培養，輕視管理人員培養，尤其是檔案管理人員。

（三）機會。1.有利于檔案信息共享?？梢詫⑿畔Υ嬖谠破脚_上，打破傳統時間空間限制，用戶可通過計算機或網絡終端系統訪問云檔案系統，實現存取檔案信息方便快捷高效。同時實現云存儲后，可減少檔案信息的存儲成本，減少管理人員數量，節約成本，與社會發展相同步。同時學生可在線獲得免費優質的教學資源；患者可在線閱讀健康貼士、預防保健等信息；醫務工作者可在線查閱疾病診治的相關資料。2.有利于挖掘檔案信息。隨著數字化檔案的出現，可供分析的數據成千上萬，但不一定是我們所需的，面對混亂的信息，大數據可根據用戶的篩選條件整合有價值的資源。醫院管理者可利用現有的檔案信息進行深度挖掘，從檔案層面發現醫院潛在發展空間，提出合理治理方案，利于醫院發展；醫務工作者通過篩選既往某些疾病診治過程，尋找最佳臨床路徑，加速患者康復，節約醫療資源；教師可挖掘自己所需的經典教學案例，改進以教科書為主導的傳統教學模式。

（四）挑戰。1.檔案信息安全面臨巨大挑戰。大數據時代，檔案管理工作要求穩定的網絡環境和良好的辦公系統。雖然各個醫院有自己的檔案管理專用軟件系統，但是管理系統單一孤立，由于系統中含信息量較大且價值高，極易成為黑客的攻擊對象，造成信息丟失，因此，做好檔案安全防守和系統維護是關鍵。大數據時代雖然提倡信息共享，但是由于醫院檔案管理的特殊性，包含患者個人信息及病情隱私，及其他檔案管理中的涉密內容，檔案信息安全無法得到全面保證。目前醫院也沒有專門的檔案風險評估機構，在檔案安全方面受到威脅時，醫院應對能力較差，有待完善提高。2.檔案管理能力及模式落后。大數據時代背景下，需要先進的設備和技術對信息進行管理整合，這對檔案管理人員提出了較高要求。因為醫院檔案的復雜性，需要利用人工智能和存儲對多種載體形式的檔案信息進行錄入儲存，然后通過大數據對檔案進行自動錄入和搜索，需要檔案管理人員摒棄傳統管理模式，不僅具備良好的檔案管理能力，更要全面系統掌握IT相關專業知識。同時劃分行政區域給檔案管理帶來巨大挑戰。

三、基于SWOT分析基礎上醫院檔案管理的發展路徑

（一）提高檔案管理人員水平。在知識經濟時代，檔案的作用越來越突出，為了使醫院檔案的發展適應大數據時代的要求，需要擁有一支技術過硬、有耐心和責任心的團隊。領導者應根據醫院發展需求和檔案室現狀，加大檔案專業人員納入，定期組織檔案管理的專題講座或培訓。進行計算機培訓，使其掌握扎實的理論知識，能夠對提取信息作出判斷，預測檔案信息，滿足檔案用戶需求。為檔案管理工作增添新血液，使檔案管理人員的知識結構及年齡結構更加合理，有利于檔案管理工作進步。檔案工作人員應摒棄保守心態，主動出擊，不斷提高電子檔案管理與利用水平。

（二）充分挖掘檔案信息。利用先進技術，對檔案進行搜集、整理和分類，樹立“大檔案”的思想，將有價值的材料，如聲像資料、照片等作為檔案處理。將檔案信息簡單化，只輸入編碼就可對檔案進行自動整理、錄入、上傳、下載等操作。在海量醫院檔案信息中發現潛在隱藏信息，醫院領導者可通過檔案尋找科室的“瓶頸”，提出解決方案；人事部門通過對醫務人員檔案分析，探究學歷、年齡等因素是否合理，為制定人才招聘政策提供依據。推動以“健康”為核心的產業，推動產業結構升級。

（三）完善檔案安全防護體系。要保證醫院檔案隱私信息不外泄，就必須擁有完整的安全防護體系和一整套完整的信息泄露應急預案。從檔案管理人員層面講，需要對輸入云端的保密信息進行加密處理，提高對醫院檔案保密的重視程度，擁有高尚道德職業素質，保護患者和醫院的隱私信息，避免信息外泄和不必要的麻煩。從國家層面講，應該完善檔案安全防護的相關法律，加大宣傳力度。需加大與其他政府部門的溝通，參與檔案相關立法工作。