事業單位檔案管理信息化建設探討

文/吉林省石油化工設計研究院黨委辦公室 蔡雨軒

在“互聯網+”戰略下，信息技術已經在諸多行業和領域實現了廣泛應用，對推動社會進步和經濟發展起到關鍵作用。檔案管理作為事業單位的基礎性工作，其管理質量與單位運行具有密切關系，因此，相關領導和檔案人員需要認識到信息技術的重要性，在管理中積極應用和引入先進的信息技術和信息設備，推動檔案管理全面實行信息化，為單位發展保駕護航。

一、檔案管理信息化的優勢

（一）改善管理途徑。以信息技術為基礎開展檔案管理，可以改變以往以人工錄入為主的管理模式，以網絡平臺和信息技術為管理媒介，實現錄入智能化。同時，信息化建設還可以改變檔案利用、保存以及信息收集方式，將檔案服務和檔案儲存充分整合，擴展檔案的價值和職能，提升其利用效率。

（二）便于檔案管理。在信息化背景下，檔案更多的以電子形式出現，電子檔案不僅可以節約儲存空間，還能夠便于對檔案開展規范化管理。同時，使用者想要利用和調閱檔案，不需要進行手工查詢，只需要訪問單位內部網絡就能夠獲取相應的檔案資源，突破時間和空間的限制，保證檔案在調閱中不會出現損壞和遺失等情況，確保檔案資源的安全性和實用性。

二、事業單位檔案管理信息化建設的途徑

（一）建設信息化人才隊伍。檔案人員的信息素養和操作能力與信息化進程具有密切關系，因此，單位需要建設信息化人才隊伍。首先，單位需要在內部開展信息技術宣傳教育，提升檔案人員對信息技術的重視程度，主動在工作中應用信息化方式開展檔案管理，提升自身的信息素養。其次，單位要定期組織檔案人員開展信息化培訓，內容涉及信息設備操作、信息技術運用、信息安全知識等，通過培養提升檔案人員的綜合素質和業務能力，保證各項工作的全面落實。最后，單位還要注重從社會和高校中吸納具有專業背景的人才，不斷充實檔案隊伍，提升其信息化整體水平，為開展檔案管理提供人才支撐。

（二）構建信息化管理機制。在信息時代，檔案管理數字化、智能化以及信息化發展已經成為其必然趨勢，因此，事業單位要迎合時代特點和信息化管理的要求，構建以信息化為核心的管理新機制。首先，單位要基于信息技術構建以及完善管理制度，將紙質檔案與數字檔案充分結合，將制度貫徹到整個檔案工作流程中，實現對檔案的精細化以及規范化管理。其次，要加強各個部門的檔案信息管理機制，在組織內部形成相互合作、相互交流、高度共享的檔案機制，配合檔案部門開展各項工作。最后，單位還要積極構建檔案信息化平臺，通過平臺開展高效管理，實現檔案資源的科學利用與開發，為單位運行和領導決策提供信息保障。

（三）加大信息化建設投入。為了保證各項管理工作的有序以及有效開展，事業單位要提升對信息化進程的重視程度，尤其是單位領導，要認識到信息化建設對促進檔案管理優化的積極作用，并且加大人力、物力以及資金投入。首先，單位領導要轉變陳舊觀念，給予檔案信息化建設以高度重視，發揮帶頭作用，促使廣大員工實現檔案觀念的更新。其次，對信息化建設所需要的設備，例如打印機、掃描儀、計算機以及投影儀，要投入一定的資金加強采購管理，在設備購置后，引導檔案人員合理利用，提升設備利用效率，避免出現閑置和錯誤操作等情況。最后，做好網絡安全管理工作，安裝以及更新殺毒軟件，防止黑客、病毒以及木馬入侵計算機系統，進而導致檔案資源被盜取或者遺失，為單位帶來不可挽回的損失。

（四）規范信息化檔案標準。在開展信息化建設中，單位要注重保證管理工作的標準化和規范化，進而保證檔案工作按照既定的規范開展。首先，單位需要結合自身具體情況，在內部制定檔案收集、檔案整理以及檔案歸檔的信息化工作流程，要求檔案人員嚴格按照流程開展各項工作。其次，對檔案格式、數據庫結構、檔案著錄以及檔案內容進行統一規定，保證數據指標、文檔格式和管理模式的規范性。最后，要對訪問權限進行科學設置，嚴禁出現隨意設置的情況，保證檔案在調閱和使用中的安全。

三、結語

總而言之，信息化是檔案管理的未來發展趨勢，事業單位需要結合自身具體情況，通過各種有效措施不斷優化以及完善檔案管理工作，做好建設規劃、統一相關標準，合理利用各種先進的信息設備和信息技術，推動單位的穩定以及可持續發展。