“互聯網+”視角下學校檔案管理研究

文/福建省福鼎市第一中學 朱國忠

近年來信息技術的高速發展，已經開始改變社會各個領域的生產、管理方式。學校作為我國社會事業單位組織結構的重要組成部分，大數據、云計算、移動互聯等技術優勢廣泛應用對學校的檔案管理產生了很大的影響，由于承擔著為學校提供教學、科研、管理等相關信息的重任，如何融合“互聯網+”數據化、信息化、智能化等特點，彌補傳統檔案管理的不足，實現對檔案管理模式的創新，更好為校園管理信息需求方提供服務，是當下校園檔案管理改革的一項重要課題。

一、“互聯網+”對校園檔案管理的影響

（一）“互聯網+”是大數據時代檔案管理的需要。檔案所涵蓋的內容除了傳統的專業背景、就職履歷等外，還必須加入心理行為、個人風格、處事手段等新型元素，數據信息的增長及處理要求檔案管理模式也要適時創新，如果不能有效地管理這些數據，不僅會導致學校人事管理、考核、任免等方面出現偏差，還會失去關鍵的戰略發展機會。依據“互聯網+”系統，可以對上述的當事人所提供的信息進行任意的創建、組合，并根據需求，隨時、隨地地開展檔案信息查詢、修改、交互反饋，大大提高檔案管理的效率。

（二）“互聯網+”使得校園檔案資源的共享和信息反饋得以實現。“互聯網+”帶來資源共享的廣泛性和及時性。檔案查詢者可以利用互聯網平臺隨時隨地查找所需的檔案資源并進行檢索、交流互動等，檔案管理者則可以實時從網站中隨時提取、上傳、修改人事資源，為查詢者提供相關查詢信息，了解查詢者的查詢行為，如人事專業背景、研究傾向、評測數據、心理特征的最新動態等，從而實現查詢和管理的雙向實時反饋。

（三）“互聯網+”實現了檔案與查詢者、管理者的三向互動，使得檔案的各項功能得以充分體現。各種形式的資源方式及人機交互功能有效提高查詢者檢索檔案信息的效率。互聯網平臺的后臺評測系統可以對查詢者在線檢索和交流互動過程產生的信息流進行采集、整理，對提交的檢索信息進行分析統計，將統計信息反饋給查詢者，并提供智能化建議，查詢者可以通過系統反饋的數據和評測結果了解自己對于信息檢索的程度，及時調整和改進自己的查詢需求。網絡中整合的交流互動平臺能給查詢者以充分的提問和交流空間，查詢者可以利用所獲得的信息對自己的檢索認知層進行重構，從而大大提高檔案功能的有效性。

二、基于“互聯網+”視角的校園檔案管理策略

（一）創建“互聯網+”智能化檔案管理系統。檔案資源具有的海量的數據信息需要創建數字化、智能化的互聯網計算機系統來進行檔案管理工作，實現管理與技術的有效融合，才能提高檔案管理的效率和質量。管理者在管理反饋模塊中可以及時了解查詢者的各項行為信息，比如檢索時長、檢索對象、檢索板塊、互動頻次等，統計反饋檢索效果，為后繼的檢索展開打好基礎。

（二）把握“互聯網+”模式的整合方式，實現傳統管理和現代技術的有效融合。“互聯網+”作為一種技術手段，對學校檔案管理的科學高效起到了重要的輔助作用，但在管理中仍需要重視傳統管理手段，信息的交互反饋最終還是需要以人為主體完成。因此把握好傳統管理和“互聯網+”系統輔助管理的關系尤為重要，厘清“互聯網+”系統在整個管理環節中的切入點，實現線上和線下的有機融合，打破線上信息與線下反饋相閉合的格局，實現信息共享的最大化，為查詢者提供最優服務。

（三）分級管理檔案信息，實現信息查詢的層次化。根據學校檔案管理主體的多元化特點和信息保密需要，在“互聯網+”系統中建立賬號管理和加密級別模式。根據查詢者的個人權限查閱相關檔案信息，對檔案資料按保密級別進行分類管理，查詢者可以通過賬號授權查閱檔案信息資格，同時在賬號管理頁面中設置私人信息庫，提供個人信息資料及設置查詢需求信息。管理者可以定期對留言信息進行匯總和梳理，并及時發布檔案信息的更新，從而實現管理和查詢的互動。

（四）培養專業化的檔案管理人員。檔案管理者的素質關系到“互聯網+”系統運用的有效性，直接影響學校檔案管理工作的質量和效率，因此在深化學校“互聯網+”信息化管理手段時，需要同時提高檔案管理人員的素質及信息化運用能力，使其具備專業化的管理理念和技術，并能在實際的檔案管理中熟練運用，實現效率和質量的雙向統一。學校可以根據單位結構和人員比例等要素實現檔案管理人員的合理配備，依靠省、地、市的各級檔案管理部門建立科學合理的專業培養制度，依據專家指導、專業進修和專業培養等手段培養一批具備較高專業素養的檔案管理人才。

（五）創建不同單位間檔案信息的共享渠道，實現資源共享。在傳統的檔案管理特別是人事檔案管理工作中，資料的共享性是一個難以解決的問題。不同學校單位的檔案信息資源系統一般具有很強的獨立性，管理也不夠科學規范，因此檔案資料的利用率大大降低。依據“互聯網+”系統可以將不同學校單位的檔案管理內網系統有效銜接，實現檔案資料的大數據共享，讓不同學校、不同領域的群體或個體都能夠在網絡上同步檢索檔案信息和使用，使檔案資料能夠發揮出最大的價值。