供排水業務檔案信息化管理現狀及對策

文/肅州區供排水總公司 周淑霞

城市供排水是城市基礎建設的一項重要內容，是保證城市正常運行的重要公共服務系統，為城市可持續發展提供重要的基礎性保障。隨著城市化、工業化進程的加快，城市供排水管理內容更為繁重，管理工作日益復雜。供排水檔案作為城市供排水建設和管理的真實記錄，做好供排水檔案管理，是城市供排水設施正常運行、維護和管理的重要保障。

一、供排水業務檔案特點

（一）歸檔周期長。供排水工程項目從工程立項、建設、運行以及后期維護過程中所形成的檔案資料都被納入了檔案管理之中，由于供排水基建工程投資規模大、參建單位多、建設周期長，一些大型供排水工程從立項到運行常常達數年之久，歸檔周期長的特點，客觀上增加了供排水檔案管理難度，傳統的檔案管理模式滯后于工程建設進度，不能準確反映工程建設狀況。

（二）業務范圍廣。供排水檔案管理不僅涉及供排水企業的相關內容，也包括與供排水有關的企業以及其他部門開展的與供排水業務有關聯的相關資料，這些相關資料在現代信息技術的應用和支持下，由紙質供排水業務檔案逐漸朝著電子檔案管理模式轉變，不僅涉及供排水企業及相關交易檔案資料，還包括供水業務檔案信息。

（三）信息化共享。隨著現代信息技術以及物聯網、互聯網在供排水企業檔案管理中的應用，供排水業務檔案逐漸向數字化、信息化方向發展，檔案信息資源實現了實時共享，打破了傳統檔案管理的地域、時空限制，極大地提高了電子檔案信息的利用效率。

二、供排水業務檔案信息化管理的意義

（一）有利于推動供排水事業發展。隨著工業化、城市化進程的加快，我國城市供排水事業發展取得了顯著成績，成為推動和保障城市現代化進程的重要基礎性工作。供排水檔案信息化管理，能夠及時將見證供排水事業發展歷程中的重要檔案資料進行信息化歸檔、管理和利用，為城市供排水事業的發展提供寶貴經驗借鑒和參考，推動供排水事業科學、健康發展。

（二）有利于供排水檔案資源開發。供排水檔案的價值在于其利用。檔案資源作為寶貴的信息資源，利用信息化技術手段，實現供排水檔案信息資源的數據庫建設，建立各種信息資源之間的內在聯系，建立供排水檔案信息之間的關聯，有利于發揮供排水檔案資源的聚合效益。例如，通過供排水工程建設、維護以及后期業務檔案資料的計算機查詢，及時獲得供排水工程項目的收益情況，為其他項目建設提供指導。

（三）有利于提升供排水檔案服務水平。傳統的供排水檔案服務具有較強的被動性，即主要是由檔案管理部門將檔案資料收集、整理歸檔后，坐等“上門”，服務的主動性不強。利用互聯網、大數據、云計算以及現代檔案管理軟件，能夠極大地提升供排水檔案管理的效率和服務的質量水平。例如，利用供排水大數據間的關聯性，提升檔案編研成果的質量，為供排水業務提供優質服務。又如，利用檔案信息網，及時做好檔案入卷、歸檔和查詢，極大地提升檔案查詢、檢索效率，提升用戶的服務體驗。

三、供排水業務檔案信息化管理對策

（一）夯實信息化基礎建設。供排水企業要高度重視檔案信息化管理工作，加大人、財、物的支持力度，夯實檔案信息化管理物質基礎，具體來說，就是要為檔案管理部門添置必備的網絡服務器、存儲設備、計算機、打印機、掃描儀，條件允許的企業，還應建立“一站式”供排水檔案信息資源共享服務平臺，為社會各界提供在線服務。此外，要注意檔案信息化的安全和保密，采用電子檔案信息“雙備份”，使用正版檔案管理軟件，定期做好軟件殺毒和系統升級，加強數據庫的信息安全。

（二）豐富檔案信息資源。供排水檔案信息資源是信息化管理的核心，離開豐富的檔案信息資源，檔案信息化就成了“無本之木、無源之水”。首先，是要利用高速掃描儀、數據壓縮等技術，將已經歸檔的傳統紙質介質檔案進行數字化，不斷增加檔案信息化資源。其次，與OA辦公系統銜接，及時做好供排水電子文件資料的采集和接收，按照信息化的標準和要求做好新增檔案的信息化歸檔、錄入和數據庫建設。再次，利用豐富的館藏檔案信息資源，做好供排水檔案信息資源的開發和利用，在“編”的基礎上，研究區域城市供排水事業發展特點，進行二次、三次文獻編研，提升檔案信息資源的編研質量，豐富館藏檔案信息資源。

（三）提升檔案人員信息素能。從目前供排水檔案從業者專業知識結構、年齡結構來看，普遍存在年齡偏大、檔案專業知識薄弱的問題，尤其是計算機信息技術的應用成為廣大檔案工作者的短板。為此，供排水公司應積極采取“請進來”“走出去”的方式，提升檔案工作人員的業務素能，尤其是計算機、網絡等信息技術的應用技能。一方面，通過邀請專家授課，以及計算機信息技術檔案應用領域業務專家或優秀骨干來企業現場講課。另一方面，選派檔案工作者赴先進地區或其他公司學習，開闊眼界，提升檔案信息化專業素能，為供排水檔案管理提供必要的知識儲備和支撐。