信息技術環境下辦公室管理工作效率提升初探

文/中國地質大學（武漢）外國語學院 宋干鋒

“管理效率”主要是指在組織中經由管理而實現的資源轉換為價值的比率。就管理效率的特性而言，有效性是管理效率的前提，管理必須以效果為指向。辦公室管理一般包括管理服務職責和綜合協調職責，學院辦公室服務對象是學院級別的廣大師生員工，組織與秘書崗位工作包括本單位的黨務及人事兩大方面的管理與運作。兩大方面都有很多具體的工作要做好安排，包括對各種會議的籌備與參加、會議資料的整理與準備、各類文案的撰寫、組織及人事方面政策文件，條例法規的上傳下達、基層人員各類信息的歸總、上報、存檔等。做到及時協調安排好學院的黨務、政務的各類活動，順利推進并達到良好效果需要組織與人事秘書在日常工作中必須做好對本職工作的合理規劃，注重工作效率的不斷提升。

辦公室是一個單位的對外窗口，展現的是相關單位的對外形象，高效、規范的辦公室工作運作將為本單位帶來良好的口碑。過去人們到一些行政單位的辦公室辦事，一般要等管理人員在大量的紙質文件資料里進行長時間的翻找和信息核對才能進行辦理。而現代條件下的政務中心辦公人員可以直接通過電腦和互聯網進行相關信息的核對和業務辦理，包括對辦事者的信息核實等業務處理程序都可以通過電腦技術快速完成。這些都應歸功于基于互聯網技術的各類電子文件的合理分類管理技術和計算機強大的查詢處理功能。譬如，對于組織和人事管理來說，管理人員不應該在電腦里很長時間翻找不出特定人員某一方面的組織或人事檔案信息。充分利用電腦技術，類似的信息處理都可以在很短時間內快速完成，這樣才能使電腦管理功能最大化，從而最大化地提升辦公室的管理工作效率。

一、大類管理

涉及兩種及以上類別的辦公室管理工作建議采用大類管理的模式進行。譬如組織與人事秘書崗位所涉及的組織與人事兩類內容相對獨立，可以在電腦及線下辦公室文件歸檔時以一類根目錄（文件夾）的方式進行文件建檔管理。這樣管理人員在進行日常文案資料的歸檔貯存、查詢、調取等方面就可以分類進行，不至于在兩者相混的海量資料里耗時耗力地找尋而使工作效率低下。另一方面，組織秘書崗位所涉及的兩個方面的工作有時相互關聯、相輔相成，共同為學院的教研工作的有序展開服務，譬如學校對學院二級、三級黨政負責人的組織任命、包括黨員在內的學院教職工各類信息的統計、上報等內容，既涉及組織部門也一定要在人事部門進行備案等。此類工作可以綜合院務管理的性質，通過設立第三個一類根目錄（文件夾）來進行日常管理。根目錄（文件夾）大類文件資料管理能最大程度區分學院黨務、人事、政務之間的邏輯關聯，在進行辦公室日常資料的處理中大幅度提高工作效率。

二、次等級縱向及橫向目錄管理

大類管理是辦公室管理工作的整體框架構建，而分層次的次級目錄類別管理則是管理工作大廈框架構建下的各類支撐結構，而分門別類放在這些支撐構架中的文案資料則構成了管理工作大廈的內容和實質。日常工作中對于這種管理大廈里各種類別資料的存貯、調取及取舍處理則構成了辦公室管理工作運行的全部。因此，大類管理類別下的各類次等級管理資料分類的合理性則是提升辦公室日常管理工作效率的關鍵。由于辦公室的各類文檔資料整體上包含不同的年份資料及同一年份相關工作的方方面面，因此對于辦公室文案資料的管理可以在大類管理的基礎上采用按年份、月份時間先后對各類次等級文案資料進行縱向管理，同時輔以文案資料種類性質為特點的橫向管理，以此類推，構織整個辦公室管理工作的經緯脈絡。

譬如對于組織與人事工作來說，在組織工作的大類管理目錄（文件夾）下可以分設“2018年度組織工作”“2017年度組織工作”“2016年度組織工作”等命名的次級目錄（文件夾），而在每一年份的目錄（文件夾）里再設立“黨費管理”“黨員管理”“黨課教育”“紀檢工作”等組織工作相關方面的下一等級目錄進行資料管理，而在這些不同類型的文件夾里就可以按發生的不同月份先后分別貯存管理各類相關文案資料。譬如在“黨費管理”文件夾里可以貯存管理各黨支部特定年度1-12月份的黨費繳存情況等。當然在“黨費管理”文件夾里也可以進一步以下一等級的目錄（文件夾）方式細分貯存管理各個黨支部本年度12個月份的黨費繳存情況等。以此類推進行整個組織工作文案資料的分類貯存管理。人事工作、學院政務大類內部的文案管理也可以按相同分類方法進行，從而構架起整個組織人事管理工作的管理架構，增強日常工作管理的條理性和邏輯性。

三、充分利用電腦互聯網的查詢、編輯功能，提高辦公室工作管理效率

在互聯網技術下，通過電腦強大的查詢功能，在海量陌生的信息中查找自己需要的資料是完全可以實現的。曾有管理人事工作的管理人員在撰寫文案報告的過程中急需負責教務工作的同事手頭上的關于教師的評教信息資料，而恰逢周末，這位同事又不在辦公室。在獲得了這位同事許可的基礎上，這位管理人事的管理人員進入他同事的電腦系統，在幾乎完全不了解這位管理教務同事業務資料的情況下，通過電腦的關鍵詞查詢功能，在很短的時間內成功拿到了自己所需的資料。在日常的辦公室工作管理中，很多情況都需要管理人員能夠快速、及時提供業務資料，互聯網技術下，電腦強大的信息查詢、處理功能也是管理人員必須學習和熟練掌握的操作技巧之一。

四、結語

“高管理效率企業（單位）通常具備高素質的勞動力，同時能在生產過程中更好使用和發揮人力資本的優勢。”對辦公室某一特定管理崗位的工作來說，管理技術和管理經驗同等重要。新入職的管理人員可能因不熟悉業務流程與要求而做不好當前工作，而老員工則可能因不太懂電腦技術而使工作效率大打折扣。兩者都需向對方學習，從而實現相互間業務能力的提升和工作效率的提高。從事辦公室工作的管理人員應從全局觀、技術及思想的創新性等方面加強修養意識，提高管理效率。