巧妙運(yùn)用統(tǒng)計(jì)表格和圖形提升文秘工作質(zhì)量

無(wú)論是哪一個(gè)行業(yè)的企業(yè)，辦公室文秘工作都屬于企業(yè)的核心工作管理部門(mén)，其主要的工作內(nèi)部不僅繁重、復(fù)雜，而且還需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行準(zhǔn)確的傳達(dá)，并且與基層的工作也要保持密切的聯(lián)系，使企業(yè)內(nèi)部的溝通效率能夠得到有效提升，所以，這就需要文秘具備更加高水平的表格與圖形運(yùn)用能力，使整個(gè)工作過(guò)程更加規(guī)范，相關(guān)的人員能夠更加清楚地了解具體的工作內(nèi)容，從而使企業(yè)能夠保持更加規(guī)范的狀態(tài)向前發(fā)展。

一、文秘工作的重要性

文秘工作在企業(yè)的發(fā)展中可以說(shuō)起著承上啟下的作用，能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)的正常發(fā)展，換句話(huà)說(shuō)，文秘部門(mén)在企業(yè)占據(jù)著核心的地位。文秘工作的主要工作內(nèi)容是正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，督促工作人員按照要求工作，使整個(gè)企業(yè)上下都能夠按照要求完成任務(wù)。

對(duì)于文秘工作人員的要求來(lái)說(shuō)，不僅需要其具備專(zhuān)業(yè)的工作能力，也需要具備強(qiáng)大的交流與共同能力，能夠全面掌握企業(yè)的發(fā)展情況，并且對(duì)各個(gè)部門(mén)了如指掌，同時(shí)，文秘也要具有一定的樂(lè)觀精神，采用理性的態(tài)度分析問(wèn)題，使文秘工作的質(zhì)量能夠得到有效的提升。此外，也要要求文秘具有一定的計(jì)算機(jī)能力，能夠通過(guò)圖形、表格的方式規(guī)劃出具體任務(wù)的操作規(guī)范，并且也能夠?qū)ζ髽I(yè)的日常經(jīng)營(yíng)發(fā)展工作進(jìn)行記錄，采用表格與圖形的形式能夠使具體的內(nèi)容更加清晰，從而進(jìn)一步提高企業(yè)的工作效率。

二、文秘所具備的素養(yǎng)

（一）職業(yè)素養(yǎng)。一名合格的文秘必須要具備超強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)。一方面，文秘應(yīng)該根據(jù)企業(yè)具體的規(guī)章制度，完成工作，不遲到、不早退，按時(shí)整理好各項(xiàng)工作內(nèi)容，對(duì)各種事項(xiàng)進(jìn)行全面的掌握與把控，嚴(yán)格避免出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象，降低工作中出現(xiàn)失誤的情況，同時(shí)，也要對(duì)瑣碎時(shí)間進(jìn)行合理的利用，從而有效提升工作的效率與質(zhì)量。另一方面，文秘應(yīng)該具備一定的緊急事件處理能力，對(duì)于一些突發(fā)事件進(jìn)行緊急處理，避免出現(xiàn)遺漏、重復(fù)等現(xiàn)象，同時(shí)，文秘也要結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，使工作能夠有條不紊地開(kāi)展，全面提高自身的工作效率。

（二）道德素養(yǎng)。文秘工作的內(nèi)容與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展息息相關(guān)，所以，文秘應(yīng)該時(shí)刻以企業(yè)的利益為首要任務(wù)，在做任何事情時(shí)，都應(yīng)該以大局為重，從企業(yè)發(fā)展的角度思考問(wèn)題，嚴(yán)禁假公濟(jì)私、損害企業(yè)形象、破壞企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等現(xiàn)象出現(xiàn)，同時(shí)也要對(duì)自身的利益與企業(yè)的利益進(jìn)行權(quán)衡，確保企業(yè)中的各項(xiàng)工作能夠順利開(kāi)展，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文秘自身的工作價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

三、提高文秘表格與圖形使用效果的措施

（一）在文件擬寫(xiě)工作中應(yīng)用表格與圖形。相比于純文字的表述，表格與圖形能夠使統(tǒng)計(jì)的資料更加清晰、直觀，使觀看的人能夠更加方便地對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，進(jìn)一步提高了工作的效率，使文件的內(nèi)容能夠躍然紙上。因此，為了能夠進(jìn)一步提高文秘工作的質(zhì)量與水平，應(yīng)該加強(qiáng)文秘表格與圖形的使用效果，從而使企業(yè)的數(shù)據(jù)信息的展現(xiàn)能夠更加簡(jiǎn)潔、清晰、有條理，同時(shí)，以圖形和表格的形式進(jìn)行記錄，也能夠使企業(yè)的數(shù)據(jù)資料得到長(zhǎng)期的保存，十分有利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）在會(huì)議記錄中應(yīng)用圖形與表格開(kāi)展文秘工作。會(huì)議記錄文秘的工作可以分為三個(gè)步驟：首先，是會(huì)前的準(zhǔn)備工作。文秘應(yīng)該在正式開(kāi)會(huì)前，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，確定開(kāi)會(huì)的日期、時(shí)間以及地點(diǎn)，同時(shí)也要細(xì)化參會(huì)的人員、餐飲的安排，車(chē)輛的安排以及所需要使用的資料等，通過(guò)表格的方式進(jìn)行記錄，能夠使其更加清晰地展現(xiàn)，這樣就能夠進(jìn)一步提高文秘工作的效率。同時(shí)，在通過(guò)表格的方式進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)該確保每一項(xiàng)實(shí)際的工作都能夠落實(shí)到個(gè)人的頭上，充分做好協(xié)調(diào)工作，并且明確責(zé)任人。其次是會(huì)中的具體工作。文秘不僅要做好記錄工作，也要對(duì)會(huì)議室內(nèi)的音響、投影、桌椅、話(huà)筒等進(jìn)行逐一檢查，并且詳細(xì)做好登記。最后是會(huì)后收尾工作。文秘應(yīng)該做好離開(kāi)的準(zhǔn)備工作，安排制定的人員將東西搬離，并且對(duì)會(huì)議室進(jìn)行周全的檢查，防止出現(xiàn)貴重物品、資料的遺漏現(xiàn)象，同時(shí)，文秘在通過(guò)整理后，應(yīng)該采用電子版與紙質(zhì)版的兩種記錄形式，交由領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，然后復(fù)印逐一下發(fā)給各個(gè)部門(mén)。

（三）使用表格與圖形處理日常事務(wù)。文秘工作所涉及的內(nèi)容非常多，而且復(fù)雜，所以，應(yīng)該使用表格與圖形的方法開(kāi)展日常工作事務(wù)，從而提高文秘自身的工作效率。一方面，文秘的日常工作中，包括很多重要文件的收發(fā)工作，所以應(yīng)該使用表格的形式進(jìn)行記錄，這樣就能夠有效避免出現(xiàn)紕漏。另一方面，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)日程的安排也是文秘的日常工作，采用表格的形式做好精心的安排，能夠使自身的工作以及領(lǐng)導(dǎo)日程的安排都非常具有條理性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，文秘的工作水平與能力，能夠直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，所以，必須要不斷對(duì)文秘的工作能力進(jìn)行提升，使其能夠正確的運(yùn)用表格與圖形完成日常工作，從而使文秘的工作更加清晰、方便，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。