淺談血站檔案信息化管理創(chuàng)新建設(shè)

文/青海省血液中心 劉蕊

血站信息化建設(shè)指的是血站能優(yōu)化流程，利用計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)集成所有檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)資源的高效利用與共享，提高血站綜合管理水平。固然血站的工作是繁雜的，認(rèn)真做好各項工作對提高血站的血液質(zhì)量有重要臨床意義，而傳統(tǒng)以手工操作為主的檔案管理模式無法滿足管理血站繁雜信息的需求，并且新的信息管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，急需加強(qiáng)檔案信息化管理創(chuàng)新建設(shè)。

一、血站檔案信息化管理創(chuàng)新建設(shè)的重要性

國內(nèi)檔案信息化建設(shè)的起步可以追溯到1979年中央檔案館和國家檔案局檔案科技研究所、中國人民解放軍檔案館采購計算機(jī)設(shè)備并開始研究檔案管理自動化課題，直到國家檔案局在2002年出臺《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案信息化管理納入電子政務(wù)建設(shè)與政府信息公開工作，逐步加快信息化建設(shè)步伐。到了2014年，中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)新形勢下檔案工作的意見》，把檔案管理提升到國家戰(zhàn)略的高度。與此同時，《血站質(zhì)量管理規(guī)范》明確指出血站要記錄日常管理程序、檔案管理過程，記錄并保存采供血環(huán)節(jié)形成的數(shù)據(jù)與結(jié)果。血站是保存血液的重要基地，形成的檔案涉及隱私，并且藏量越來越大，加強(qiáng)檔案信息化管理勢在必行。只是我省血站檔案信息化管理還處于探索階段，還沒有實(shí)現(xiàn)對檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，也沒有建立信息化管理的各項工作機(jī)制，更忽視新媒體對檔案信息化管理的積極作用，要求持續(xù)改進(jìn)檔案信息化管理，推動其創(chuàng)新建設(shè)。

二、血站檔案信息化管理創(chuàng)新建設(shè)的策略建議

（一）加快血站檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化。血站在新形勢下應(yīng)加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化步伐，針對檔案信息實(shí)現(xiàn)全文檢索。例如通過掃描把現(xiàn)存血站檔案資料轉(zhuǎn)化到磁盤、光盤上，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化、數(shù)字化，并做好圖片、錄音、錄像、多媒體等資料的存儲、記錄與保存工作，促使使用者在簡單可行的平臺上完成對檔案的錄入、查詢、查閱等工作。與此同時，加強(qiáng)培養(yǎng)血站全體職工的數(shù)字化與信息化管理意識，要求工作人員在采集血站檔案信息的過程中嚴(yán)格遵守血站的要求，規(guī)范數(shù)字化、信息化操作，保證盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。通過創(chuàng)新檔案信息化管理，血站基于血液信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的生成和分類、查詢等功能，以便快速檢索檔案資源，從手工檢索全面過渡到計算機(jī)檢索，提高血站檔案檢索效率、數(shù)據(jù)收集效率、信息查詢效率，從而為血站的發(fā)展和技術(shù)改進(jìn)、學(xué)術(shù)研究等提供重要參考依據(jù)。

（二）建立血站檔案信息化管理機(jī)制。血站目前的檔案信息化管理對于數(shù)字化加工以及資源創(chuàng)建、資源操作等缺乏統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)、宏觀規(guī)劃，迫切需要主管部門把握衛(wèi)生發(fā)展機(jī)遇，借助上級有力的規(guī)劃與調(diào)控，建立健全頂層設(shè)計，完善建立檔案信息化管理的工作機(jī)制，保障血站科學(xué)合理地發(fā)展。一方面，血站應(yīng)確定各部門的分工協(xié)作關(guān)系，明確內(nèi)部的業(yè)務(wù)科室、檔案室和信息部門等在管理獻(xiàn)血信息時應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)，理順分工和協(xié)作關(guān)系。例如血站的信息部門負(fù)責(zé)數(shù)字信息檔案的生成與收集；檔案室依據(jù)統(tǒng)一要求對各個業(yè)務(wù)科室的檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，并接收數(shù)字檔案，進(jìn)行集中保管，以便有效利用檔案數(shù)據(jù)信息；信息部門還要按照檔案室提出的標(biāo)準(zhǔn)和需求，為其提供檔案信息化管理所需的技術(shù)與設(shè)施支撐。另一方面，組建跨血站協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，促進(jìn)各個血站的溝通交流和合作協(xié)調(diào)。例如血站安排人員進(jìn)入各個血站成立的聯(lián)絡(luò)小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)血站之間的合作關(guān)系，針對非常規(guī)的、涉及多部門的、重大的檔案信息化管理項目，血站的負(fù)責(zé)人則要參加聯(lián)席會議，促成檔案信息化管理的高層協(xié)調(diào)，積極建立共享無償獻(xiàn)血信息的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，推動血站檔案信息化管理模式的正常有序運(yùn)作。

（三）在檔案管理中強(qiáng)調(diào)運(yùn)用新媒體。血站檔案人員在信息化管理模式下開展檔案管理工作時應(yīng)擁有媒體運(yùn)營思維，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)作為新時期的高維媒介成功激活個人對社會信息的需求、偏好以及對傳播信息資源的掌控能力、傳播閑置信息資源。所以新媒體成為血站檔案信息化管理的主要工具，檔案人員務(wù)必要時刻遵循媒體運(yùn)營規(guī)律。例如微博、微信、移動客戶端等是當(dāng)下傳播信息的主要渠道，血站檔案人員可基于實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)配，在運(yùn)用新媒體創(chuàng)新檔案信息化管理時致力于打造血站檔案管理平臺型媒體。檔案人員還要培養(yǎng)有關(guān)平臺型媒體運(yùn)營的核心思維，包括開放、激活、整合、服務(wù)，滿足檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播的互動性要求，時刻關(guān)注和獻(xiàn)血檔案的良性互動，鼓勵獻(xiàn)血者積極參與檔案信息化管理，保證檔案信息的完整性，同時維護(hù)檔案資源的安全性，體現(xiàn)血站檔案信息化管理創(chuàng)新建設(shè)的多主體參與特性，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、結(jié)語

血站信息化管理創(chuàng)新建設(shè)是時代的要求和檔案事業(yè)的必然發(fā)展趨勢，血站應(yīng)針對當(dāng)下檔案信息不斷增多的現(xiàn)實(shí)，充分認(rèn)識檔案信息化管理創(chuàng)新建設(shè)的重要性，思考檔案信息化管理創(chuàng)新的策略，不僅要加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化，還要建立檔案信息化管理機(jī)制，通過運(yùn)用新媒體提高血站檔案信息化管理創(chuàng)新建設(shè)的水平，促進(jìn)檔案資源共享，為血站的有序運(yùn)行和健康快速發(fā)展提供可靠支撐。