職業學校學生檔案管理存在的問題與對策

學校檔案的建立和保存對職業學校來說是非常重要的，檔案管理工作是體現學校教學質量和管理水平的重要標準，其作用日益凸顯，成為學校管理和發展的關鍵性信息資源，有助于強化學校建設，有利于促進學校就業、教學質量的提升，不僅是學校重要的財富，還是國家與社會發展的源泉。

一、職業學校學生檔案管理的現狀

近年來，我國職業學校學生檔案管理工作有了改善和進步，但不可否認的是，目前仍有一些職業學校對學生資料管理工作的認識度不高，他們雖然收集了很多資料和檔案，但沒有充分發揮檔案職能，對其做充分綜合利用和開發工作，這足以說明檔案資料的利用程度比較低，完全沒有發揮檔案管理的作用。

二、職業學校學生檔案管理存在的問題

（一）信息收集不全面。我們知道，現在是信息化時代，信息化為檔案管理的技術和手段提供了重要保障。與此同時，對管理人員的水平和素質也相應提出了更高的要求。目前很多職業學校沒有聘請專業的檔案管理人員管理學生檔案資料，大部分由班主任或者學生輔導員作為兼職來擔任此項工作，他們沒有接受過專業的管理培訓，缺乏檔案管理經驗和基本技能，再加上學生管理工作本身就比較繁多，而且還有其他工作需要做，所以就很難有充足的時間在檔案管理工作上下功夫，從而導致了檔案管理工作效率低，檔案信息收集不完整；再者，很多職業學校從一開始對于檔案管理工作的認識就不到位，他們錯誤地認為以后學校畢業踏入社會后使用到檔案的機會很少，不會對學生的人生造成負面影響，因此他們對學生檔案管理的重視度不高，信息收集工作做的不夠好。

（二）檔案管理人員素質較低。由于職業學校檔案管理人員基本上不是專業出身，學歷較低，缺乏多元化的知識，而檔案管理是一項繁而雜的工作，其任務量大，這就導致他們無法在管理上做的細致，缺乏創新思維能力，這是不符合工作要求的，從而可見，缺乏專業的檔案管理專業人才，也是影響檔案管理工作順利有序進行的一個問題。

（三）不健全的管理制度。首先，職業學校對檔案管理工作不夠重視，他們對檔案認識度不足，缺乏管理意識，大部分職業學校在檔案管理上沒有設立單獨的編制，沒有建立專用的檔案資料庫房，很多檔案管理直接交給學生或者班主任來管理，這就無法保證檔案材料的完整性、安全性和規范性。其次，有關于職業學校檔案管理方面的法律法規很少，基本上是些較簡單的規定，這就無法滿足現實需求。

（四）教學檔案材料較分散，結構層次復雜。首先，在檔案資料管理這塊，沒有充分利用計算機處理檔案數據，只是簡單地輔助人工管理檔案實體，這種傳統的管理模式不僅增加了紙張的成本，而且使得檔案材料比較分散，查找起資料來比較困難。其次，職業學校課程學科多，材料內容豐富，層次結構復雜，教學材料比較分散，從而使這些教學檔案資料收集起來任務比較重。所以，在整理教學檔案時，要多加小心，注意其準確性。

三、解決職業學校學生檔案管理問題的措施

（一）加強信息化建設，實現現代化檔案管理。首先，學校要加大對檔案管理宣傳的力度，宣傳依法治檔，提高全體教職工的檔案法制意識。學校可以開展關于檔案方面的講座，或者利用多媒體或者校園網站來加強對檔案的宣傳，從而增強他們的檔案意識同，實現檔案法制深得人心。其次，運用信息化技術的作用，來實現適合本校情況的檔案管理系統，比如說，學校可以聘用專業的檔案管理人員，他們利用先進的信息設備來實現對學生情況的動態記錄和實時更新。

（二）建立健全的檔案管理制度。各學校要根據《中華人民共和國檔案法》以及各級各類檔案管理辦法的要求，結合學校的實際情況，制定出符合職業學校的相關制度和辦法，明確工作職責，使學校檔案管理工作更加規范化。

（三）為檔案管理的有效實施提供可靠保障。設立專門的檔案室，購置電子檔案錄入設備，如計算機、打印機、掃描儀等，在檔案管理各環節配備必需的工具用品，另外要建立校園網絡，實現現代化網上辦公。

四、結語

綜上所述，職業學校全體人員必須提高對檔案管理工作的重視，認識到檔案管理工作不僅有利于對學生的培養和有助于以后學生就業，而且有利于提高職業學校的管理水平，從而推動了職業學校的進步和發展。