廣播電視檔案信息化管理探究

文/佛山電視臺高明分臺 林海嬋

廣播電視行業的發展在很大程度上影響著我國社會經濟的發展。檔案管理工作是廣播電視臺內部管理工作中的重要組成部分，并且其管理成效直接影響著廣播電視臺的發展速度。近年來，隨著信息技術的高速發展，各行各業、各個領域的工作都逐漸開始往信息化方向發展，廣播電視檔案管理工作也不例外。通過信息化的管理手段，大大提高了廣播電視檔案管理效率，減少了許多人工管理疏漏和錯誤，更節省了人力資源和管理成本。

一、廣播電視檔案管理工作的要求

在廣播電視臺內部各項管理工作中，檔案管理是一項重要內容，其要求做到以下四點：（1）“真”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要保證廣播電視檔案資料的真實性與客觀性，在記錄檔案時做到實事求是，不能有捏造事實、弄虛作假的內容。（2）“全”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要保證廣播電視檔案資料的完整性與全面性，將廣播電視臺在運營發展過程中所發生的一切資料都詳細記錄在案，并在有新資料時及時跟進和補充。（3）“活”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要采取靈活的管理手段，注重動態化管理，隨時對檔案資料進行更新和補充。（4）“密”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要保證廣播電視檔案資料的機密性，不能隨意對外泄露檔案內容，如有需要查閱時，必須嚴格走完相關程序。只有做到以上四點要求，才能夠充分發揮出檔案管理工作的效用，促進廣播電視臺的更快發展。而這四點要求的實現，都必須建立在檔案信息化管理的基礎上，因此當務之急就是要盡快完善檔案信息化管理系統建設。

二、廣播電視檔案信息化管理的策略

（一）建立檔案信息化管理系統。若想實現廣播電視檔案的信息化管理，首先廣播電視臺內部應當建立完善的檔案信息化管理系統。檔案信息化管理系統的建設并非一個一次性工程項目，而是一項需要長期建設和不斷完善的工作，并且還需要通過各部門之間的通力合作來共同完成這項工作。檔案信息化管理系統的主要功能是對檔案進行收集、整理、增減、修改、儲存、統計、使用、保密及銷毀等，只有建立完善的檔案信息化管理系統，才能夠促進廣播電視檔案信息化管理工作的標準化、規范化及制度化發展。而在檔案信息化管理系統的建設過程中，應當要積極運用各類先進的數據庫軟件和技術，盡量提高系統的完善性。

（二）建立檔案信息化檢索系統。方便快捷的檔案檢索功能是檔案信息化管理的一項重要優勢，因此若想更好地實現廣播電視檔案的信息化管理，應當要建立檔案信息化檢索系統。具體來說，廣播電視臺在建立檔案信息化檢索系統之時，應當要根據廣播電視檔案的實際內容和特征，支持按照不同的分類標準進行檢索，例如可以按照文件的編號、檔案的年份、檔案的主要內容、檔案的分類編號、檔案文件的標簽進行檢索等等。有了檔案信息化檢索系統之后，可以大大提升廣播電視檔案資源的利用率。

（三）建立檔案信息化安全系統。檔案信息化管理雖然大大提高了檔案管理效率，但同時也帶來了諸多安全隱患，因此為了保證廣播電視檔案資料的安全性，應當建立檔案信息化安全系統。近年來，隨著計算機技術和信息網絡技術的高速發展，病毒、黑客等不安全因素與日俱增，它們的存在大大威脅廣播電視檔案資料的安全。對此，只有通過建立檔案信息化安全系統，才能夠確保檔案資料不被不法分子竊取泄漏。檔案信息化安全系統的建立主要有三項措施：一是安裝有效的防火墻和殺毒軟件，加大病毒查殺。二是定期保養設備及備份檔案文件，以防患于未然。三是加強對檔案管理人員的管理、培訓及教育，與之簽訂相關責任書，嚴禁私自泄密的行為。

（四）建立檔案信息化服務系統。廣播電視檔案管理工作本身帶有較強的服務性質，屬于一類服務工作，因此在其信息化建設過程中，還應當要建立檔案信息化服務系統，以提高整體檔案服務水平。通過建立檔案信息化服務系統，可以使廣播電視臺各部門之間更加方便地進行交流與合作，從而提高檔案管理的機動性與靈活性，更好地實現檔案管理的服務能力。

三、結語

綜上所述，作為廣播電視臺內部管理工作中的重要組成部分，廣播電視檔案工作具有獨特的地位，其在管理過程中要求做到真、全、活、密，而只有通過檔案信息化建設，采取檔案信息化管理手段，才能夠有效實現其要求。因此，廣播電視臺應當要積極完善檔案信息化管理系統、檔案信息化檢索系統、檔案信息化安全系統及檔案信息化服務系統等的建設，以不斷提高檔案信息化管理水平。