大型礦業集團管控型企業數字檔案館建設的探索與實踐

文/紫金礦業集團股份有限公司 邱巧艷

數字檔案館有著館藏資源數字化、信息組織網絡化、資源共享化、信息檢索便捷化的優勢，為信息資源提供廣闊存儲空間和利用空間，由眾多檔案庫群、資源處理中心、用戶群體組成，是內容管理系統、信息保存系統以及集成系統的結合，為大型礦業集團管控型企業提供資源信息收集、創建、管理、存儲、發布功能，優化檔案信息的真實性與完整性，為集團管控型企業提供集成服務。

一、數字檔案館建設中存在的問題

（一）傳統數字檔案館建設不充分。從傳統礦業企業為例分析，數字檔案建設不夠充分，企業沒有實現各業務系統的集成，由于礦業集團管控型企業業務系統數量與日俱增，檔案管理難度加大，現有的檔案管理系統無法與科研生產和業務管理系統集成，導致系統中的電子數據不能在第一時間內歸檔。有的企業在檔案館設計階段忽視了檔案管理工作的重要性，導致電子文件和相關數據無法被同步歸檔到檔案管理系統。而且，集團管控型企業電子文件管理不夠規范化，電子文件沒有成功變為電子檔案，管理方式不成熟，信息錄入不準確，缺乏有效控制手段，無法對檔案信息的準確性進行檢測。

（二）數據交互存在障礙。傳統礦業企業檔案館建設中，數據無法實現交互，有的企業在經營中會產生很多技術性文件，這些技術性文件面臨著分發問題。數字檔案館可以實現技術數據的傳遞，實現集團管控型企業聯合設計與開發。信息數據在交互的時候會受到工作標準的影響，數據接收和數據處理面臨不同解決方式，無法實現統一，部分集團管控型企業要求所有人按照統一標準執行，但是缺乏信息化建設規劃，數據依然不能在線交互。

（三）缺乏統一管理標準。礦業集團管控型企業缺乏統一的數字檔案館建設標準，導致各個單位使用不同的管理系統，雖然應用的是相同的軟件，但是各單位會結合自身實際情況對系統二次開發，導致各個單位之間的檔案管理系統無法互通互聯，信息平臺無法實現交互，資源互通存在難度。

二、加強集團管控型企業數字檔案館建設的有效途徑

（一）把握數字檔案館建設的重點，搭建統一框架模式。信息化背景下，數據是集團管控型企業的重要資源，檔案數據是檔案館建設的核心，業務系統當中原生電子數據的管理已經成為數字檔案管理的重點，企業進行檔案館建設時需要擴大收集管理范圍，完善數據歸檔工作。做好數據資源的分類，科學類數據包含自然科學和工程技術科學，開發出來的數據通過檢測后可以用于科學活動的原始數據。集團管控型企業在進行檔案資源建設時，需要關注業務系統數據的實時變化情況，做好數據管理與調試工作，確保管理質量與售后服務。1.大型礦業集團管控企業統一規劃管理檔案資源建設工作。特別是對于地域分布廣闊的礦業集團要實現遠距離管控遍布世界各地的企業，想要實現檔案資源共享，需要從集團頂層高度出發，對數字檔案館管理體制、數據結構、運行模式以及標準規范統一規劃，確定頂層框架，部署集團數字檔案館的具體實施步驟。集團管控企業有必要設置專門機構。集團管控型企業數字檔案館建設十分復雜且漫長，要求在集團總部設立專門管理機構，長期統籌規劃、指導監督檔案館的建設工作，確保集團檔案館建設有計劃有層次。2.搭建統一框架模式。集團可以從頂層入手，根據總體框架搭建出集團管控型企業數字檔案館總體架構模式，以此引導下屬企業數字檔案館的建設工作。礦業集團管控型企業內部加強信息資源的高效整合，使用信息管理技術與大數據技術，以滿足數字化設計歸檔需求為目的，完成數字檔案館系統開發，從企業內部局域網和信息服務平臺入手，做好信息服務架構，實現檔案、圖書以及情報的資源集成檢索，提高信息管理能力。建議企業搭建資源協同平臺，完成資源交互，實現各種型號產品之間的電子數據共享，推進PDM系統在異地的協同管理功能，使用時數據不用單獨導出導入，保證數據的完整性，提高工作效率。建議企業建立資源共享平臺，利用集體數據中心建設，推動數字檔案館建設，完成各單位檔案管理系統和集團檔案管理系統之間的聯通，建立接口標準，搭建集團層面的數字檔案資源共享平臺，形成矩陣式檔案館建設模式。結合企業的實際業務情況，整合各單位檔案資源，做好異地備份工作，為數字檔案館建設提供基礎條件。

（二）借助“云計算”以及“物聯網”等技術建設企業數字檔案館。1.礦業企業數字檔案館系統是借助“云計算”以及“物聯網”等先進技術形成的數字檔案館系列產品。礦業集團檔案系統以實現檔案安全保管基地、企業文化宣傳和歷史教育基地、檔案利用中心、檔案知識中心和電子文件（檔案）備份中心為目標，以建立檔案數據信息的全集成、全管控、全服務、全覆蓋、一體化、智能化、虛擬化為基礎，從管理體制、業務工作、制度規范和設施設備等方面進行建設的全方位的數字檔案館系統。2.系統可以實現與ERP、財務、人資、OA、合同、項目管理平臺等其他業務系統的無縫集成。與基礎平臺，包括統一身份認證、單點登陸、消息平臺等系統的集成；與其他廠商舊檔案系統的數據遷移。系統通過信息化手段，實現對組織的管理；通過總部集中的數據目錄，可對全公司范圍內的檔案數據進行維護，確保檔案數據的安全。系統實現了檔案展廳以及展廳的虛擬化；與庫房設施進行集成，實現智能庫房管理。此外，系統通過挖掘和推送等技術將數字檔案資源主動推送到利用者任何需要的地方，使得利用者可在權限控制范圍內享有查詢和閱覽服務。系統建立了檔案資源庫，其內容不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進一步擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機網絡連接成超大規模的知識庫。

（三）提供知識服務與主動服務。從礦業管理各業務需求的角度出發，實現服務內容的專業化和服務手段的人性化，進一步開發數字檔案館的系統知識管理功能，推送知識標簽和檔案信息，深入挖掘檔案資源的知識價值，尋找基本研發和工藝知識，推動業務的發展。主動提供服務，深入發掘原生電子數據，尋找隱性數據，實現隱性數據的顯性化，將雜亂的數據結構進行整理，分析海量資源數據，尋找數據之間的關聯，把數據變成可利用的信息，再將信息變成知識，將檔案服務嵌入數字檔案館建設工作全過程，讓企業開展各項工作更加順利。近年來，越來越多的大型礦業集團依托集團內部專線網絡平臺，與軟件公司共同研制了“數字檔案管理系統”，該系統初步解決了網絡環境下檔案信息資源的整合和分層共享，基本實現文檔一體化、館室一體化。企業遵循整體性、開放性、穩定性原則，不斷對檔案管理系統“收、管、存、用”各功能模塊進行擴展升級，成功將電子簽章技術引入檔案管理系統。還開發建設了若干數字檔案館管理子系統，包括檔案資源總庫管理系統、自助查檔系統、遠程查檔系統、智能編研系統等。該數字資源總庫管理系統確保信息資源的長期使用，保證信息資源的安全可靠，使用多個子系統通過不同的渠道，真正實現了資源分層共享，滿足不同專業用戶對檔案資源的需求。

三、總結

總而言之，我國數字檔案館建設已經被列入全國檔案事業發展“十三五”規劃中，各企業利用數字化技術與信息技術進行數字檔案館建設，礦業集團管控型企業通過數字檔案館建設實現了業務信息化發展需求，滿足信息資源共享，在共享平臺下實現了遠距離各單位的交流與互通，提高工作效率，實現利益最大化。