淺談信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新

文/云南省農業科學院離退休人員管理處 張慧

信息化時代網絡技術和計算機技術高速發展，在辦公室檔案管理過程中，應當運用先進的科學技術，使檔案管理效率提升，滿足企業發展目標，有效控制企業運營成本，使企業在開展業務過程中，能夠搜尋有效的文件，從而為開展業務奠定堅實的基礎。在此背景下，需將科學技術應用到檔案管理中，從而實現檔案管理的創新發展。

一、檔案管理

辦公室檔案管理信息化技術利用現代化的計算機技術及網絡技術，實現對數據的采集和整理，從而實現智能化和數字化的檔案管理。信息化檔案管理具備3個較為明顯的特點：第一，將普通的紙質記錄方式轉換為計算機存儲方式。第二，將傳統的記錄存檔實現信息化和網絡化，可以有效提升工作人員的工作效率。第三，遵循相關檔案管理政府部門的法律法規。此外，信息化檔案管理主要是利用互聯網信息技術，因此可以有效提升檔案資料的整理速度，還能體現出檔案管理的科學化和智能化。同時在建設檔案資料時，公共檔案信息資源庫和管理信息資源庫的建設要統一，確保基礎設施的建設，為檔案管理提供優質的保障。

二、檔案管理現狀

信息化檔案管理相比于常規檔案管理差異體現在，此管理方式與信息技術和網絡技術結合，實現數字化檔案管理，使管理人員實現無紙化辦公，控制企業運營成本，保證資源的合理利用。但是在現階段我國的多數企業還在應用傳統的檔案管理方式，檔案管理人員無法利用現代化工具開展工作，工作效率較低。特別是在信息化建設上還存在著很大缺陷，甚至一些部門單位對于信息化檔案管理工作的認知還比較模糊，沒有加大力度進行宣傳推廣，導致人員在工作的過程中很難將信息化技術應用到檔案管理中。此外，在檔案管理工作中，工作人員對很多互聯網技術不熟，只會一些簡單的操作，對于專業知識也一概不知。由于這些因素，所以導致目前信息化辦公室檔案管理工作發展緩慢，無法發揮出其真正的作用。

三、檔案管理創新策略

（一）轉變思維，提升創新理念。要想將互聯網信息化技術完全應用到辦公室的檔案管理中，首先要改變工作人員的思想觀念，使工作人員的思想觀念有改變和創新。檔案管理對于企業的發展能夠提供有力依據，能與現階段業務進行對照，檔案管理過程中，只能將這些檔案資料進行收集分類，不能真正體現這些檔案資料的價值。因此，創新工作人員的思想觀念尤為重要。同時事業單位在招聘人員時，也可以多招聘一些年輕的工作人員，年輕的工作人員對于新鮮事物的接受能力相對較強，多數青年人群習慣用互聯網開展工作，對各項辦公軟件掌握程度較高，在開展檔案管理工作中，能夠得心應手。

（二）提供最佳的優質服務。信息化檔案管理工作都是以網絡為服務平臺進行搭建。在進行傳統的檔案管理工作時，一般情況下，工作人員都會使用手工編輯的方式進行記錄存檔，在很大程度上限制了工作人員的工作效率。因此在信息時代，辦公室各個部門都展開了信息檔案管理工作，利用互聯網信息技術，可以隨時隨地調取任何檔案資料和信息，提升了工作效率。同時為了進一步體現出網絡平臺的優勢和價值，在搭建互聯網服務平臺時，還要加強自動化和智能化的工作，確保辦公室檔案管理工作的先進性及科學性。

（三）提高檔案資料的保密性。信息化的檔案管理引進了計算機技術，在很大程度上提升了檔案管理的工作效率。但由于計算機技術為虛擬空間，對于安全問題沒有保障，因此增加了檔案管理的工作風險，同時存儲檔案資源所用都是硬件和軟件，如果發生意外就有可能造成資料丟失。因此，各個事業部門一定要加強檔案管理，增強檔案的保密性，避免在使用信息化技術時出現意外，同時要做好應急預案，一旦發生意外，把風險降到最低，也可以使用備份的方式，保證檔案資料的安全。

四、結束語

總而言之，新時期的檔案管理過程中，能否科學運用現代的信息技術對檔案管理具有重要的意義。針對現階段存在的問題，企業還要做到具體問題具體分析，積極引進先進的信息技術，更新企業計算機設備，培養與時俱進的信息化人才，建立科學的檔案管理體系，同時能夠轉變人員的思想觀念，了解檔案存儲的意義，體現出檔案資料存在的價值，能夠讓檔案資料更好地服務于社會，通過以上措施，將有效改變企業檔案管理現狀，促進企業在新時期良性發展。