高等學校人事檔案專項審核存在問題及對策

文/烏蘭察布醫學高等專科學校 劉淑靜

高校人事檔案是高校生在校期間綜合表現的記錄，也是高校生踏入社會尋找工作的名片，隨著高校對于人才持續不斷的大力培養，相應的人事檔案工作得到的關注也越來越多，對于高校人才人事檔案的管理和使用標準也不斷加強，但同時在高校人事檔案的專項審核工作中也發現了諸多問題。如何及時優化與解決這些問題，促進高校人事檔案管理與使用工作的進展，幫助高校培養更優秀的人才，成了眼下高校人事檔案管理工作中亟待突破的瓶頸。

一、高校人事檔案專項審核工作中出現的問題

（一）檔案信息存在弄虛作假現象。在高校人事檔案專項審核工作中，由于辦事人員的審核不嚴格，監督人員的監管不力，檔案提供者的素質較低，出現了許多弄虛作假的現象，諸如：有些人檔案中的出生年月日在不同時期的不同檔案中記錄不一樣；有些人的檔案中關鍵處信息涂改明顯，有較大偽造嫌疑；甚至有些人為了自己的方便與利益，不惜通過非法手段偽造學歷證書、學位證書等。這些現象致使高校人事檔案存在嚴重的不真實性，檔案中的信息可信度令人擔憂。

（二）檔案管理工作不到位。在高校人事檔案的管理工作中，由于相關部門不夠重視，沒有做好檔案管理重要性的宣傳，管理人員配備不符合國家標準，管理制度不夠完善。有許多高校檔案管理部門的領導粗略地認為高校人事檔案管理只是看管好檔案室、做好檔案調配工作等，其實按照國家標準，每1000份人事檔案，就需要配備一名專業的檔案管理人員，但實際情況卻是，多數高校為幾千份以上的人事檔案只配備了1到2名檔案管理人員，有些檔案管理人員甚至是非專業的兼職人員。這些原因致使高校人事檔案管理工作十分不到位，出現了諸如檔案丟失缺失、檔案擺放無序等問題，導致了后續檔案補充工作量的提升。

（三）檔案信息填寫不規范。在高校人事檔案的實際審核工作中，多數人事檔案出現了填寫不規范的現象，致使后續要進行相應的修改、重填等工作，給高校的人事檔案審核工作帶去了較大的重復工作量。例如，與高校畢業生的學歷、學位等相關的資料，一般包括學籍信息表、在校成績單、畢業生信息登記表、畢業證書、學位證書等，由于在填寫時相關指導工作沒做好，致使有些資料信息填寫錯誤，諸如沒有相關部門的蓋章、缺少簽字、忘了寫日期、日期錯誤等等。

（四）學歷認證與審核速度慢。在學歷認證與審核工作方面，相關部門由于溝通協調不到位，致使學歷認證需要耗費較長的時間，審核速度較慢，且由于辦理流程繁瑣，所需資料繁雜，許多畢業生要多次往返于原學校及各認證部門之間，給畢業生們帶來了很多不方便。

（五）部門間工作交接效率低。由于高校人事檔案的建立和完善需要諸多相關部門的交接，而各部門工作人員的檔案服務意識不夠統一，加上相關負責領導對于檔案管理工作的重視度不足以及各部門間的具體工作職責不夠明確，致使許多部門配合度不高，交接效率較低，導致檔案審核工作進行緩慢，繼而引發諸多問題。

二、高校人事檔案專項審核工作存在問題的相應對策

（一）提高檔案審核人員專業度，加強審核。高校檔案管理部門需要加強在人事方面的建設工作，通過增加業務培訓和引進更為優秀的專業人才，提高檔案審核人員的專業度，確保相關審核流程的規范化進行，加強監管，對于在檔案中出現的弄虛作假現象可以加大懲處力度，嚴格審核，提高審核工作的效率，降低審核結果的失誤率，增強人事檔案中信息的真實度和可信度。

（二）增強檔案管理人員重視度，嚴格管理。在高校人事檔案的日常管理中，相關部門要加強教育宣傳，增強管理人員對人事檔案管理的重視度，保證檔案管理調配工作做到位。檔案管理人員一方面需要加強檔案資料的檢查工作，在高校人事檔案的檢查工作中一旦發現檔案資料有問題的，要及時反映給相關審核部門。另一方面，還需要認真對待檔案資料的鑒別分類保存工作，對新建立的檔案的管理，要保證其完整與齊備，對于一些補充資料的擺放保存應該做到先分類再處理。

（三）加速檔案審核部門制度化，明確職責。高校人事檔案相關審核部門制度不完善，職責不明確，導致高校人事檔案專項審核工作中出現過多問題。相關領導應該重視各部門制度的完善化，確保各部門職責明確，保證各部門間交接工作的流暢進行，并且根據工作需要，及時為各部門增添工作人員，幫助提升整體檔案審核工作的效率。

三、結語

從高校畢業生角度來看，許多事情涉及個人檔案的使用，如果無法及時提供個人檔案，則管理機構將拒絕辦理相關證明。因此，高校人事檔案是十分重要的，提升審核工作的規范度，加強審核工作的監管力，加速審核部門的制度化，提高審核工作的質量與效率，是十分有必要的。