辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理解析

文/山東省濟(jì)寧市中醫(yī)院 陳金霞

信息是醫(yī)院重要的組成部分，記錄醫(yī)院實際發(fā)展情況，同時還儲存大量技術(shù)資源，是醫(yī)院科研工作開展的重要科學(xué)依據(jù)，可以更好地發(fā)展醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)。近些年我國醫(yī)療衛(wèi)生體制不斷發(fā)生改革，也在積極迎合信息化管理趨勢，醫(yī)院檔案管理工作開始呈現(xiàn)自動化和信息化等特征，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實施醫(yī)院檔案管理工作，可以改進(jìn)傳統(tǒng)的管理模式，這也是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展的需求。

一、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的基本特點

（一）工作效率比較高。醫(yī)院工作內(nèi)容非常復(fù)雜，涉及非常廣泛的范圍，很多醫(yī)院管理人員需要分類、整理和歸檔紙質(zhì)檔案，工作任務(wù)量非常大，但是管理水平比較低，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理自動化之后，管理人員可以計算機(jī)技術(shù)合理處理檔案資料，資料的查詢和提取過程也變得更加便利，醫(yī)療信息檢索和歸檔速度得到極大程度的提高。

（二）實現(xiàn)資源共享。醫(yī)院各個部門都是分散保管檔案，因此很難提高檔案的完整度和有效性。在辦公自動化環(huán)境下，利用科學(xué)管理手段可以提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，在瀏覽檔案信息的時候，可以提高查找速度，同時可以保證信息的準(zhǔn)確性，也可以利用電腦查找其他部門的醫(yī)療信息，打破距離的限制，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)辦公自動化可以針對檔案使用管理設(shè)置一定權(quán)限，提高檔案的保密性。

（三）儲存方式更加安全。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案都是紙質(zhì)的，不僅會占據(jù)較大的空間，可能還會發(fā)生受潮和失火等問題，保存時間也比較短暫，如果長時間保存，就很難完整地保存檔案資料，文字或者影響資料也會變得更加模糊，降低檔案管理質(zhì)量。在辦公自動化環(huán)境下，可以避免上述問題，節(jié)省工作人員用于檔案管理的時間，也可以節(jié)省出更大的空間，延長檔案使用壽命，使醫(yī)院檔案管理水平不斷提高。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）存在安全隱患。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷高速發(fā)展，每個行業(yè)都要注重信息保密性工作。醫(yī)院檔案管理工作尤其需要注重文件的保密性，因為電子文件形式不夠具體，也沒有簽名和字跡等，人文因素很容易影響到電子文件，文件內(nèi)容很容易被篡改，保密性比較差。醫(yī)院檔案管理關(guān)系到病人的病例和個人信息等，如果泄露了任何一方面的信息，就會造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，尤其是病人電子病例的文字和圖片等信息，一旦泄露就會影響到病人的隱私權(quán)，降低醫(yī)療的安全性。

（二）缺乏信息化檔案管理體制。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理信息化技術(shù)不夠成熟，軟件和硬件的設(shè)施設(shè)備都不太齊全，無法順利地開展辦公自動化檔案管理工作。雖然很多醫(yī)院已經(jīng)開始重視自動化檔案管理工作，也開始投入更多的人力和物力以及財力等，但是因為缺乏科學(xué)管理體制，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作缺乏科學(xué)性，醫(yī)院美育建立檔案自動化的管理平臺，雖然投入很大，但是卻無法獲得相應(yīng)的回報，導(dǎo)致醫(yī)院的人力和財力資源被極大地浪費。

（三）管理人員缺乏專業(yè)性。很多醫(yī)院發(fā)展檔案管理信息化的過程中沒有投入充足的資金，同時也沒有培訓(xùn)醫(yī)院管理人員有關(guān)文檔的管理知識和操作技能，導(dǎo)致很多管理人員仍舊利用傳統(tǒng)的文檔管理習(xí)慣和管理理念，只是簡單地利用計算機(jī)技能，沒有關(guān)注整體的自動化環(huán)境，也沒有建立專業(yè)意識。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的措施

（一）提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)包括硬件和軟件以及數(shù)據(jù)材料等，需要保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性和可靠性等。但是醫(yī)院檔案的信息可能會被泄露，因此醫(yī)院相關(guān)工作人員需要保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)，保證信息的安全性，避免盜取、篡改信息。因此辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理，需要有效地保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各環(huán)節(jié)，使辦公自動化平臺不斷完善，加強建設(shè)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，完善操作流程，要求每一個操作人員需要按照規(guī)章流程完成工作，保證信息的安全性。

（二）完善檔案信息化的管理制度。為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的自動化水平，醫(yī)院需要保證檔案管理制度的信息化和現(xiàn)代化，醫(yī)院需要科學(xué)地制定檔案的標(biāo)準(zhǔn)和制度，保證整套系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性和科學(xué)性。醫(yī)院檔案管理工作包括信息的收集和整理以及歸檔、鑒定等流程，針對每一項基礎(chǔ)工作都要設(shè)置完整的管理制度，利用這些制度管理嚴(yán)格把關(guān)醫(yī)院歸檔材料的手續(xù)和表述等方面。此外醫(yī)院需要統(tǒng)一規(guī)定文件的處理，設(shè)置統(tǒng)一的格式規(guī)范，保證檔案管理制度的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化等，逐漸提升醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)。我國醫(yī)療事業(yè)不斷高速發(fā)展，出現(xiàn)很多新內(nèi)容，與此同時檔案信息也不斷增多，管理起來也越來越復(fù)雜。因此醫(yī)院需要重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，招聘專業(yè)性檔案管理人才，加強培訓(xùn)現(xiàn)有的管理人員，保證他們熟悉檔案管理法規(guī)和管理工作內(nèi)容，使每個管理人員都可以深入了解自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容，可以熟練利用各種辦公軟件，并且具備嫻熟的檔案管理知識。最后需要提高檔案管理人員的檔案管理意識，完善檔案管理工作體系。

（四）加強基礎(chǔ)設(shè)備管理。自動化檔案管理工作的基礎(chǔ)就是基礎(chǔ)設(shè)施管理，因此醫(yī)院需要根據(jù)自身實際情況，集中力量加強建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，加大力度投資醫(yī)院檔案管理工作的軟件和硬件，結(jié)合經(jīng)濟(jì)實力引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，醫(yī)院要加強已有設(shè)備的運維管理，定期保養(yǎng)以后的設(shè)施，及時解決發(fā)現(xiàn)的故障問題。提高全員檔案管理意識，使檔案管理工作的數(shù)字化水平不斷提高。檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)占據(jù)重要的地位，各級醫(yī)院都要加強檔案管理數(shù)字化工作，將其作為工作重點，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)工作和醫(yī)院醫(yī)務(wù)建設(shè)工作，進(jìn)行同步規(guī)劃。此外醫(yī)院可以定期組織各種活動，例如參觀學(xué)習(xí)等，可以有效地宣傳檔案管理自動化工作，有利于更好地落實辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作。

（五）構(gòu)建醫(yī)院檔案的自動化體系。辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理，需要充分發(fā)揮出現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的作用。醫(yī)院需要利用先進(jìn)的技術(shù)手段完善自動化檔案管理體系，及時輸入文件，促進(jìn)系統(tǒng)識別檔案資料的內(nèi)容。醫(yī)院需要加強建設(shè)檔案管理的辦公自動化，順利開展醫(yī)院自動化檔案管理工作。檔案的應(yīng)用價值比較高，其中有些資料非常珍貴，和醫(yī)院未來的發(fā)展具有密切的關(guān)系，因此在建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的時候，需要保證信息的安全性，同時派遣專業(yè)人員負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的安全性，采取加密處理技術(shù)和防火墻等方式，嚴(yán)格管理檔案信息，保證檔案信息資料的安全性，更好地保護(hù)病患的隱私。辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，要加強保護(hù)檔案信息的安全性，針對管理工作提出明確的規(guī)定，這樣可以利用計算機(jī)技術(shù)使醫(yī)院檔案管理工作自動化水平進(jìn)一步得到提高。

四、結(jié)束語

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院要提高檔案管理工作的信息化，利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新管理模式，完善檔案管理制度，注重提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展提供有效的服務(wù)。