新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理的思考與實(shí)踐分析

文/陽(yáng)泉師范高等專科學(xué)校 姚鳳華 王曉琴

學(xué)籍管理是有關(guān)行政教育部門最為基本以及常規(guī)的工作，同時(shí)學(xué)籍指的是學(xué)校對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程的記錄，它對(duì)于維護(hù)整個(gè)學(xué)校的正常教學(xué)秩序，穩(wěn)定校園的生活有著重要的作用。

一、高校學(xué)籍檔案管理方面存在的問題

近些年來，由于學(xué)校希望能夠不斷向前發(fā)展，學(xué)校的專業(yè)數(shù)量大量增加，從而使得整個(gè)學(xué)校的人員越來越多，學(xué)生的學(xué)籍檔案也在逐步增加，而從大部分高校情況看來，一個(gè)管理者需要管理同一個(gè)專業(yè)許多不同的班級(jí)，那么就有幾百個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案需要監(jiān)管，有時(shí)候甚至?xí)霈F(xiàn)同一個(gè)管理者，管理同一個(gè)專業(yè)而學(xué)生卻存在于不同年級(jí)的情況，學(xué)生的增加意味著學(xué)籍檔案的增加，導(dǎo)致學(xué)校的管理者出現(xiàn)“松、散、軟”的情況，這種情況非常不利于高校對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展。

（一）加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的監(jiān)管力度。曾經(jīng)有學(xué)校出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，正常情況下學(xué)生違紀(jì)，都是會(huì)受到相應(yīng)的處分，由于學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案的管理力度不夠，導(dǎo)致學(xué)生在受處分的情況下順利地完成了畢業(yè)，而畢業(yè)的學(xué)籍檔案上沒有提及任何關(guān)于處分的條例，這種現(xiàn)象在當(dāng)今的高校十分頻繁，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)生對(duì)于學(xué)校的管理?xiàng)l例視而不見。所以學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)于學(xué)籍檔案的管理力度，及時(shí)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行相應(yīng)的抽查，發(fā)現(xiàn)相關(guān)的管理人員存在著對(duì)于學(xué)生的檔案不能夠進(jìn)行完善以及整改的情況，要及時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行勸阻，同時(shí)對(duì)學(xué)生的處理力度也要進(jìn)一步加強(qiáng)，只有這樣才能完善整個(gè)高校管理制度。高校的學(xué)生也不會(huì)存在對(duì)高校的管理?xiàng)l例視而不見的現(xiàn)象，維持好高校的管理模式。

（二）家長(zhǎng)要時(shí)刻了解以及反饋學(xué)生的狀況。家長(zhǎng)是學(xué)生的啟蒙老師，同時(shí)每一位家長(zhǎng)都不希望自己的孩子犯錯(cuò)，長(zhǎng)大做一些破壞社會(huì)的行為，所以家長(zhǎng)要配合學(xué)校一起教育學(xué)生，發(fā)現(xiàn)學(xué)生出現(xiàn)違反校園的規(guī)定的現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)該及時(shí)匯報(bào)老師，讓老師對(duì)學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)的處分，使學(xué)生在自己的處分中認(rèn)識(shí)到自己的錯(cuò)誤，同時(shí)對(duì)于錯(cuò)誤進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，那么長(zhǎng)大也就不會(huì)出現(xiàn)破壞社會(huì)的行為。

（三）老師應(yīng)加強(qiáng)管理高校學(xué)生學(xué)籍檔案。老師基本上每天都會(huì)見到自己班上的學(xué)生，對(duì)于自己班上的學(xué)生出現(xiàn)的狀況可謂了如指掌，那么若發(fā)現(xiàn)自己班上的學(xué)生出現(xiàn)一些違反校紀(jì)校規(guī)的行為，應(yīng)該及時(shí)予以制止，同時(shí)要上告學(xué)校，讓該學(xué)生能夠得到相應(yīng)的處罰，同時(shí)認(rèn)識(shí)到自己的錯(cuò)誤。作為班級(jí)的班主任，應(yīng)該時(shí)常去學(xué)生檔案管理的地方對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在違反校規(guī)的情況而相關(guān)的管理人員又沒對(duì)其檔案進(jìn)行填寫，應(yīng)該及時(shí)上報(bào)學(xué)校，讓學(xué)生受到相應(yīng)的處分。

二、新形勢(shì)下對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理對(duì)策分析

最近幾年，教育部門以及省教育廳先后發(fā)布了《高等學(xué)校學(xué)生獲得學(xué)籍以及畢業(yè)證書政策告知》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)高等教育學(xué)籍學(xué)歷信息安全管理的通知》等等制度，對(duì)于高校的學(xué)籍檔案提出來新的要求，有助于加強(qiáng)高校對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍信息的管理力度。

（一）突出學(xué)籍信息管理的教育新功能。高校對(duì)于學(xué)籍信息的管理是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，同時(shí)對(duì)于高校來說，思想教育以及相應(yīng)的管理工作都應(yīng)該是相輔相成的。那么學(xué)籍信息的管理制度就要做到嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。僅僅依靠管理的制度，只會(huì)運(yùn)用相關(guān)的行政手段對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，僅僅只對(duì)學(xué)生的行為進(jìn)行規(guī)范，這是不夠的，反而會(huì)空乏無力，有時(shí)候甚至?xí)?dǎo)致學(xué)生出現(xiàn)叛逆的心理，不僅僅不利于學(xué)生的身心發(fā)展，反而會(huì)誘發(fā)學(xué)生錯(cuò)誤的思想行為，從而使學(xué)生錯(cuò)誤越來越多。因此，對(duì)于學(xué)校實(shí)施學(xué)籍管理的相關(guān)工作中，必須對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息管理進(jìn)行強(qiáng)化，學(xué)校的高層管理人員、各學(xué)院的輔導(dǎo)員以及各個(gè)班級(jí)的班主任甚至是學(xué)生本人，都應(yīng)該對(duì)此情況進(jìn)行角色交換，對(duì)于學(xué)生出現(xiàn)有關(guān)違規(guī)違紀(jì)的行為，要及時(shí)地對(duì)學(xué)生做好相關(guān)的思想教育以及引導(dǎo)學(xué)生向正確的方向發(fā)展，從而能夠從根源上讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到自己的錯(cuò)誤，在今后的學(xué)習(xí)中能夠嚴(yán)格的要求自己，這一點(diǎn)不僅僅達(dá)到了學(xué)校的要求，也有助于學(xué)生今后的發(fā)展。

（二）學(xué)校要堅(jiān)持以學(xué)生為本，轉(zhuǎn)變學(xué)生的管理理念。學(xué)生是國(guó)家的未來之星，是國(guó)家的棟梁，對(duì)于學(xué)生的錯(cuò)誤學(xué)校不僅要指出，同時(shí)要對(duì)學(xué)生的管理給予糾正，對(duì)學(xué)生的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格的管理。同時(shí)在對(duì)待學(xué)生的態(tài)度方面，要有耐心地教導(dǎo)學(xué)生，從而能夠引導(dǎo)學(xué)生走向正確的道路，通過相關(guān)的實(shí)踐證明，只有教師對(duì)學(xué)生具有“愛生情”，那么老師才能贏得學(xué)生的尊重，因此，對(duì)于老師來說，要懂得去熱愛學(xué)生，在學(xué)生有困難需要幫助的時(shí)候要及時(shí)地予以幫助，同時(shí)在學(xué)生處理問題方面要做出正確的引導(dǎo)，懂得尊重學(xué)生。曾經(jīng)有一個(gè)案例，有一位學(xué)生一直成績(jī)都非常的優(yōu)秀，有一次考試中，學(xué)生的成績(jī)下降了，而且下降的程度非常大，而老師并沒有問清楚學(xué)生成績(jī)下降的原因，直接把學(xué)生叫去了辦公室，一開始對(duì)學(xué)生的態(tài)度就非常不好，那么這位學(xué)生也就沒有把自己成績(jī)下降的真正原因告訴老師，從而導(dǎo)致學(xué)生與老師的關(guān)系一度惡化，非常不利于學(xué)生發(fā)展。同時(shí)老師也應(yīng)該懂得去寬容學(xué)生，有時(shí)候?qū)W生需要的不是挨罵，而是老師對(duì)于學(xué)生的關(guān)愛，盡管學(xué)生做錯(cuò)了事情，老師第一件要做的事情應(yīng)該是了解學(xué)生犯錯(cuò)的前因后果，同時(shí)盡可能地與該名學(xué)生聊天，詢問學(xué)生相關(guān)的情況，進(jìn)而對(duì)于學(xué)生的錯(cuò)誤做出相應(yīng)的引導(dǎo)，學(xué)生就不會(huì)出現(xiàn)一錯(cuò)再錯(cuò)的情況，同時(shí)對(duì)于學(xué)生今后的發(fā)展也是非常有利的，因?yàn)閷W(xué)生從這個(gè)過程中發(fā)現(xiàn)了老師對(duì)其是關(guān)愛，而不是批評(píng)。

（三）學(xué)校應(yīng)該運(yùn)用相關(guān)創(chuàng)新的方法對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案管理方法是，把學(xué)生的學(xué)籍檔案統(tǒng)一放在一個(gè)檔案室里面，而門口只有一個(gè)人對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)視，而現(xiàn)如今的高校檔案管理模式出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)管理者看守的是一個(gè)學(xué)院或者一個(gè)專業(yè)的全部檔案，這存在著許多的漏洞，比如說對(duì)于老師檢查檔案的方面，一般管理者看到是老師就會(huì)將其放進(jìn)去檢查檔案，這對(duì)于當(dāng)今的模式發(fā)展來說，并不利于檔案的管理，這從中也體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)于檔案的管理力度仍然不足夠，所以學(xué)校應(yīng)該運(yùn)用創(chuàng)新的方法對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理，例如可以應(yīng)用電子檔案，對(duì)重要的檔案進(jìn)行相應(yīng)的備份等等，當(dāng)然也可以運(yùn)用國(guó)外的檔案管理模式對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理。這不僅能夠促進(jìn)學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案的監(jiān)管，同時(shí)也有助于學(xué)生的發(fā)展，學(xué)生不會(huì)因?yàn)閷W(xué)校對(duì)于檔案的管理力度不足而出現(xiàn)學(xué)生畢業(yè)后回學(xué)校找不到自己的檔案等等的情況。

三、結(jié)束語(yǔ)

從目前的高校發(fā)展模式來分析，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理的力度仍然不夠，漏洞非常多，所以學(xué)校要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理方面做出相應(yīng)的改善，完善容易出錯(cuò)的地方，這樣才能夠促進(jìn)學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案管理的發(fā)展。