事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路研究

文/山東省濰坊市人民醫院招標辦公室 鄧藝琳

檔案管理工作作為事業單位運行的重要環節，其管理水平將直接影響事業單位各部門工作的運行程度。尤其對于事業單位而言，檔案管理是事業單位成長進步的記錄者和觀察者。在檔案中，我們清晰地看到單位成長過程中的每一個腳印。而正是這些足跡成為了事業單位未來發展決策的參考依據。通過準確的信息記錄和良好的資料保存促使各部門工作相互協調，高效運營。可以說，良好的檔案管理工作為事業單位內部工作效率的提升保駕護航，為事業單位間的相互合作提供了堅實的信息基礎。然而從目前的檔案管理工作現狀分析，無論是檔案管理意識、檔案管理機制還是檔案管理水平都不能滿足現代經濟發展的需求。事業單位的辦公室檔案管理工作迫切需要從意識、機制和管理水平上進行改革創新，為適應現代化的事業單位發展道路，做出新的嘗試。

一、現代化檔案管理機制的構架原則

（一）規范性統一原則。由于事業單位自身的工作性質決定了其檔案管理區別于普通單位的檔案管理工作。那么從事業單位的檔案管理運行機制分析，所有的制度完善都要建立在《檔案法》的相關規定之中，按照法案的規定深入落實檔案管理工作，讓每一項日常管理工作都做到有法可查、有法可循、有法可依。利用法律作為行為規范的保障，建立一套標準化、規范化的管理運行機制。

（二）責任制劃分原則。事業單位的檔案管理工作不僅需要一套標準化、規范化的運行機制，還需要在實際工作中明確職責劃分，根據工作的具體內容劃分相應的職責和權益，確保每一項工作都有人落實，每一個工作都能找到對應的負責人。通過責任制劃分原則，不斷提升事業單位檔案管理人員的責任感和使命感。

二、現代化檔案管理機制構架的創新思路

（一）資源開發。伴隨著信息技術的不斷滲透，事業單位工作開始進入信息化時代。而信息化時代的到來也意味著傳統的人工信息錄入、資料保存、信息查找已成為歷史。電子信息平臺的建立和使用成為當代檔案管理的主旋律。首先，在管理設備的應用上，事業單位要在意識上明確檔案管理工作的重要性，積極引入先進的檔案管理設備和管理技術，建立數字化檔案管理系統。通過網絡的全面覆蓋，讓信息的錄入、維護、查詢變得更加快捷方便，加強各部門之間的信息溝通，減少不必要的智能交叉，有效提高各部門的工作效率。其次，在資料的更新維護上，借助電子平臺系統，進行定期的材料數據更新，尤其是對于黨員材料、干部履歷、培訓檔案、考核記錄等數據隨時錄入，隨時更新，方便資料的查詢和使用。最后，在資料的安全保護上，制定規范化的平臺使用制度，做到安全登錄、資料保密。從系統使用的角度確保信息的私密性和安全性。與此同時，檔案管理部門還要加強對平臺網絡的維護，對可能出現的網絡安全漏洞及時排查，確保檔案信息管理系統的穩定運營。

（二）思維創新。基于檔案管理的重要性，事業單位可以通過信息技術的應用，借助網絡平臺的搭建，對檔案管理工作進行有效宣傳。無論是工作進展還是工作成績，都可以發揮微信、微博等信息媒介的宣傳優勢，讓更多的人關注檔案管理工作，提高管理人員的工作意識，讓檔案管理變得不那么枯燥乏味而是生動有趣，更加富有生命力。與此同時，檔案管理工作的宣傳還可以打破員工的傳統管理意識壁壘，將員工從落后的管理意識中解脫出來，在多樣的管理形式下，明確自己的責任和義務，讓責任感和使命感由內而發。

（三）隊伍建設。事業單位檔案管理工作內容多、任務重，是一項技術性極強的任務。那么想要承擔這樣艱巨的工作任務，事業單位就要不斷強化管理人員的專業技能。一方面，在人員分配環節中，堅持選用檔案管理知識豐富的員工，并在工作中實施績效考核，利用責任劃分原則，確定工作性質和工作流程，強化管理人員的工作意識。對于能力優秀的管理人員進行物質獎勵，對于能力不足的員工及時進行培訓。另一方面，在管理人員的培訓上，事業單位要根據考核情況，建立培訓計劃，定期安排專業的技能培訓，無論是管理技能還是信息技術的掌握，都要進行合理的培訓安排。尤其在管理人員的信息技術水平提升上，通過現代化的信息技術設備的引進和專業的技術指導，強化員工的電子信息技術掌握能力，讓每一個管理人員都能熟練地操作信息管理系統，實現電子信息化管理的全面落實。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作作為事業單位發展運行的重要組成部分，對事業單位未來的發展有著重要的推動作用。尤其是在信息爆炸的時代，檔案管理工作的模式和機制都需要向時代靠攏。在思維的創新、資源的開發和隊伍的建設中打造一個現代化的檔案管理模式。