企業公文審核精益管理之我見

文/長沙鐵路實業發展有限公司綜合部 王玲

公文審核是公文處理的重要環節，是文稿送交單位負責人簽發前的關鍵性程序。它前承擬稿環節，后啟簽發流程，在整個公文處理過程中有著十分重要的地位，直接影響著公文的質量。

公文文稿的審核工作一般由辦公室經驗豐富、水平較高的文字秘書負責，主要對文稿內容、政策界限、事實數據、實施舉措、決策意圖、條理結構、文字表達、行文程序、公文格式等方面進行全面的審核。公文審核是公文起草工作的延續，是對公文的進一步完善，是確保公文質量的關鍵環節，是一項非常嚴謹細致的工作。對公文審核的精益管理主要從以下幾方面入手。

一、審核政策界限是否清晰

公文作為傳達政令的工具，其本身具有強烈的政策色彩，這就要求公文審核人員要把講政治放在首位，不斷強化政治觀念和政策意識，把好政策關。政策界限的審核主要看公文所反映和體現的基本立場、觀點，所提出的意見、措施、辦法和要求以及所得出的結論，是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律法規，是否符合上級機關的指示精神；同現行有關規定是否銜接，有無矛盾之處。文稿中的內容有無政策界限不清，或把政策界限規定得過死、過寬的情況；有沒有黨政不分、內外不分的問題。對于因情況變化需要對原有政策作出變更或提出新的政策規定的，是否與有關部門協商溝通。文稿中的觀點、提法是否正確，提出的工作意見、要求、措施和辦法是否切實可行，有無主觀武斷或者片面的、絕對化的問題。文稿中所下的結論是否恰當，理由是否充足，收文機關是否能夠接受。

如果公文內容與法律、法規和政策不一致，審核人員應提請起草單位（部門）弄清情況，根據法律、法規和政策會同有關部門修改完善。特別是對規范性文件，要本著成熟一個出臺一個，不成熟的，堅決不呈批或發文，以免引起不必要的混亂。

二、審核決策意圖是否明確

決策既是集思廣益的結果，又是領導集體智慧的體現。從行政決策和行政執行方面看，領導意圖就是今后單位發展的大政方針。因此，公文文稿所承載的決策內容，一定程度上就是領導意圖的體現，也是制發文件的出發點和落腳點。對決策意圖的審核就是要保證公文觀點明確體現領導意圖，保證公文承載的內容與領導集體和領導者思路的一致性。

決策意圖的審核主要把握兩個方面：一是要結合決策會議的記錄或者會議紀要，結合領導人的表述，力求使領導決策精神在公文文稿中得以充分展現。二是要審核公文的引文和引言部分，保證領導的決策表述原汁原味、不差分毫。

三、審核實施措施是否可行

實施措施是公文的主體所在，也是公文審核的著力點之一。實施措施的審核主要看公文所列措施內容是否切實可行，各種措施的依據是否真實充分；各種措施之間是否符合邏輯，各種概念是否恰當準確；各種措施或具體事項由哪個部門執行，誰是負責人，怎樣執行，有怎樣的期限和要求以及對這些具體要求交代得是否明確，是否會出現相互推諉扯皮的現象。有了周詳恰當、切實可行、具體明確的實施措施，便于公文的運行和貫徹執行，防止公文成“一紙空文”。

四、審核結構條理是否清晰

公文的實用性相當強，印發公文的目的就是明確收文單位在閱讀完公文后，知道干什么，怎么干，什么標準。這就要求公文的表述一定要清晰明了。因此，結構與條理在公文中的重要性尤為突出，也是公文審核的環節之一。

結構條理的審核主要看公文的層次是否清晰，條理是否清楚，中心是否明確，重點是否突出。公文一般采用“憑-析-斷”的結構，“憑”是公文的目的，常用“為了”“依據”“遵照”等詞語，表述清楚行文的根據和目的；“析”是公文的主體，具體安排任務，部署工作，是公文的核心部分，占有比較大的篇幅；“斷”是在公文最后提出的希望和要求，起強調作用。這樣的結構布局已經成為了固定的式樣，較為周密嚴謹。公文主體部分的容量較大，篇幅較長，很難理出頭緒，造成模糊不清的現象，影響公文內容的表達。為了保證條理清晰，通常采用序數的辦法來區分層次。結構嚴謹、條理清晰的公文，給收文方領會公文精神、實踐公文內容帶來許多便利。

五、審核文字表達是否得體

公文是一種通過文字來傳達政令的重要工具，文字使用的準確性和簡潔性是其最基本的要求。同時，公文又是一種特殊的文體，有常用字句和固定的書寫方式。根據行文規則的要求，公文文字要觀點明確，表述準確，力求精練，而且要字詞規范，樸實無華。因此，在公文的審核中，對文字的要求是嚴謹而細致的，要求審核人員以一絲不茍、嚴肅認真的科學態度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿準確運用公文語體，達到以記述為特征，以實用為目的，使每一個字都有每一個字的作用，每一句話都有每一句話的力度。文字表達的審核主要看措辭是否準確，表達是否周密，文字是否流暢；文件中的觀點、思想、意見和主張是否完整、明確體現了公文的內容和整個的行文意圖；文句段落的內容是否概念準確、判斷恰當、合乎邏輯。文字的表述是否上下一致，前后一致，有無上下、前后矛盾的問題；語法修辭是否合乎規范，句子是否通順完整，有無詞搭配不當、詞序不對或成份殘缺等現象；篇幅長度是否適宜，有無空話、套話，有無錯別字、生僻字、怪字；使用的標點符號是否正確規范，有無濫用省略和簡稱等現象。

在尊重并保持公文原意的前提下，敢于負責地對語言文字方面存在的問題做一些技術處理，淘汰那些與主題無關的內容和詞句，刪掉那些空話、套話、廢話和多余的沒有典型意義的材料，加工、潤色那些不莊重、不準確、不嚴謹、不規范的語言。通過精雕細刻，使公文主題更加鮮明，語言更加精煉，篇幅更加簡短，成為“精品”力作。

六、審核公文格式是否規范

公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文時，要嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》，認真審核公文的規格樣式及其組成要素。

公文格式的審核主要是看行文名義是否得當，文種使用是否合適；標題是否規范完整，發文字號、發文機關是否準確；上行文要審核其簽發人、會簽人姓名是否注明，“請示”公文中是否在附注處注明了聯系人的姓名和電話；主送機關與抄送機關的主次地位有無混淆和重復標注；有無附件，附件名稱及其順序與所附原件及其順序是否一一對應；涉及緊急或秘密事項的文件緊急程度或密級的標定是否恰當；人名、地名的引用是否準確，文稿中引用公文的標題、發文字號是否齊全；數字使用是否準確規范，成文日期、印章、印發傳達范圍是否符合規定；版記是否全面。公文體式的準確規范，單靠核稿人員的把關是不夠的，還要強化擬辦人員的責任。審核人員要將審核把關中發現的問題和錯誤及時通報擬辦人員，提出糾正建議，促進大家共同養成注重質量、講究規范的良好習慣，從而減少差錯，不斷提高辦文質量和效率。