智慧校園一站式采購業務可行性研究

黃昇

(上海旅游高等專科學校 設備處， 上海 201418)

1 高校線下采購工作流程分析

1.1 高校采購流程的現狀

高校采購工作是一項政策性強、專業程度高、牽涉面廣的系統工程[1]。而高校的采購工作業務更是涉及到申請人(即采購項目的申請部門或者個人)、市場供應廠家、設備處(負責采購和設備管理)、財務處科研處和紀委辦公室等多個主體，橫向上各個主體有自己的工作條線，信息資源沒有共享，導致部門之間業務溝通上消息滯后不一致。整個采購流程中申請人和各個主體之間的縱向輻射有多，審批手續繁復，這也是導致采購周期長、效率低的重要原因[2-3]，如圖1所示。

因此，線下的采購體系如何轉變為線上(預算填報，采購申請，審批，采購，入賬，歸檔)的流程，從而提高高校采購的經濟性、時效性和合理性，成為目前高校采購工作中亟待研究的課題[2,4]。

1.2 采購流程再造探索

本文采用ASME流程分析評價方法對高校線下采購工作進行分析。ASME法是美國機械工程師協會(American Society of Mechanical Engineers，ASME)標準，它主要的作用就是能清楚地表達流程中各個環節的意義，并規范整個業務流程，使其標準化。它包括增值活動、非增值活動、檢查、輸送、耽擱和存儲等項[3-5]。對于ASME方法中增值、檢查、輸送、耽擱和存儲等各項活動具體定義如下：

圖1 一站式采購業務流程

增值:影響整個流程關鍵過程，比如：設備采購為增值活動。

檢查:是指業務流轉時對傳遞信息數量和質量的檢查，即審批和專家論證環節。

輸送:是指專家論證的結果，即審批文件的移動。

耽擱:是指前后業務環節流轉之間存在的臨時擱置，即審批所需的等待時間。

存貯:是指采購活動結束后，各類紙質文案的整理歸檔，注：這種情況不能歸類為耽擱的活動。

以上海某旅游高職高專學校的采購業務流程為例。具體業務如表1所示。

表1 上海某旅游高校線下采購流程ASME表

從表1整理出高校線下采購工作中各環節用ASME方法的表示情況。整個業務可細分為21個活動點，可以明顯得出，有太多的時間耗費在對采購申請的逐級審批、審核結果的反饋、還有職能部門之間反饋信息的傳遞。在增值活動中，有個別活動節點(調研工作、會議論證)經常出現，非增值活動(反饋信息傳遞、各類和各級單位審核等)也反復執行，這些工作都有擱置的可能，會浪費大量時間。這使得在整個采購過程必定會存在流程繁雜、審批周期過冗長、反饋信息反復流轉等問題。

2 一站式交互采購設計思想

線下采購流程的關鍵節點都必不可少，一站式系統的主旨就是將大部分業務流程在網上完成。一站式采購設計可以提高部門間的消息傳遞和逐級審批的效率，招標和采購線流程透明化、公開化。項目后期的中標合同、項目驗收等紙質文檔電子化歸檔，也為今后查詢項目執行情況節省了大量的人力和時間。

一站式采購改造應該遵循以下原則[6-9]：

首先，要以采購申請人原先的使用習慣作為指導原則，盡可能實現使用人的各種功能需求。不過要避免過分增加需求，這樣會使系統顯得臃腫，反而降低了工作效率。

第二，系統的設計還是應該遵循原有線下采購的習慣和工作順序，但重點應該放在申請前的調研深入工作上；為了使整個采購流程更加順暢，一站式采購中，消息的傳遞應遵循一對多的原則，整合各部門審批過程。

第三，辦公協同原則。指和采購業務相關職能部門消息傳遞達到一致性。在明確權限和責任后，各部門相關負責人通過登錄系統的用戶權限來劃分，這樣使得整個流程每個環節可以充分銜接，解決在線下流程中所出現的“部門化”、“碎片化”引起的滯后現象。

2.1 一站式采購流程的設想

(1)結合表1的分析，原來的21個活動可以這樣優化：將表1第5個活動(增值活動。)“調研”，將其調至采購業務流程的第一位，即在申請人在項目申請之前要開始深入行業，了解當前市場情況。這樣的安排出于兩點考慮：

a)符合采購設備的正常邏輯思維，同時也是為后面的項目論證和立項提供可靠的依據。因為項目負責人在上報項目經費預算表前，本就應該對項目需采購的內容做充分、細致的調研，包括設備采購的初步設想、市場上廠家所給出的價格。只有深入行業和了解行情，才能對項目需求了然于胸，這樣提交的經費預算安排才是準確的、負責的。

b)原先線下業務流程是只有審批通過后，項目負責人才開始做調研，之后才提交采購申請至采購實施部門。在這個過程當中，一方面項目負責人需要和不同的職能部門交涉(財務部門的信息反饋、與采購實施部門就采購方式等問題溝通)，占用了大量的時間。另一方面，項目負責人沒有時間去實施市場調研，提交采購申請的時間成了不確定因素，那進入采購流程的環節就無限期擱置。項目負責人將調研工作放在前期來做，就不會有各種掣肘因素干擾。

(2)將第4、9-11的活動全都通過一站式采購來完成(網上填寫提交采購申請表，審批流程在線完成)，省去了申請人在各部門的來回奔波的大量時間，這樣申請人就有更多的精力來把控項目的執行情況，甚至可以將前期的項目經費表和市場調研等文檔一并通過網上提交備案的方式來執行，這樣大大提高工作效率。

(3)將第16-21的活動也納入到一站式采購流程中，在學校官網發布招標信息，供應商根據我們的招標要求，制作并上傳投標書，學校經過篩選后，選擇合適的供應商簽訂合同，后期的紙質文檔(合同、發票、采購清單、項目驗收等等)全部電子化。

一站式采購的業務流程，將原先的線下采購流程重新規劃，將采購的自然邏輯順序程序化(如圖1所示)。

3 總結

一站式采購設計思想完全能使部門間信息傳遞上更順暢和高效。從項目負責人的角度來看，不需要在財務部門和采購實施部門間反復穿梭、溝通。從管理的角度來看，由于原先部門之間的條塊分割，使得業務流轉不順暢的情況得到很大的改善。項目立項后，提交一次全面的申請資料，之后的流程都在財務部門和采購實施部門之間進行。對于采購部門和財務部門的來說，他們對學校的資產采購管理更加便捷和資金流轉情況更加清晰。這樣的業務流程設計思想為高校一站式采購系統的設計與實現提供很大的幫助。