高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

黃清 江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院

引言

隨著高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大、專業(yè)增多，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)課程不斷增多，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材的需求及管理難度越來越大。傳統(tǒng)的手工管理模式出現(xiàn)的數(shù)據(jù)混亂不便查詢等現(xiàn)象越發(fā)嚴(yán)重，特別是在實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理方面，傳統(tǒng)的手工管理，涉及耗材申領(lǐng)使用，耗材出庫入庫以及全院耗材采購計(jì)劃的管理，都依賴于紙質(zhì)加excel 電子表格管理。相關(guān)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理的人員工作量較大，手工統(tǒng)計(jì)容易出錯，耗材信息統(tǒng)計(jì)不及時，教學(xué)管理部門也無法從宏觀層面掌控學(xué)院耗材采購、庫存和使用情況，數(shù)據(jù)繁多且不便查詢，耗材信息的量化統(tǒng)計(jì)很難做到準(zhǔn)確及時，耗材管理的效率相對低下。為方便對實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)過程需要的耗材等低值易耗品進(jìn)行有效管理，通過建立一套科學(xué)化的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理系統(tǒng)可以提高管理的現(xiàn)代化水平，提高工作效率。

一、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理現(xiàn)狀

實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材是指在實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)等過程中使用的材料，一般是價值比較低可多次使用或只能使用一次，且不能納入固定資產(chǎn)管理范圍的物品。在高職院校中部分專業(yè)中存在著大量的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材，而實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理工作主要包括耗材的申請、審批和領(lǐng)用三個步驟，涉及多個部門的多個人員，傳統(tǒng)的手工為主的管理模式不僅效率低且容易出錯。每學(xué)期末由各個二級學(xué)院提交電子和紙質(zhì)的耗材采購申請表，該申請表里包括需要采購的耗材、規(guī)格、數(shù)量等信息；各院系單位提交的申請表經(jīng)由實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理部門資產(chǎn)設(shè)備管理處的工作人員匯總統(tǒng)計(jì)，并保存成excel 表格形式，將提該匯總表交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；得到審批后的耗材清單將交由負(fù)責(zé)采購的工作人員，由他們與供貨商聯(lián)系、詢價，簽訂采購合同；合同簽訂后，耗材庫存管理人員根據(jù)耗材庫存情況，與供貨商聯(lián)系供貨，手工登記供貨庫存情況。需要領(lǐng)用耗材物品的教師等人往往是通過電話或者親自到實(shí)驗(yàn)室倉庫進(jìn)行詢問所需耗材，進(jìn)行耗材的領(lǐng)取；領(lǐng)取耗材后，耗材庫存管理人員借助excel登記領(lǐng)用信息。這種傳統(tǒng)的手工管理模式下耗材的申請信息、審批信息及領(lǐng)用信息的統(tǒng)計(jì)和反饋速度慢，效率低下，無法滿足日益增長的管理需求，嚴(yán)重影響了高校實(shí)驗(yàn)室管理水平的提高。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

根據(jù)現(xiàn)在高校耗材的管理模式，所設(shè)計(jì)的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)各學(xué)院對本部門耗材的管理包括入庫、出庫、查詢、耗材計(jì)劃申報，面向申請使用耗材的任課教師、實(shí)訓(xùn)室管理人員、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。超級管理用戶可以查看全院的耗材情況，系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)全校各個二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)室信息的維護(hù)，應(yīng)該包含以下幾個模塊：系統(tǒng)管理模塊、耗材出入庫管理模塊、耗材庫存管理模塊、耗材申請模塊等，具體的功能模塊如圖所示：

系統(tǒng)管理模塊該模塊。該模塊主要功能管理耗材基本信息，用戶權(quán)限設(shè)置管理、二級學(xué)院專業(yè)的新增刪除修改、實(shí)訓(xùn)中心基礎(chǔ)資料管理等信息。

耗材出入庫管理模塊。該模塊主要功能面向申請使用耗材的任課教師，實(shí)驗(yàn)室管理人員與院系實(shí)訓(xùn)室管理領(lǐng)導(dǎo)，登記、審核出入庫的耗材，審核通過以后的出入庫信息不可以進(jìn)行修改。

耗材庫存管理模塊。該模塊主要功能可以查詢本學(xué)期及歷史耗材庫存情況，查詢耗材出入庫時間品種數(shù)量價格及領(lǐng)用人員等記錄。

三、結(jié)語

該系統(tǒng)主要針對高職院校實(shí)驗(yàn)教學(xué)耗材申報、審批、領(lǐng)用整個工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過信息化方法使各部門的工作人員相互協(xié)作，免去了傳統(tǒng)教學(xué)耗材申報審批的復(fù)雜與煩瑣，把耗材數(shù)據(jù)的信息化進(jìn)行存儲。實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)彌補(bǔ)高職院校實(shí)驗(yàn)教學(xué)耗材手工申報審批及領(lǐng)用管理模式的不足，對高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的信息化管理，提高了工作人員的工作效率和管理水平，建立有效的實(shí)驗(yàn)室量化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室的專業(yè)發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，提高學(xué)生的核心競爭力。