探討辦公室秘書工作中的溝通方式

文/北京飛機維修工程有限公司 劉欣欣

溝通是人們為了一個既定目標，通過語言和情感的傳遞，最終完成協商的過程。良好的溝通有利于增強人與人之間的情感和信任度，可以更好更快地解決問題。合資企業的辦公室秘書承擔著該企業日常活動的安排和對外聯系，為了提高企業的辦事效率，恰到好處的溝通技巧是其必不可少的一項技能。本文針對合資企業的辦公室秘書所面對的不同溝通對象，分別提出了不同的溝通方式，希望能為合資企業辦公室秘書的日常溝通提供幫助和指導。

一、合資企業辦公室秘書與領導的溝通方式

（一）時刻認清自己的位置。合資企業的辦公室秘書要時刻切記自己是領導的輔助，要遵守各項規章制度，認真完成領導分配的任務。對于自己分內的事情要盡職盡責，盡自己最大的努力做到最好。對于分外之事不可擅自做主，必須向自己的上級請示過后，得到領導的批準才可行事。

（二）時刻注意自己的態度，努力做到未雨綢繆。合資企業的領導往往日常工作繁忙，要想成為領導的得力助手，秘書通常需要提前了解和安排領導的行程和工作。在與領導溝通時，秘書要有清楚的思路和頭腦，匯報內容條理清晰、簡潔明了，這樣不但節省領導的寶貴時間，而且提高溝通效率。在工作中要尊重領導，遇到矛盾和不同意見時不可和領導頂撞，要理性對待問題。同時也不可唯命是從，而是要做到不卑不亢，積極與領導協商，幫助領導提出相應對策。

（三）要善于觀察，對于不同性格的領導采用不同溝通方式。合資企業辦公室秘書在與領導相處過程中要善于觀察，了解自己領導的性格與處事方式，形成適合的溝通方式。在與性格冷靜的領導相處與溝通時，辦公室秘書要多聽領導的意見和建議，對待自己的工作認真仔細，努力做到萬無一失，一段時間后就會逐漸得到冷靜型領導的信任；在與有魄力的領導相處與溝通時，辦公室秘書可以大膽提出自己的想法和見解，必要的時候多多展現自己的才能，此種性格的領導多數更賞識性格開朗、善于自薦的工作者。但凡事都要把握一個“度”，過度展現可能會起到反作用。

雖然秘書接觸的領導性格十分多樣化，但只要秘書人員能夠按時完成任務，不斷思考與學習，以及應用巧妙的溝通方式，都會得到領導的賞識與信任。

二、合資企業辦公室秘書與同事的溝通方式

（一）尊重他人，真誠相待。尊重是待人處事的前提，尊重他人也是尊重自己。辦公室秘書在與自己的同事相處過程中，一定要尊重他人的隱私，不在背后議論他人，并且不輕易聽信謠言。當與同事在工作中出現分歧時，一定要善于傾聽他人的想法和觀點，切不可一意孤行。只有做到真誠待人，才會得到對方的信任，從而為自己營造積極的工作環境。

（二）誠實守信，寬以待人。誠信是人與人建立信任的基礎，在與同事的相處過程中，要樹立誠信的觀念，做到“言必信，行必果”。答應別人的事情一定要按時做到，如果有特殊原因沒有完成，要誠懇地向對方解釋。當與他人產生矛盾時，要懂得寬容，主動與他人化解矛盾，積極取得他人的理解。

（三）謙虛謹慎，注意團隊合作精神。在工作中如果遇到困難，要虛心地向自己的同事請教，不要覺得害羞或者不好意思；同時，當自己的同事遇到難題向自己尋求幫助時，辦公室秘書也要給予對方力所能及的幫助。在日常工作中，作為辦公室秘書，要善于整合大家的意見和建議，相互配合，發揮各自的優勢和特長，加強團隊精神，這樣才會使公司的業績蒸蒸日上。

三、合資企業辦公室秘書與客戶的溝通方式

辦公室作為合資企業的職能部門，其主要的工作就是接待客戶，而負責接待工作的主要是辦公室秘書。因此，掌握熟練恰當的溝通方式，是加強公司與客戶之間信任度的重要方面。同時，辦公室秘書也是合資企業的形象代表，如果缺乏良好的溝通技巧，不但不會取得客戶的信任，而且會加劇矛盾，造成不必要的損失。在與客戶溝通的過程中，辦公室秘書要注意以下技巧：

（一）注意個人形象。好的外表會增加對方對自己的好感度，辦公室秘書作為公司的形象代表，要格外注意自己的個人形象。得體的打扮、禮貌的用語、規范的禮儀都是辦公室秘書的必要條件。無論客戶是何種身份，辦公室秘書都要微笑相待，給客戶留下好印象。

（二）耐心傾聽，積極協調。辦公室秘書在與客戶溝通交流時，需要關照對方的情緒，做到耐心傾聽。特別是當對方帶有負面情緒時，秘書要做耐心的聽眾，了解客戶的需求，并分析問題所在，找到能夠幫助客戶解決難題的方法。如果暫時無法解決問題，應該靈活運用溝通方式與技巧，穩定客戶的情緒，進而慢慢商談解決辦法。對于蠻橫、不講道理的客戶，辦公室秘書要隨機應變，使用緩兵之計，委婉地勸說對方，切忌激化矛盾。

四、結語

綜上所述，合資企業辦公室秘書的工作紛繁復雜，要想在復雜的工作中做到得心應手，恰當的溝通方式是必不可少的一項技能。有效的溝通方式不僅會營造輕松愉悅的工作環境，而且會促進各項工作的順利展開，即使在公司面臨難題時也會變得迎刃而解。因此，公司秘書要時刻牢記溝通原則，熟練掌握溝通方式，協調領導積極做好工作。