事業單位辦公室檔案管理有效方法探討

文/南京市疾病預防控制中心 張寧

對于事業單位來說，建立一套科學、系統、民主以及透明的管理制度是非常有必要的。可以有效地維持事業單位良好的運行以及健康發展。辦公室檔案管理作為事業單位管理的重要組成部分，決定了整個事業單位是否高效以及有序運行。目前事業單位辦公室檔案管理方法并不完善，存在較多問題。為了保持事業單位的良好運行，完善事業單位辦公室檔案管理方法是必要以及急需的。

一、事業單位辦公室檔案管理中存在的問題

（一）對于檔案管理缺乏足夠的重視。事業單位往往對于辦公室的檔案管理缺乏足夠的重視，認為檔案管理工作的技術含量較低，只是非常簡單的資料整理，對于事業單位發展并無幫助。因此很容易導致事業單位對于檔案管理的疏忽，一旦出現問題則非常容易影響事業單位的有序運行。在服務方面，檔案管理的工作變得更加重要。雖然工作逐步調整，但檔案管理卻被一些部門忽略，檔案工作更有效，妨礙了發展。服務部門根據情況的變化，對服務和單位的管理能力表示懷疑，檔案管理框架管理者缺乏專業精神和敬業精神，這對企業未來的發展不利。

（二）檔案管理人員素質不足。調查發現，現如今的事業單位從事檔案管理的人員普遍素質較低，大部分沒有檔案管理專業的學習經歷。辦公室的檔案管理具有一定的專業性以及技術含量，檔案管理人員應了解檔案分類的原則以及檔案保存的相關方法。檔案素材裝袋后，檔案管理工作不能安置在適當的位置，檔案工作需要相當的學習，員工需要綜合的合成品質，工作責任重大，是檔案管理者持有的最基本資料，職業道德也是必要的，需要有素質。商務單元的商務管理者不花費時間，不能在一定程度上適應新的文件管理任務的要求。許多商務單元的文件管理者不受專業限制。另外，商務單元的職員不強調文件管理，因此需要專門的工作。有些業務可以返聘已經退休的老員工進行管理。

（三）缺乏完善的管理體系以及設備。目前，大部分事業單位沒有針對辦公室檔案管理設立相關的管理制度以及管理體系，由于制度的混亂導致了管理人員在實際操作當中缺乏足夠的執行力，因此辦公室的檔案管理很難發揮出真正的作用。與此同時，混亂的管理體系還非常容易導致檔案出現丟失現象。大部分事業單位對于檔案外借，并無相關規范以及流程，因此非常容易出現檔案有借無還的現象。隨著社會的發展，信息化的水平越來越高。傳統的檔案管理方法以及設備已經無法滿足現階段的需求。一部分事業單位還在采取手寫檔案的方法，速度較慢，效率低下。很多事業單位檔案室缺少有效的除濕裝置，此舉容易導致檔案損毀。現階段的事業單位缺乏足夠的檔案管理設備以及檔案管理知識對檔案進行管理以及維護，使得事業單位辦公室檔案管理出現嚴重阻礙。

二、事業單位辦公室檔案管理的有效方法

（一）優化檔案的管理體系以及流程。事業單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強事業單位辦公室檔案管理標準化的流程。目前各地區的事業單位辦公室檔案管理標準不一致，隨意性非常大，對于事業單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對事業單位辦公室檔案管理進行規范化，實現區域之間的統一標準。企業單位要加強檔案管理者的工作態度和水平，真正按照公司制定的管理制度進行自我約束，以良好的工作態度開展工作，才能不斷提高工作質量。例如，根據文件的分類，可以通過不同的方法進行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會不斷歸屬，這種文件管理系統比較完善，提高工作效率，會給事業單位的發展帶來幫助。但事業單位要根據自身的實際情況制定相應的文件管理制度，不斷加強員工間的培訓，對每個人有效地實行管理，不僅可以規范事業單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各事業單位的共享工作。

（二）檔案進行現代化建設。在現代社會飛速發展的背景下，建立一個信息化、技術化、科學化的檔案管理系統十分重要，上層管理模塊必須要對事業單位辦公室的檔案管理進行信息化建設，要改變過去傳統的思想，與時俱進，利用現代的信息化技術改變傳統檔案管理方法的缺點。檔案的存放也要使用科學的方法，做到防潮防蟲，最大限度保證檔案的完整，避免因保護不當造成檔案的損壞或丟失。信息管理站是與文件管理有關的網站，其目的是為了提供更可靠的信息來管理文件、資源共享和文件的透明性。為了管理文件并迅速傳送信息，這將越來越成為一種計算機化的文件管理模式。對快速發展的公司，利用信息技術提高文件管理的效率，建立現代化的檔案管理系統有助于為工作人員日常工作提供便利，有些工作人員可能在工作中有一些疏忽，優質的現代化管理系統可以幫助人們減少失誤，提高工作效率。

（三）加強檔案管理工作人員的素質培訓。檔案管理工作人員是事業單位辦公室檔案管理的實施者，好的工作人員就像摩天大樓的基石一樣，必不可少，素質優秀的工作人員是檔案管理工作順利進行的保證，越是優秀的工作人員越是對工作有責任感，因此工作人員的素質對于事業單位辦公室檔案管理工作有著決定性的作用。加強檔案管理工作人員的培訓，提高相關人員的綜合素質是提高事業單位辦公室檔案管理工作質量的關鍵所在。事業單位應不定期組織檔案管理人員進行專業技能的學習以及培訓，學習先進的檔案管理方法以及知識，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。與此同時，還可以定期招收專業的人才帶動提升。

（四）加強檔案的資源建設。檔案的資源管理建設是檔案管理工作中的重中之重，檔案的資源建設以檔案信息化為前提。加強檔案的資源建設以兩點為標準：第一，檔案電子化。將現有的紙質文獻以及檔案通過整理后，利用現代化技術（掃描或錄入）將紙質文件變成數字化檔案。在此過程當中一定要注意紙質文檔以及數字文檔的統一性，以便后期查閱以及使用。第二，建立檔案數據庫。檔案電子化只是檔案資源建設的初級階段，檔案數據庫應根據檔案的各自類別、作用、時間等各個要素進行分類成庫。才能真正實現一體化、全網絡的檔案管理。

三、結語

辦公室檔案資料記錄了事業單位的發展歷程以及重要信息。做好事業單位的辦公室檔案管理具有非常重大的意義，如想促進事業單位快速發展，就必須重視事業單位辦公室的檔案管理工作。只有加強事業單位辦公室檔案工作的管理以及不斷選拔優秀管理人員，才可以更好地推進事業單位辦公室檔案管理工作以及促進事業單位快速發展。