淺談紙質檔案和電子檔案并存的必要性

文/國家廣播電視總局八三一臺 趙潔

一、紙質檔案與電子檔案的對比

（一）紙質檔案的優勢與弊端。所謂的紙質檔案是一種以紙張作為信息存儲介質的檔案。紙質檔案有著悠久的歷史卻依舊存在我們的工作中，它的優勢也是十分明顯的。1.紙質檔案的原始性和真實性強，可作為原始憑證。最早的紙質檔案大多是親筆書寫的紙質文書，字跡與紙張材質的不同可以很快鑒別出檔案的真實性，特別是保管期限越久的檔案越難被篡改，可作為原始憑證，具有一定的法律效力。2.紙質檔案可信度高。紙質檔案是從當時工作中形成的文件直接轉化而來的，“白紙黑字”客觀地記錄了當時信息，從記載的信息到紙質檔案上的各種標記，如責任人的簽署、單位公章、領導批示等都體現著檔案最初的痕跡，給人以不容置疑的可信度。3.紙質檔案安全性高。雖然目前數字化辦公自動化系統（OA系統）在很多企業、政府部門得到了廣泛的應用，密級程度不高的文件，都會通過OA系統起草下發，最后到達相應部門形成檔案，但一些機密性較高的文件，大多還是采用紙質文件存檔，以保證檔案安全。紙質檔案的弊端：1.紙質檔案對存儲環境的要求比較高，高溫、潮濕、鐵銹、蛀蟲都會對紙質檔案造成不同程度的破壞。2.紙質檔案從收集、歸檔、入檔案庫都需要大量的人力物力，同時也需要有空間較大的檔案室來存放日積月累下的紙質檔案。3.紙質檔案的共享性較低，同一份只能在同一時間借給一個人或者一部門，不能供其他人借閱。

（二）電子檔案的優勢與弊端。電子檔案是利用計算機技術，通過硬盤、磁盤等作為存儲介質的檔案。隨著大數據時代的到來，電子檔案出現了紙質檔案無法比擬的優越性：1.電子檔案存儲介質具有多樣性，可以通過硬盤、磁盤、光盤、云存儲等多種介質來存儲。2.電子檔案載體小，不需要較大的存儲空間，僅僅一張光盤就可以存儲30萬頁紙質檔案，這樣一來既可以節約保存紙質檔案所占用的空間，也可以減少一定的人力物力。3.電子檔案實現了信息的高度共享。只要計算機上有安裝一致的檔案系統，在檔案管理員的授權下，可以在不同的地點、同一時間共享大量的檔案信息。信息的高度共享性，既提高了檔案的利用率，也降低了檔案管理人員的工作強度。4.電子檔案依賴計算機具有強大的信息處理能力，使得檔案數據的錄入、處理、檢索等都得到提高。電子檔案的弊端：1.電子檔案很容易被復制、修改，會使得檔案信息被泄露或者篡改，大大降低了檔案信息的真實性，一般不具有法律效力。2.電子檔案的安全性和穩定性低，依靠計算機而存在，一旦計算機感染了病毒或者檔案管理人員的操作失誤，都將會對電子檔案信息遭到極大的破壞，造成無法挽回的后果。3.電子檔案對電子設備的依賴性強，不能直接查閱必須依靠計算機，同時一旦電子設備到達使用年限，或者中途損壞，檔案信息將無法被保存下來。4.電子檔案的高度共享性是一把雙刃劍，在實現檔案信息高度共享的情況下，也很容易造成檔案信息的泄露，存在一定的不安全性。

二、紙質檔案與電子檔案并行的必要性

（一）電子檔案無法完全取代紙質檔案。用發展的眼光看問題，在信息時代電子檔案無疑給檔案工作帶來了極大便利，但是電子檔案能否完全取代紙質檔案，通過上述多方面的比較，我們可以看出電子檔案存在的諸多難以避免的弊端，因為無法完全取代紙質檔案。紙質檔案和電子檔案兩者各有優勢且兩者的優勢也不能被替代。1.電子檔案缺乏穩定性。電子檔案的形成、查閱都離不開電子設備，這種對電子設備的高度依賴性與檔案存儲要求的穩定性和可靠性不符合。如果我們放棄紙質檔案，僅采用電子檔案，一旦電子檔案遭到破壞，將無法完整地將檔案信息保存下來，檔案工作會遭到極大的打擊，給單位造成極大的損失。2.紙質檔案和電子檔案都是社會所需要的。紙質檔案的原始性強，可以作為原始憑證，在要求出具證明時，紙質檔案具有一定的法律效力。對于一些關系到國家秘密的高密級文件，采用紙質檔案的方式管理比電子檔案要安全很多。另外，電子檔案的信息存儲量大，檢索方便、信息共享性強，大大方便了我們的工作。因此，兩者都是當今社會所需要的。3.電子檔案的開發和利用需要大量資金支持。電子檔案的開發和利用需要大量資金的支持，不管是檔案系統的開發、人員培訓經費、后期的維護費用等對于單位或是企業都是一筆不小的開支。然而，紙質檔案的使用，經過長時間的實踐已經具備成熟的流程，管理人員也具有豐富的經驗，需要投入的資金相對較少。因此不是所有單位或企業都會花費大量資金使用電子檔案。

（二）紙質檔案利用效率低。紙質檔案形成復雜，信息共享率低。紙質檔案是一份公文從接收、篩選、確定保管期限、歸檔、裝盒、整理入庫等多道繁瑣復雜的的程序形成的，同時人們對需要的檔案信息的檢索十分耗費時間。另外紙質檔案的信息共享低，降低了檔案的利用率，跟不上時代發展的步伐。由此可見，若我們還是僅僅采用紙質檔案作為檔案存儲的唯一方式而不運用電子檔案，必將加大檔案工作人員的工作量、降低檔案利用率，影響工作效率的提高。

三、紙質檔案和電子檔案并存發展的建議

（一）建立兩者之間的“相關性”并使用“雙套歸檔制度”。這里所指在紙質檔案和電子檔案兩者之間建立“相關性”是指運用一定的技術和設備以本文或者影像的方式將紙質文件和電子文件信息存儲在同一檔案軟件系統上實現一一對應關系，建立起相應的數據庫，實現自動化管理。當我們需要一份文件時，只要在檔案軟件上檢索，點開相應的電子文件我們就可以閱讀使用。出于對安全性的考慮，我們可以實行“雙套歸檔制度”，在建立電子檔案的同時還對紙質文件進行歸檔保存，但是此時紙質檔案在內容、盒號、存檔位置必須與檔案系統中的電子檔案信息一致。采用兩種不同的管理方式，實現了對檔案的統一管理，大大方便了檔案信息的檢索，提高了檔案管理的安全性。建立雙套歸檔制度既可以保護紙質檔案在使用中不受磨損，又可以提高檔案的使用效率與共享性。

（二）加強對檔案管理人員的培養。目前很多單位還沒有專職的檔案員或者所配置的人員依舊是傳統的檔案員。在實行“雙套歸檔制度”后，整理檔案工作量相當于翻了一番，這就需要足夠的新型檔案管理人員。首先，有條件的情況下可將文件形成部門和檔案管理部門區分開，設立專職檔案員，加強彼此之間的溝通合作。文件形成部門定期向檔案管理部門移交完成的文件，專職檔案員及時做好歸檔工作，采取這樣的方式可以降低檔案管理員的工作量，也可以提高檔案的利用率。目前，大多數單位將文件形成部門和檔案管理部門分開存在一定的難度，因而這方面也成為了改革的目標。其次，對于傳統檔案員只習慣于傳統管理模式，不愿操作電子檔案，從而降低檔案管理效率的情況。各單位可以通過定期課程培訓、講座來更新檔案管理員的觀念、樹立新的檔案管理模式。同時，也可以加強檔案人員計算機實操，檔案軟件系統的學習，不斷完善自身的綜合素質。

（三）更新檔案管理設備。電子檔案的使用對電子設備、檔案軟件的要求較高，需要配備相應的設備才行。這是一項不小的花費，很多單位不愿太多投入，自然也不會有很大的效果。因此，需要更新觀念，對陳舊的檔案管理設備更新換代是保障紙質檔案和電子檔案并存發展的保證。

四、結語

總而言之，在新的歷史條件下，檔案工作要緊跟時代發展的步伐，不能一成不變。要更新觀念，明確紙質檔案與電子檔案在目前和今后很長一段時間內都是互為補充，長期并存的。采用雙套歸檔制度發揮紙質檔案與電子檔案各自優勢，推進檔案工作的規范化、科學化、法制化。