大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

文/王沛媛

大數據時代的到來，使傳統的人事檔案管理模式受到了極大的沖擊，這就要求必須創新和完善傳統的管理模式。本文主要結合事業單位傳統的紙質人事檔案管理中存在的問題，講述了大數據時代事業單位人事檔案管理的影響和作用，以及創新的方法和路徑

事業單位人事檔案管理在單位的行政管理及人才管理中占據了極其重要的地位和極大的比重，它是全面記述和反映個人的德才表現和自然狀況的原始資料，進入信息化時代，傳統的紙質人事檔案管理的方法和思路，已很難適應大數據時代對人事檔案管理工作的需求，只有創新人事檔案管理的體制、方法和手段，才能適應事業單位發展對人才需求的要求。

一、事業單位傳統人事檔案管理存在的問題

1.不注重人事檔案管理工作。事業單位一般情況下是政府建立的具有一定公益性的組織機構，為社會提供文化、教育、衛生、科技等方面的服務。事業單位人事檔案是個人德、能、勤、績、廉等情況的真實記錄，是正確合理用人選人的依據。然而，有些事業單位的領導和工作人員認為人事檔案工作是一項繁瑣的工作，人事檔案是一種固態的資料，不能給單位創造經濟和社會價值，因此關注的程度不夠，重視和支持的力度不夠，從而使單位人事檔案管理工作比較死板和被動，不能實現自我的創新。

2.人事檔案管理人員素質偏低。在大數據時代背景下，高素質的檔案管理人員是順利開展事業單位人事檔案管理創新的前提，但就目前情況看來，大部分事業單位的檔案管理人員還不具有全面的技術應用技巧和管理能力，不能把大數據技術和檔案管理有機結合起來。所以，通過培訓來提升檔案專業技術人員綜合素質已成為擺在事業單位面前的一項任務。

3.硬件設施及保管利用方式相對陳舊。在一些事業單位，人事檔案管理硬件設施幾乎沒有，檔案室的保管條件也達不到“十防”要求，特別是檔案利用的方式也比較落后，基本上是靠人工查閱的方式來進行的，這樣不僅容易造成人事檔案的損壞，也不利于人事檔案長久安全保管的要求。

4.信息更新滯后，人檔分離嚴重。事業單位人事檔案大多是用紙質材料歸檔，且單位對這項工作本來就不重視，那么人事檔案信息的更新就肯定比較慢，比較滯后，難以滿足人員調動時的需要。同時，在傳統的人事檔案管理背景下，對流動人員的人事檔案管理是許多事業單位面臨的一個新問題，很多人員因為檔案的不及時更新，不能及時傳遞帶走，就出現了棄檔不要的現象，最終導致了人檔分離。

二、大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

大數據時代，信息化技術為事業單位人事檔案創新管理帶來了技術支撐。檔案人員可以利用計算機對人事檔案資源信息進行統一的登記、整理，簡化了事業單位在紙質人事檔案管理中的繁瑣工作。同時，有了這些技術的支持，可以為人事檔案的信息化管理提供了一種全新的管理和利用模式，增強了人事檔案管理的保密性、規范性、科學性。

三、大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的作用

大數據時代背景下，信息技術由于性能好、作用高，被廣泛應用于各項管理工作之中。利用信息技術管理人事檔案，提高了人事檔案管理的質量和效率，有效地避免了檔案造假和遺失的現象，從而確保了事業單位人事檔案的完整性和科學性。將大數據技術和人事檔案管理有機結合在一起，可以更好地研發和運用人事檔案的信息，讓人事檔案的利用效率發揮到最大。

四、大數據時代背景下事業單位人事檔案創新管理路徑

1.加強對人事檔案創新管理的重視。事業單位在人事檔案管理中，要加強對創新管理的重視。首先，要建立一套涵蓋人事檔案管理各個過程的相關規章制度，使人事檔案管理工作達到收集整理規范、操作程序合規、利用權限清晰、符合保密要求；其次，還要創建統一、集中的數據庫管理機制，實現人事檔案電子和紙質的同步管理，實現新背景下人事檔案管理的一體化和全程化要求。第三，在人事檔案管理上還必須注重人事檔案管理的實時性和動態性要求，及時對人員信息變動情況，進行電子和紙質的同步信息更新，確保信息的準確完整。第四，為了保證這項工作的持續健康發展，要成立機構配備好專業人員，并將它和工作人員的業績考核結合起來，用定性考核的方式來測評人事檔案管理人員的履行狀況，以此加強工作人員做好人事檔案工作的意識。

2.加強檔案管理工作人員的綜合素質

在人事檔案管理工作中，工作人員的政治素質、專業素質起著主導的作用。因此，選拔人事檔案管理人員是一項非常重要的工作。事業單位可以通過招錄、選調等不同的形式，選拔那些政治素質高、業務本領強的人員來從事這項工作。為了使人事檔案管理人員更好地勝任工作，事業單位首先要做好對人事檔案管理人員進行專業知識和技能的培訓工作，既可以通過舉辦信息技術講座、計算機技術講座、人事檔案管理知識講座等形式學習相關知識，也可以通過走出去參加培訓的形式來開闊視野提升能力，通過培訓使管理人員的專業技術水平和管理技巧得到提升，使人事檔案管理水平得到很大程度的提高。其次要根據單位的實際狀況，把人事檔案管理和績效考核結合起來，即把人事檔案的管理效果和工資薪酬、獎金福利以及內部崗位提升等與員工自身利益息息相關的項目直接掛鉤，從而提高檔案管理的工作人員的重視程度。除此之外，在平時的管理中還要做到嚴要求、嚴管理、嚴監督，真正使他們把精力用到工作之中。

3.加強觀念轉變和信息化基礎設施建設。在大數據時代背景下，事業單位的人事檔案管理人員首先要轉變觀念，積極主動地適應新形勢的要求，要變被動為主動，認真做好人事檔案管理的各項工作，為單位選人用人提供好服務。人事檔案要實現信息化發展，離不開軟硬件基礎設施的配備和高科技人才的使用。因此，要想提高人事檔案管理工作的質量和效率，事業單位就必須適應新形勢的需要，加大基礎設施設備的配備，即在單位內部配置電腦等網絡系統，為大數據技術和人事檔案管理工作很好的結合，打下牢固的設備基礎。同時，事業單位的人事檔案保管條件也必須得到改善，例如，通風設備、滅火設備等，人事檔案管理人員要做好防盜、防火等工作，以確保人事檔案紙質資料、電子資料的完全存放和基礎設施的完好運行。

4.創新和完善人事檔案管理制度。在人事檔案創新管理的過程中，首先要制訂完整的人事檔案管理制度，使之遵循有章，規避“棄檔不用”等不良現象的發生。為人才選拔和職務晉升上提供比較客觀、公平的參考。其次要把信息化管理人事檔案的制度制定好落實好，把好資料采集、建檔、轉入及轉出上關口。要對調出或調入的檔案資料進行仔細的核對檢查，遵守保密規定，防止人事檔案的遺失和泄露，保證人事檔案信息的真實、完好。另外，在人事檔案資料的歸檔管理中，也要重視人員考察、黨團資料、職務調整等信息的及時歸檔。

綜上所述，在大數據時代背景下，給事業單位的人事檔案創新管理帶來了發展機會，人事檔案管理改變原來的被動方式，完成了把人事檔案信息進行高效的傳送和共享，把人事檔案信息的利用價值發揮到最大，同時較好地完成了人事檔案的長遠安全保存和個性化服務。