淺談公共就業和人才服務檔案規范化管理

目前，臨朐縣人力資源管理服務中心存有文書、會計、科技、人事代理、電子、特殊載體六大類。其中，文書檔案534卷（份）、會計檔案2614卷（冊）、科技檔案11卷、人事代理檔案78514卷、特殊載體檔案37件（張）、電子文件16件。如何做好公共就業和人才服務檔案的規范化管理？筆者認為應重點抓好以下幾點。

一、建立檔案管理網絡，嚴格目標考核獎懲

將檔案管理工作列入工作議事日程，經常研究檔案工作。建立組織領導體系，由一名領導分管，檔案機構負責人具體抓，每個科室配備1名兼職檔案員，形成齊抓共管的管理網絡。臨朐縣人力資源服務中心配備了3名專職檔案員，他們在單位工作時間比較長，都具有較高的政治素質，熟悉單位各項業務，有一定的檔案管理知識和經驗；建立檔案管理人員崗位目標考核辦法，做到檔案工作有布置、有檢查、有考核，推進檔案工作不斷上檔升級，服務好單位中心工作。

二、配齊檔案管理設施，健全完善規章制度

一是根據《檔案法》和上級業務部門的有關規定，制定《各類文件材料歸檔制度》《保管期限表》《借閱制度》等規章制度。根據《人事檔案整理規范》，著力建立人事代理檔案管理制度。二是設立檔案庫房、閱覽室和辦公室，購置檔案密集架、空調、防磁柜、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器、滅火器、溫濕度計等設備，安裝了防盜門和雙層遮光窗簾，室內放置殺蟲藥、滅鼠藥等，達到“九防”措施齊全；配備錄像機、錄音機、照相機、微機、復印機等檔案現代化設備。臨朐縣人力資源管理服務中心建設了150平方米綜合檔案管理場所，投資十幾萬元用于檔案庫房基礎設施建設，安裝濰坊市勞動事務代理管理系統軟件，利用數字技術動態管理人事檔案信息，提高查詢效率，最大限度地保護好原始檔案。2018年，臨朐縣人力資源管理服務中心錄入代理人員檔案年齡8150份。

三、注重檔案日常管理，發揮檔案利用價值

按照《檔案法》和單位檔案管理制度的要求，及時組織做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案齊全完整。根據單位的歷史沿革和檔案工作的歷史演變，依據有關材料，按照檔案行政管理部門的要求，建立全宗卷。安排專人做好庫房管理，天天檢查，天天控制庫房溫濕度。依據需要和方便查閱的原則，編制多種檢索工具，并充分利用數字技術，努力實現全息輸入、關鍵字檢索。注重檔案的開發利用，積極主動開發利用檔案信息資源，為單位工作中心服務，編纂《全宗指南》《大事記》《機構沿革》《檔案利用典型事例》《人力資源管理政策匯編》《人事代理指引》等多種專用材料，實現檔案的利用價值。2018年，臨朐縣人力資源管理服務中心辦理失業、二次就業、退休、補交保險轉移，借出檔案8763份，為各類代理人員查閱檔案3446人次，為達到退休年齡的代理人員查閱檔案年齡，為代理人員少跑腿、確保“一次辦好”，提供了極大方便，得到了領導和社會各界的廣泛稱贊。

四、認真開展監督指導，提升檔案管理水平

根據《檔案法》、上級業務部門的有關規定和本單位的規章制度，積極邀請檔案行政管理部門的專家，為專兼職檔案人員上課輔導，組織人員到較好的單位學習經驗，科室立卷時，派出專人，手把手指導，現場解決疑難；時常對各科室文件材料的收集、保管進行監督檢查，發現問題，及時整改。采取多種形式對專兼職檔案人員進行檔案管理業務培訓，不斷提高檔案隊伍素質。