會計檔案的歸檔與立卷管理探討

文/阿拉爾市檔案館 廖佳潔

會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他材料等等，是記錄和反映經濟業務的重要史料和憑據，會計檔案具有專業性強、利用率高的特點，因此對會計檔案的整理和歸檔要求也不同于其他檔案，對會計檔案的管理必須要給予高度重視，本文對會計檔案的歸檔與立卷管理進行探討。

一、會計檔案的重要性

會計檔案就是需要按照相關規定進行歸檔保管的一些會計核算專業資料，主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類。會計檔案是重要的經濟檔案，記錄和反映了各項經濟業務，也能夠從中總結經驗，為單位進行經濟決策提供重要依據，為了防止會計檔案丟失、損壞、抽換和銷毀，必須要對其進行規范化的管理，確保會計檔案得到妥善保管和有效利用。

二、會計檔案的歸檔與整理

對于會計檔案的收集和整理，首先要明確會計檔案的收集范圍，會計檔案的歸檔范圍包括四個部分，會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，不應歸檔的主要有上級有關財務的普發性文件；未生效的合同、協議、單據；無查考利用價值的一般性、臨時性文件等等。

（一）會計憑證。根據不同類別，會計憑證可以分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證就是在發生經濟業務過程中所填寫的書面證明，它是會計核算的重要原始依據，原始憑證又分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種，自制原始憑證是本單位填寫的，外來原始憑證是從外部單位、部門和個人處所收取回來的；記賬憑證是會計人員依據原始憑證進行整理所編制出來的，主要有收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

（二）會計賬簿。會計賬簿是對各項經濟業務全面、系統、連續的記錄，能夠系統反映出整體的經濟狀況，根據不同的類別可以將會計賬簿分為總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片和輔助賬簿等等?？傎~是按總分類賬務分類登記的賬簿、明細賬是按照明細賬戶分類登記的賬簿、日記賬是指每天由出納會計所填寫的銀行存款和現金日記賬；輔助賬是一種備查賬簿，例如固定資產卡片就是在明細賬里不能記載的事項。

（三）財務報告。財務報告是用統一的貨幣計量單位，綜合地反映出單位一定時期經濟活動和財務收支情況的報告文件，主要是在賬簿記載基礎上進行整理編制而成的，根據不同內容，財務報告可以分為資產負債表、收入支出表、業務收入支出明細表、基本建設收入支出明細表、現金流量表、產品成本計算表、凈資產變動表、會計報表附注和財務情況說明書等等；根據不同時間又可以分為月報、季報和年報；根據不同單位可以分為基層報表和匯總表等等，報表附注和決算說明要與報表以通組卷裝訂，各類會計報表也要像賬簿一樣編寫頁碼。

（四）其他材料。其他類會計文件主要包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊等等，除此之外，還包括一些具有一定保存價值的會計核算文件和記錄，會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件和其他會計核算資料都屬于會計檔案。

三、會計檔案的形成與保管

對于單位當年所形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可以由會計機構暫時保管一年，在一年期滿之后必須要由會計機構編制移交清冊，并移交到檔案管理機構統一保管，因工作需要確需推遲移交的應當經單位檔案管理機構同意。

對于需要歸檔的會計檔案，都要整理裝盒，并根據要求完整填寫各項內容，會計機構負責按照歸檔要求進行整理立卷，裝訂成冊，并編制好會計檔案保管清冊，對于保管期限的確定，在會計憑證類中，原始憑證的保管期限為30年，記賬憑證的保管期限為30年，在會計賬簿類中，總賬的保管期限為30年、明細賬的保管期限為30年、日記賬的保管期限為30年，現金和銀行存款日記賬為30年、固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年、輔助賬簿為30年；在財務報告類中，月度財務報告和季度財務報告的保管期限為10年，年度財務報告的保管期限為永久；在其他類中，會計移交清冊的保管期限為30年、會計檔案保管清冊以及會計檔案銷毀清冊為永久，銀行余額調節表和銀行對賬單均為10年。

會計檔案的分類標準直接影響了分類的質量，對于會計檔案來說，主要有形式特征分類法、年度分類法和機構分類法三種，一般情況下，在會計檔案整理的過程中都是將幾種方法結合起來使用的。在目前的會計檔案管理中存在著會計檔案立卷不規范的問題，以下針對四種會計檔案對立卷管理進行探討。

（一）會計憑證的整理立卷。對于會計憑證的立卷，要按照日清月結的順序，將匯總憑證、記賬憑證、原始憑證進行分冊整理，一般情況下，分冊的厚度要在5cm以下，同時要去掉金屬物，加封面膠底，裝訂成冊，在裝訂的過程中要左齊上齊，如果右邊和下邊不齊，可以將憑證進行折疊，達到與憑證封面大小規格一致的目的。對于冊的裝訂，首先用打孔機在左上角打三個孔，將封底、封面一起三角裝訂，之后進行包角粘貼，并在貼口處加蓋騎縫章。除此之外，在會計憑證案卷的封面，還要完整準確填寫單位的名稱、機構名稱、年度、月份、一共幾冊，本冊是第幾冊，還要寫明記賬憑證的頁數、保管期限、檔案號，最終由立卷人和負責人進行簽名蓋章，以示負責。如果原始憑證的數量過多，可以單獨裝訂成冊，在封面注明之后存放在其他類會計檔案中。

（二）會計賬簿的整理立卷。對于會計賬簿的整理立卷，需要根據不同的年份和種類分別進行立卷，并將單位、內部機構、賬簿的名稱以及卷內的頁數、保管的期限、所屬的年度在會計賬簿的封面一一寫明，由相應的立卷人和負責人進行簽字蓋章。對于活頁式的賬簿，要嚴格按照順序進行編頁裝訂。對于總分類賬簿，要寫明賬簿名稱，那些有分訂的，還要注明分訂成幾本，以及該本的順序，而對于已經注銷的卡片式賬頁，需要在年終進行集中組卷。

（三）財務報告的整理立卷。對于財務報告的整理立卷，要根據月度、季度和年度分別進行，除此之外，審計報告和決算審核意見書也要附在財務報告后一起進行裝訂，在財務報告的封面也與上述檔案一樣寫明相應信息，做好簽名蓋章工作。

（四）其他類會計檔案的整理立卷。對于其他類的會計檔案立卷，主要是銀行對賬單、銀行余額調節表、會計人員交接表和會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等等，在收集之后要進行審查和核對，無誤之后進行分別組卷，同樣案卷封面也要填寫完整信息，簽名、蓋章。

四、結束語

總而言之，會計檔案管理是財務管理中的重中之重，因此必須要做好基礎工作，實行科學、有效、規范的管理，提高管理水平，確保會計檔案資料的真實和準確，提高檔案的利用價值，更好地維護單位的經濟利益，從而為單位乃至社會經濟的發展提供可靠保障。會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔是至關重要的內容，也是會計檔案形成的前提和基礎，本文對會計檔案的歸檔與立卷管理進行了一些探討，希望能夠對相關工作提供一些幫助。