企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要組成部分

王青

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一，而且企業(yè)檔案客觀記錄著企業(yè)文化的發(fā)展歷程。 在探索企業(yè)檔案和企業(yè)文化建設(shè)之間的內(nèi)在關(guān)系的同時(shí)，了解企業(yè)文化和企業(yè)檔案二者之間的密不可分的聯(lián)系，都是為了服務(wù)企業(yè)發(fā)展，也都是在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的。做好企業(yè)的檔案管理工作可以提升企業(yè)形象、展現(xiàn)企業(yè)精神并為企業(yè)文化建設(shè)提供充足的資源。對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說，企業(yè)的文化建設(shè)有著很大的促進(jìn)作用。例如，騰訊、中國(guó)平安、阿里巴巴等知名企業(yè)，在企業(yè)文化建設(shè)上，非常重視企業(yè)文化建設(shè)，都將其納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。所以，深入地分析企業(yè)文化和企業(yè)檔案之間的關(guān)系，不斷探索企業(yè)檔案的作用，是推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)的有效途徑。

一、企業(yè)檔案是企業(yè)文化不斷沉淀的結(jié)果

文化具有檔案元素，檔案有文化屬性。在企業(yè)發(fā)展的不同時(shí)期，企業(yè)文化也是不同的。為了促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)文化也會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而做出不同程度上的調(diào)整。企業(yè)的歷史結(jié)晶是企業(yè)檔案中具有重要記錄意義的元素，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。企業(yè)檔案對(duì)于那些有著數(shù)十年歷史的企業(yè)來說是非常豐富的。此外，對(duì)于未來企業(yè)文化的發(fā)展來說，不同時(shí)期的管理制度和管理思想也是其需要借鑒與遵循的重要依據(jù)。

作為企業(yè)獨(dú)有的信息資源，企業(yè)檔案記錄了自企業(yè)發(fā)展以來所有的具有保存價(jià)值的資料，同時(shí)記錄著企業(yè)的由來和發(fā)展史，其內(nèi)容隨著企業(yè)的壯大也在不斷地豐富著。文化建設(shè)對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，要充分體現(xiàn)檔案管理工作的文化屬性，依據(jù)企業(yè)檔案進(jìn)行構(gòu)思，需要借助其影像、文件等文化建設(shè)的重要素材，使企業(yè)文化的精髓得以展現(xiàn)。所以說，檔案建設(shè)與企業(yè)文化的建設(shè)是相輔相成的，二者同存并在。

二、在企業(yè)文化中企業(yè)檔案的重要性

企業(yè)文化是對(duì)企業(yè)管理、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)歷史等進(jìn)行的再創(chuàng)造、加工和提煉，而企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)則是企業(yè)的檔案資料。如果脫離了企業(yè)檔案，那么企業(yè)的文化建設(shè)很可能會(huì)變得不切實(shí)際，脫離企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和企業(yè)歷史，并影響到企業(yè)文化建設(shè)的有效性和針對(duì)性。

1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容儲(chǔ)備。及時(shí)做好企業(yè)檔案收集整理工作，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，可以為企業(yè)文化建設(shè)提供充足的檔案資源。這是由于與企業(yè)文化相關(guān)的內(nèi)容，如企業(yè)重大事件、戰(zhàn)略目標(biāo)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)發(fā)展等都被企業(yè)檔案所記錄。因此，要想提高企業(yè)文化建設(shè)的有效性、科學(xué)性和針對(duì)性，有的放矢地開展企業(yè)文化建設(shè)，并更好地把握企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和文化精神，就要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行深入的挖掘和分析，并從中對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、發(fā)展目標(biāo)以及經(jīng)營(yíng)理念進(jìn)行更好地把握。

2.企業(yè)檔案有利于展現(xiàn)企業(yè)精神，提升企業(yè)形象。借助于企業(yè)檔案可以生動(dòng)地展示和再現(xiàn)企業(yè)精神和發(fā)展歷程，尤其是企業(yè)的發(fā)展歷程企業(yè)獲贈(zèng)的名人題詞、獲得的獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌以及榮譽(yù)證書等企業(yè)實(shí)物資料，在編纂企業(yè)文化讀物和舉辦展覽時(shí)利用這些檔案可以提升員工的職業(yè)自豪感，并培養(yǎng)其企業(yè)歸屬感，從而使員工對(duì)企業(yè)文化和企業(yè)歷史有充分地了解。例如，在企業(yè)創(chuàng)立的周年之際，企業(yè)可以利用企業(yè)檔案來讓員工對(duì)企業(yè)有充分地了解，增強(qiáng)員工的歸屬感與自豪感。還可以集中展現(xiàn)企業(yè)精神企業(yè)獲得的榮譽(yù)稱號(hào)以及反映企業(yè)發(fā)展歷史的視頻、照片以及檔案等。所以，必須整理與匯總反映企業(yè)精神的檔案資料，并切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案的開發(fā)工作。

企業(yè)檔案有利于企業(yè)形象的提升。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理可以提高企業(yè)形象宣傳的針對(duì)性、可靠性和真實(shí)性，同時(shí)也為企業(yè)形象的建設(shè)提供詳實(shí)的素材與權(quán)威性、原始性的資料。例如，設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)記錄、科研數(shù)據(jù)等企業(yè)的科技檔案就可以在提升企業(yè)的形象的同時(shí)對(duì)企業(yè)所取得的成績(jī)進(jìn)行很好地展示。除此之外，要想更好地對(duì)企業(yè)形象進(jìn)行宣傳，在編撰各種企業(yè)宣傳資料時(shí)也可以充分地利用企業(yè)的檔案資料。例如，企業(yè)在編撰《企業(yè)創(chuàng)新之路》或《企業(yè)發(fā)展史》的時(shí)候就可以對(duì)豐富的檔案材料進(jìn)行充分地利用，從而有效地提升企業(yè)形象，充分展現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新能力與內(nèi)部管理情況。

三、當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理中面臨的問題

1.對(duì)企業(yè)檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)。在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行利用時(shí)，不少檔案管理人員目前對(duì)檔案資源的管理和利用并不充分，還是局限在企業(yè)的管理、經(jīng)營(yíng)以及生產(chǎn)等服務(wù)上，而忽視了對(duì)于在各項(xiàng)活動(dòng)中企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)和宣傳的重要性。企業(yè)檔案資源利用不充分，就如同變相的浪費(fèi)，不去充分挖掘企業(yè)檔案中的價(jià)值對(duì)于企業(yè)發(fā)展也起不到任何的促進(jìn)作用。

2.需要升級(jí)檔案管理系統(tǒng)。在當(dāng)下影音資料和資質(zhì)文件逐漸增多的情況下，不少企業(yè)的檔案管理工作依舊過于傳統(tǒng)。因此，也造成了檔案信息管理出現(xiàn)不系統(tǒng)和凌亂的問題，對(duì)于檔案資料的調(diào)閱添加來說，這些都會(huì)增添檔案管理人員的壓力和不必要的困難。而企業(yè)的效率也必會(huì)在遇到重大活動(dòng)和緊急情況出現(xiàn)時(shí)受到一定的影響。

3.檔案信息資源單一。內(nèi)部挖掘是多數(shù)企業(yè)目前收集信息資源的主要方式。信息交流在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代是未來趨勢(shì)，因此任何企業(yè)都不應(yīng)該閉門造車。不少企業(yè)很少收集外部的信息和資源，這種情況直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案的范圍狹窄以及結(jié)構(gòu)單一，也不利于企業(yè)在市場(chǎng)大環(huán)境下的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)對(duì)信息資源渠道進(jìn)行拓寬不僅可以提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有利于企業(yè)的文化建設(shè)工作。

四、利用企業(yè)檔案推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)

1.對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行充分開發(fā)。充分發(fā)掘、研究和弘揚(yáng)檔案文化是傳統(tǒng)檔案文化建設(shè)的重要內(nèi)容。為了發(fā)揮檔案文化的增值功能，在企業(yè)文化建設(shè)中，對(duì)檔案信息要進(jìn)行充分地開發(fā)利用，對(duì)原有的檔案信息也要不斷地進(jìn)行二次、三次加工。此外，為了打造精品檔案文化，還要對(duì)原有的檔案信息進(jìn)行合理地整合。企業(yè)檔案在經(jīng)過加工提煉后，其價(jià)值是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于原始檔案價(jià)值的。所以，為了給企業(yè)文化發(fā)展提供更有價(jià)值的素材，就必須對(duì)原始檔案進(jìn)行開發(fā)，充分發(fā)揮檔案文化的作用。

2.加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理。要想把企業(yè)檔案管理從保管轉(zhuǎn)型到利用，真正從企業(yè)文化建設(shè)的視角來對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行審視。加強(qiáng)企業(yè)檔案文化建設(shè)就要從以下幾個(gè)方面入手：第一，在日常檔案管理中，檔案的“文化性”是企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重的;第二，檔案編研工作要加強(qiáng)，為了展現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值愿景、創(chuàng)業(yè)歷程以及發(fā)展理念等，可以編寫《企業(yè)文化建設(shè)》、《企業(yè)發(fā)展史》等文獻(xiàn)資料;第三，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作要做好，為了多角度地對(duì)企業(yè)文化進(jìn)行展示，可以充分利用音像檔案，要想更好地展現(xiàn)企業(yè)文化，在對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行集中展示的時(shí)候則可以通過企業(yè)官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等平臺(tái)。除此之外，在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，企業(yè)檔案是重要的參考。在效率和內(nèi)容上，對(duì)于檔案管理而言，電子信息化的管理模式有著重要的作用。為了更好地服務(wù)企業(yè)的需求，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，讓檔案更好的實(shí)現(xiàn)保存和利用，現(xiàn)有的檔案就必須進(jìn)行電子信息化。電子信息化管理模式針對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，方便了其他人員查閱，也方便了管理人員記錄和修改，且信息集中、開放。雖然在一定時(shí)期信息分散且封閉的傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)揮了一定的作用，但是社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的需要在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代卻是傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足的。因此，要想滿足新的時(shí)代需求，就必須使用高質(zhì)量和高效率的電子信息化的檔案管理模式。

3. 堅(jiān)持以人為本的理念，營(yíng)造企業(yè)文化建設(shè)的良好氛圍。企業(yè)戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常管理等方面的內(nèi)容企業(yè)文化建設(shè)均有所涉及，而激發(fā)員工的創(chuàng)造性和積極性則是企業(yè)文化建設(shè)的根本目的。因此，企業(yè)文化建設(shè)的價(jià)值目標(biāo)和基本內(nèi)核就是以人為本。企業(yè)可以從以下方面來做到把以人為本作為企業(yè)檔案管理的重要原則：第一，為了使檔案管理人員主動(dòng)為企業(yè)文化建設(shè)提供檔案服務(wù)而充分調(diào)動(dòng)其工作積極性;第二，為了讓員工配合檔案管理人員開展檔案工作或及時(shí)將工作中形成的材料移交歸檔，企業(yè)應(yīng)當(dāng)讓員工認(rèn)識(shí)到做好檔案工作能服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)以及充分認(rèn)識(shí)檔案與檔案工作的重要性，提升企業(yè)員工檔案意識(shí);第三，企業(yè)可以用檔案記錄員工的工作態(tài)度、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力等，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合共享的方法進(jìn)行研究，根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn)，更好地培育企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而為企業(yè)人力資源管理提供權(quán)威、客觀的信息。企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)而言企業(yè)檔案管理的促進(jìn)作用，并對(duì)工作理念進(jìn)行創(chuàng)新。例如，為了增加員工和社會(huì)公眾對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)可度，可以制作檔案文化產(chǎn)品，舉辦企業(yè)文化論壇等;為了讓員工對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、價(jià)值精神、經(jīng)營(yíng)理念以及發(fā)展歷程有深入地了解，則可以定期組織員工到企業(yè)檔案室參觀，并以此來營(yíng)造出企業(yè)文化建設(shè)的良好氛圍。

（作者單位：江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處）