檔案工作電子化管理研究

文/郴州市第十五中學(xué) 曾黎

檔案工作的電子化管理產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案的內(nèi)容涵蓋了各個歷史階段工作的成果，與一般文獻(xiàn)一樣也具有重要的歷史價值。特別是檔案工作電子化管理的正式實施，讓電子檔案也具有了法律效力，眾多工作者也開始探索檔案管理工作中的電子檔案管理的實踐策略。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀

近年來，檔案管理工作受到了越來越多單位和組織的重視，在硬件設(shè)備上更是加大投入，信息化基礎(chǔ)設(shè)施明顯改善，辦公自動化應(yīng)用逐漸成為一種普遍的現(xiàn)象。在電子檔案管理工作中開發(fā)了一系列辦公自動化軟件，輔助文件的收發(fā)文處理和電子歸檔等工作，基本上實現(xiàn)公文的網(wǎng)上傳遞、辦理和內(nèi)網(wǎng)的移動辦公。在檔案管理人才方面，通過積極組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，檔案工作者的信息化應(yīng)用水平有所提升，通過對各種辦公信息化系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，讓檔案工作者可以熟悉使用各種計算機軟件，這些都為我國檔案電子化管理工作的開展打下了基礎(chǔ)。

二、檔案信息電子化的優(yōu)勢與不足

檔案信息電子化，意味著檔案工作者基于特定的辦公自動化系統(tǒng)，在計算機上就能夠完成電子文件的起草、修改、排版、定稿、印發(fā)工作，節(jié)省了整個文件的制作流程，再加上所有的信息是以電子形式顯示在計算機上的，只需要輕輕點擊鼠標(biāo)和鍵盤就可以進(jìn)行修改、復(fù)制、多個版本的儲存的特性，節(jié)省了工作者的時間和精力。檔案信息的電子化工作只需要一臺電腦，減少了對紙張、筆等的使用，減少對寶貴自然資源的消耗，為檔案管理工作節(jié)省了大量的開支。檔案電子化具有眾多優(yōu)勢，也很容易實現(xiàn)，但在具體的工作中仍舊出現(xiàn)了一系列的問題：首先，電子檔案的保存缺乏歷史延續(xù)性，電子檔案管理作為一種新興事物開展時間晚，在這之前的工作缺乏責(zé)任主體，大多是誰的資料誰保存，在長期的機構(gòu)改革、崗位調(diào)整和工作移交過程中資料部分丟失。其次，電子檔案應(yīng)用沒有科學(xué)的共享機制，在單位的不同部門中由于工作需要經(jīng)常要共用到某些文件和資料，但是因為缺少科學(xué)的共享機制，導(dǎo)致各個部門檔案資料散存在各處，一旦需要就大范圍地進(jìn)行借閱和查找，影響工作效率與質(zhì)量。最后，電子檔案的儲存格式不統(tǒng)一，這樣就導(dǎo)致工作人員在使用檔案時出現(xiàn)“文件打不開”“文件已損壞”“格式不支持”等問題，影響電子資料的使用。

三、實現(xiàn)檔案管理電子化的實踐策略

（一）實現(xiàn)檔案管理電子化，應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。針對檔案電子化工作市場上開發(fā)出了不同種類的軟件系統(tǒng)，不同的單位由于工作性質(zhì)和自身實力等因素，可能使用了不同的工作系統(tǒng)，由于軟件工作服務(wù)不一致為當(dāng)下的檔案管理工作帶來了一系列的不便。為此，檔案工作應(yīng)該建立起一套標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作模式，規(guī)范、有序地應(yīng)用軟件，在具體工作中多考慮工作細(xì)節(jié)內(nèi)容

（二）實現(xiàn)檔案管理電子化，要逐步建設(shè)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫。逐步建設(shè)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是檔案電子化管理的核心，也是這項工作開展的基礎(chǔ)。通過建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，將計算機上存儲的資料信息進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)的集合，為工作者檔案信息的查找、登記、更改提供了極大的便利。為此，部門內(nèi)部一定要統(tǒng)一認(rèn)識，軟件開發(fā)人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的開發(fā)時應(yīng)該充分了解本部門工作的內(nèi)容和特點，做好與檔案工作者的交流工作，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來源和類型，進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和數(shù)字化處理、歸檔，為之后的工作打下基礎(chǔ)。

（三）實現(xiàn)檔案管理電子化，要加強管理、做好安全工作。安全工作是檔案信息電子化管理的一項重要內(nèi)容，檔案工作者要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，采取如加密、備份等具體措施，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保護(hù)重要文件內(nèi)容的保密性。特別是在電子文件的保存方面，注意不同存儲介質(zhì)的特點，電子文件一般要遠(yuǎn)離水分、灰塵、磁場等，定期進(jìn)行檢查、備份，以保證電子文件的完整和安全。

（四）實現(xiàn)檔案管理電子化，應(yīng)該加強人才管理和培訓(xùn)工作。人才是一個組織的靈魂，工作者素質(zhì)水平的高低直接影響了工作最終成果。對于檔案信息電子化工作也是這樣，要想推動這項工作的開展，就需要加強人才管理和培訓(xùn)工作。首先，為檔案管理工作積極引進(jìn)專業(yè)性人才，更新部門的人才結(jié)構(gòu)。再者，應(yīng)加強對內(nèi)部員工的領(lǐng)導(dǎo)和培訓(xùn)工作，定期傳授一些檔案管理、信息技術(shù)基礎(chǔ)技能、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識，提高他們的整體素質(zhì)，以適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

四、結(jié)語

總之，檔案信息電子化管理要充分考慮單位的實際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，充分利用技術(shù)成果完善現(xiàn)有工作模式，提高檔案管理水平。