人事檔案電子化管理探究

文/吉林省疾病預防控制中心 孟爽

一、人事檔案管理模式的發展形勢

人事檔案中蘊含著豐富的資源信息，能提供一個人的基本資料、學習經歷、工作狀況等信息，可以為調動員工、安排工作等提供參考。就今天的發展而言，它也可以算作是大數據中的一部分，蘊含著豐富的人事信息，在經濟社會活動中發揮著巨大的作用。以往的人事部門一般采用較為傳統的紙質表格裝檔案袋的方式進行管理，但隨著經濟社會的發展，這種模式的弊端逐漸顯現。如今越來越多的人事管理部門采用電子化的方式實現人事檔案的信息化管理。

（一）人事檔案管理目前存在的問題。首先，人事部門沒有對檔案的電子化管理給予充分的重視，很多人還沒有從原始的文件式的傳統慣例觀念中擺脫出來，不能及時轉變觀念，跟上時代的發展步伐，只重視文件的管理，對于一些電子文件則采取順其自然的態度，對電子信息沒有及時收納和整理，導致電子信息在流傳過程中丟失，造成工作效率低下。同時也可能發生信息被他人盜取的現象，給工作帶來巨大的危害和損失。其次，沒有相關管理規范制度的制約，這樣就非常容易形成信息不全、個人信息斷裂，存在漏洞、不足等現象。很多人事檔案管理存在材料較為簡單，流于表面形式的現象，例如只收錄個人的姓名、年齡、電話、學習和工作經歷等信息，這樣就容易存在信息價值量小，沒有提供有效信息等問題。

（二）電子化管理的優勢。電子化管理是一種全新的、開創性的信息化管理模式，這種模式是即時的、方便有效的。它可通過網上交流的方式實現信息的迅速收集，非常方便快捷。同時會大大提高工作效率，同時存貯方便，不易發生磨損、破壞等現象。同時有需要補充修改的信息也可以隨時隨地進行修改，方便信息的管理。總的來說，電子化管理的模式在信息的收集、管理、存貯方面都存在著巨大的優勢，可以切切實實提高工作效率以及使用價值。

二、人事檔案的電子化管理策略

（一）對于電子化管理給予充分重視，推進其普及發展。科技不斷發展，互聯網正在更大范圍內被使用，智能手機也在不斷普及，人事檔案管理的相關部門應該看到這一點，積極轉變思維，采用電子化的管理方式，這不僅能夠節約時間，降低成本，還可以更好地實現對各類信息及時有效的收集管理。如今的管理離不開互聯網和科技的發展，因此必須加以重視，才能在信息化的浪潮中贏得競爭優勢。

（二）培養一批電子化管理人才。現在存在的問題是先進的設備有了，但是對復雜龐大的檔案數據信息進行有效的管理卻是一個很大的問題。這是一個亟待解決的問題。因此每一家公司，一家醫院，企事業單位等必須培養一批專門進行電子化管理的人才，招收人才，進行培訓。首先招收的人才一定是精通互聯網和計算機技術的人。必須掌握日常工作中所需要的一些收發文件，軟件操作技術。其次還要具備良好的責任感和耐心。引導他們充分利用先進的計算機、互聯網對單位的檔案信息進行高效的管理。

（三）建立健全相關制度進行規范。對人事檔案的信息管理確立明確的規范制度，對信息進行有條理的整理。同時還要成立相關部門對其進行維修和維護。以保證人事檔案信息管理系統的正常運行和使用，定期對系統進行維護和檢查，發現問題及時補救，避免出現因病毒感染造成信息丟失的狀況。因此必須加以有效的重視。

三、結束語

人事檔案管理是隨著科學技術不斷發展創新的，與科學技術聯系密切，不可分割。在發展過程中會不可避免地遇到一些問題，例如制度上的阻礙、實施中的困難等。但不能阻止其不斷向前發展推進。人事檔案電子化管理模式以其自身具有的獨特優勢在不斷地向前發展推進，這是人事檔案發展過程中的總趨勢。我們要跟上時代潮流，緊隨其發展變化，與時俱進，充分挖掘人事檔案的價值，為工作和社會活動提供更高水準的服務。