PDCA循環知識管理在某三甲醫院科技檔案規范運用的體會

文/云南省玉溪市人民醫院 趙云焰 王淑華 許斌 劉燕 張錫光

衛生部《三級綜合醫院評審標準與評審細則》中明確規定醫院檔案管理的晉級達標是評價等級醫院的重要標準，我院作為省內首家地州級三甲綜合醫院，對醫院檔案尤其是科技檔案工作給予高度重視。醫院知識管理是對醫院臨床醫療及衛生管理過程等所有知識進行收集、整理，并建立知識的應用、創造、貢獻、共享等一整套有效的機制集中管理，本文就PDCA循環知識管理在醫院科技檔案管理中的具體應用進行分體總結，以進一步提高醫院科技檔案的管理水平。

一、醫院情況簡介

某三甲醫院是一所集醫療、教學、科研、預防保健為一體的三級甲等綜合醫院。該院綜合檔案擁有27172余卷（件）檔案。醫院高度重視信息化建設和檔案信息資源管理工作。曾被國家檔案局授予“國家級科技事業單位檔案管理”；省檔案局授予“科技事業單位檔案管理省級先進”單位和“省檔案工作‘八項工程’科技事業單位檔案建設五星級”單位并獲驗收五星證書；市檔案局和玉溪市人事局授予“玉溪市檔案系統先進集體”；被市委辦公室、市政府辦公室評為檔案工作目標管理一等獎。信息化作為公立醫院改革的基礎性工程，醫院立足現實，以三甲醫院評審標準為目標，重視醫院檔案尤其是科技檔案管理工作，通過運用PDCA循環知識管理方法將科技檔案管理需要與知識管理理念相融合，規范三甲醫院的科技檔案管理。

二、PDCA循環的概念

PDCA循環首先由美國質量管理專家休哈特博士提出的，戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環。其概念是將質量管理分為計劃（plan）、執行（do）、檢查（check）、處理（act）四個階段。在知識管理過程中做出計劃、實施、檢查并觀察實施效果，將成功的納入標準，不成功的留待下一循環去解決。任何一項符合邏輯的管理工作都可以采用PDCA循環方法。

三、PDCA循環在醫院科技檔案管理中的運用

（一）PDCA循環計劃階段（Plan）。根據科技檔案的歸檔要求制定科學合理的檔案管理制度和計劃并實行集中統一管理，各課題組負責人具體落實檔案收集整理，科技檔案兼職管理人員負責驗收和歸檔。科技檔案歸檔計劃中，要讓課題負責人明白要做什么該怎樣做，檔案管理人員則必須知曉 PDCA循環方法在科技檔案管理過程中的所有步驟，能夠按計劃熟練進行科技檔案分類以及歸檔等操作。醫院層面要求定期開展科技檔案管理知識的培訓并建議將科技檔案管理的內容、步驟納入每年度的全院技能知識競賽題庫，以考促記，以考促用，盡量使大家掌握科技檔案管理的具體內容和程序。

（二）PDCA循環實施階段（Do）。醫院科技檔案是指在臨床醫療中進行科學研究、新業務新技術開展等活動中形成的表格、圖紙、文字材料、統計數據、病例圖片、實驗數據、診斷數據、影像資料等科技文件材料。完整的科技檔案包含科研立項書、項目任務書、經費預算書、實驗記錄本、結題報告書、成果評價證書以及相關合同、查新咨詢報告書、發表論文、論著、知識產權、專利、學術報告、推廣應用、獲獎證書等一系列全套材料。一項科技課題在結題驗收以后，要求將以上檔案材料由課題負責人收集整理，檔案管理人員審查后，及時填寫保管期限，注明密級并盒裝歸檔。凡是由幾家醫院共同協作完成的科研項目，由牽頭醫院保存完整的全套件檔案，參加協作醫院除保存與自己承擔有關的科技檔案正本以外，應將復制本送交醫院保存。存檔材料在收集過程中要求真實、完整、有效，同時所有原件材料均須留有一份復印件分別保存，以保障在特殊情況下（如遺失、災害等）科技檔案的安全和利用。

（三）PDCA循環檢查階段（Check）。醫院成立科技檔案管理監督機制，組成醫院科技檔案管理領導小組，由全院檔案兼職人員和各科技項目課題組負責人組成。科技檔案部門對各科技檔案的收集整理實行現場控制，對課題負責報送的科技檔案進行科學的分類、編目、登記、統計和必要的加工整理，發現問題及時解決，以免產生科技檔案歸案不全、不符合要求等問題。也可讓科技課題組成員指出發現的問題并提出建議，找出問題和不足，總結經驗和教訓，再依據相關的問題和建議對科技檔案的管理計劃提出針對性整改方案以及具體措施，對照計劃階段的目標要求檢查實施的情況和效果，及時發現和找出計劃執行過程中的問題，分析原因并及時糾正，做到檔案管理質量的標準化。

（四）PDCA循環處理階段（Action）。定期開展相關考核，這是PDCA循環在檔案管理中的重要階段，在該階段中醫院檔案管理部門對科技檔案在歸檔過程中的工作進行總結分析和考核，針對考核結果提出相應的整改措施，并將下一步工作的重點計劃上報領導決策，形成自下而上，再由上而下的反饋系統，遵循PDCA的基本原則在每一次的循環中解決一部分問題，使科技檔案管理逐漸規范化，不斷提高管理水平。在此階段，科技檔案部門應在全院進行必要的調查和建立借閱檔案的統計制度，加大對科技檔案的利用力度，定期對科技檔案的密級進行審查，根據上級的規定，及時調整密級，對于一些應用價值高的、易于向基層醫院推廣應用研究成果及時進行推廣，擴大科技成果利用與交流的范圍，有效實現醫院科技檔案信息資源的開發利用。

四、結束語

知識管理是知識經濟時代和網絡信息高速發展對管理提出的新要求，醫院作為知識密集型學術專業機構，在PDCA循環理論中引入知識管理成為必然的管理趨勢。醫院PDCA循環知識管理以科技檔案作為重要的知識資源，以知識管理為導向、以科技檔案管理為核心建立新的醫院檔案知識管理模式，由此提升醫院科技檔案管理的質量，促進醫院檔案管理的發展。