畢業季學生檔案轉遞問題分析

一、畢業生檔案轉遞是學生檔案向人事檔案轉變

學生檔案是指本校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。根據“檔隨人走”的人事檔案管理原則，高校檔案管理部門要及時向用人單位、人才中心等部門轉遞學生檔案。學生畢業后若不選擇繼續求學深造，其所在高校將在其學生檔案中放入該生的報到證，并將檔案轉遞至該生就業單位或人才交流機構，此時的學生檔案正式成為人事檔案，后期還有可能成為干部人事檔案。

由于國家相關政策，規定學生畢業后若暫時找不到就業單位，其檔案可由學校免費保管兩年，兩年內可開具報到證。部分畢業生將檔案留置學校，即使找到工作也沒有及時辦理轉檔，錯過了辦理報到證的時間。然而學校保存的是學生檔案，像轉正定級、職稱評定等相關事宜只有依托人事檔案才能辦理。高校通過畢業生檔案轉遞完成學生檔案向人事檔案的轉變，為學生走向社會傳遞好交接棒。

二、畢業生檔案轉遞工作特點

（一）轉遞時間緊。每年7月是高校畢業生檔案轉遞的高峰期，學生畢業典禮一般在6月中下旬舉行。畢業典禮前存在學生學籍信息變化、學籍材料更新的問題，畢業生寄檔工作往往從6月中旬開始。由于很多單位的工作報到時間是7月，工資、工齡的計算也從7月開始。關系到學生的切身利益，高校在7月初必須寄出學生檔案。因此畢業生檔案轉遞準備工作時間只有20多天，學生檔案管理部門要完成應屆畢業生的提檔、畢業生材料的接收、檔案袋的密封、檔案寄送信息的審核等系列工作。

（二）接收材料多。檔案轉遞過程中一個重要的環節是畢業生材料的歸檔。畢業材料主要包括成績單、畢業生登記表、報到證、學位授予材料等，研究生還有學位論文評審材料，黨員有組織發展材料，部分學生還有獎懲材料、資格證登記材料、體檢材料等。大部分高校的畢業生人數在幾千人次，“211”“985”類高校本科、碩士畢業生達到上萬人次。筆者所在的華中科技大學每年本科、碩士、博士畢業生將近1.8萬人，畢業生接收材料近7萬份。

（三）信息更新快。檔案寄送信息是檔案轉遞中的重要要素，主要為寄檔單位、寄檔地址、聯系方式等，一般由院系或學生自己填報，高校就業部門統計并確認。該類信息有著極大的不確定性，例如學生先填報檔案暫緩寄送，等收到公務員、選調生錄用通知后需要將檔案寄送至報考地。部分畢業生存在就業單位改變的情況，隨之要更改檔案寄送地。還有部分學生的檔案寄送地址不詳或錯誤，需要補充或者更改。這些工作都將集中在檔案轉遞工作的后期完成，往往需要修改多個版次才能滿足學生需求，同時需要保證信息準確無誤，對檔案管理工作者是個極大的挑戰。

三、畢業生檔案轉遞工作應對措施

由于各高校之間學生檔案的管理機構不同，管理水平差異，畢業生檔案轉遞工作存在不同程度的問題。筆者根據轉遞工作的特點，并結合和自身所在高校的工作經驗總結如下幾點應對措施：

（一）加強檔案轉遞宣傳。學生檔案工作通常是高校的非核心重點工作，然而該項工作涉及學生就業，在維護學校穩定、保持學校就業率、提升學校社會影響力方面起到一定的作用。高校檔案機構應該充分利用這些特性，爭取校領導對檔案工作的重視，獲得院系及相關行政部門的配合與支持。檔案機構可以通過校園廣播、校報、網站、微信公眾號等媒體平臺，普及學生檔案知識；可以通過舉辦特色檔案日活動，強化公眾檔案意識；可以制作小視頻，利用生動的案例，讓學生了解學生檔案的作用與重要性；可以通過參加就業部門舉辦的畢業生輔導員溝通協調會，向院系解讀畢業生檔案轉遞工作要點，為在畢業季順利完成學生檔案轉遞工作打下基礎。

（二）材料歸檔責任到人。畢業季院系歸檔材料時間緊、種類多、基數大，容易出現材料錯裝、漏裝的問題，給畢業生后期帶來麻煩。檔案機構必須制定專人負責畢業生檔案轉遞工作，統籌安排材料歸檔時間，解決突發情況。由于畢業生材料大多產生于院系，材料歸檔由輔導員完成，然而畢業季院系需要處理的事情多，輔導員有時將檔案工作推后完成，或者不積極配合，有的甚至交給學生處理，再加上輔導員的頻繁更換，對畢業材料歸檔造成極大困擾。檔案機構應該設定院系學生檔案管理員，選擇人員相對固定的學工組長、辦公室主任等，并將學生檔案工作納入考核考評范圍。檔案機構盡量要求學生檔案管理員現場督促材料歸檔工作，并在歸檔清單上簽字。歸檔材料環節由檔案專員及院系學生檔案管理員負責，盡量做到零失誤。

（三）規范填報轉遞信息。2015年4月，人社部聯合中國郵政集團公司發布文件，學生檔案寄送方式由機要通信改為EMS郵政快遞。機要與快遞的郵寄方式有很大的不同，機要由機要專員轉遞，專員一般比較固定，因此只要單位準確就可以順利送達。而EMS郵寄方式接收人員不固定，代收、滯留快遞點的情況時常發生。面對轉遞方式的改變，檔案機構要規范畢業生寄檔信息要素，與就業部門聯合對院系及學生個人普及檔案轉遞信息的填寫。保證單位詳細到部門，地址詳細到街道，并提供接收人及接收電話，以此杜絕因寄檔信息不全而發生的退檔、檔案遺失情況。

（四）建立學生檔案管理系統。目前市場上可選擇的高校檔案管理系統很多，但是大部分高校檔案管理系統都是根據《高校檔案管理辦法》中歸檔門類來設計的。學生檔案不同于綜合、科研檔案，系統需要記載學生個人信息及歸檔材料情況，具有信息更新頻繁、痕跡管理突出的特點，對于學生檔案材料的歸檔、利用、轉遞過程要有清晰的記錄。尤其對于檔案轉遞記錄都要有效保存，這就需要一套專業系統化的管理軟件。該系統需要與學校的就業部門管理系統對接，采集畢業生寄檔信息，并對院系和學生公布，以便院系批量審核及學生本人核對，減輕畢業季檔案管理員核實寄檔信息的壓力。學生檔案屬于個人隱私，建立系統還應充分考慮數據安全問題，防止數據泄露給學生及學校帶來不必要的麻煩。

（五）督促落實送達情況。由于畢業生數量龐大，工作周期短，難以做到萬無一失，管理人員也無法一一落實檔案送達接收情況。大部分高校檔案機構都開放了寄送查詢系統，公布檔案接收單位、接收地址、接收人、接收電話、寄檔時間、EMS快遞單號或機要號信息。然而畢業生往往缺乏檔案意識，忽略了檔案送達情況的落實。因此，檔案機構要借助通訊平臺，給畢業生群發短信，或通過關注微校園，給畢業生推送消息，提醒學生主動查詢檔案是否安全抵達接收地，對于錯寄、漏寄等問題及時發現，及時補救。此舉能有效降低檔案失效、檔案遺失等問題的概率，確保學生檔案安全抵達。