解析高職院校檔案管理人員的心理表現(xiàn)及解決措施

■王鋒華/濰坊職業(yè)學(xué)院

一、前言

雖然我國(guó)高職教育的發(fā)展歷史較短，但其發(fā)展速度異常迅速。隨著高校的不斷擴(kuò)招，高職院校的規(guī)模迅速擴(kuò)大，檔案管理工作的重要性日益凸顯。高校檔案管理是對(duì)學(xué)生、教工、學(xué)校乃至社會(huì)都具有保存價(jià)值的文字、聲像以及圖標(biāo)、實(shí)物等，是對(duì)高職院校的教育、發(fā)展全過程進(jìn)行的原始記錄。檔案管理工作既有普通行政工作的素養(yǎng)要求，又有其特殊性。檔案管理工作者更多地是與檔案實(shí)物打交道。

二、高職院校檔案管理人員的心理表現(xiàn)

（一）缺乏對(duì)檔案工作的職業(yè)認(rèn)同感

職業(yè)認(rèn)同感是心理學(xué)專業(yè)術(shù)語，員工的積極性、責(zé)任感與守信度就是受職業(yè)認(rèn)同感的影響而形成的。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高職院校的檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的職業(yè)認(rèn)同感，覺得檔案工作可有可無，認(rèn)為檔案工作沒有發(fā)展性，對(duì)自己的工作沒有成就感，對(duì)自己的未來感到惶惶然，在工作過程中就會(huì)尋找機(jī)會(huì)逃避工作任務(wù)，時(shí)刻關(guān)注各類人事調(diào)動(dòng)信息，尋找機(jī)會(huì)調(diào)整自己的工作崗位。

（二）管理人員存在自卑心理

高職院校領(lǐng)導(dǎo)者重視教學(xué)類業(yè)務(wù)，對(duì)檔案管理工作不甚重視，或者將檔案管理工作全權(quán)交給檔案管理人員處理，導(dǎo)致檔案管理人員不受他人重視。檔案管理人員極少有機(jī)會(huì)去參與培訓(xùn)和進(jìn)修，專業(yè)能力得不到提升，薪酬待遇長(zhǎng)期得不到改善。久而久之，檔案管理人員很容易產(chǎn)生自卑心理，覺得理想與現(xiàn)實(shí)之間存在很大的差距，在工作和生活中沒有自信，做事畏手畏腳，對(duì)集體生活沒有興趣。

（三）管理人員的情緒起伏較大

高職院校檔案管理人員在服務(wù)過程中需要面對(duì)形形色色的服務(wù)對(duì)象，面對(duì)那些彬彬有禮的服務(wù)對(duì)象，檔案管理人員可以根據(jù)他們提供的信息快速找到目標(biāo)檔案，因?yàn)楣ぷ黜樌械叫那槭鏁?、思路清晰；面?duì)那些脾氣暴躁、素質(zhì)不高的服務(wù)對(duì)象，他們提供的信息可能會(huì)不全或者錯(cuò)誤，需要檔案管理人員花費(fèi)更多的時(shí)間和精力解決問題，找到目標(biāo)檔案，在此過程中產(chǎn)生的消極情緒不僅會(huì)影響工作成效，還會(huì)轉(zhuǎn)移到他人身上，從而影響到同事關(guān)系。

三、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案需求者缺乏檔案意識(shí)

經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高職院校畢業(yè)生存在離校未提走檔案的情況，這是因?yàn)椴糠之厴I(yè)生根本不知道自己的檔案還遺留在學(xué)校，也就是說他們?nèi)狈σ欢ǖ臋n案意識(shí)，在因?yàn)楣ぷ鲿x升、考取職稱的過程中，根據(jù)相關(guān)部門的要求辦理檔案派遣，才花費(fèi)一定的時(shí)間和精力打聽自己的檔案在何處，還有一些高職院校學(xué)生認(rèn)為自己不會(huì)用到檔案，就擅自將自己的檔案遺留在院校中。可見，檔案需求者缺乏檔案意識(shí)，對(duì)自己人生發(fā)展至關(guān)重要的個(gè)人檔案遺留在外，甚至漠不關(guān)心。

（二）檔案需求者對(duì)檔案管理人員存在質(zhì)疑心理

高職院校畢業(yè)生年齡尚小，對(duì)查閱檔案事宜上，會(huì)尋求他人的幫助，如由院校教職工陪同辦理。檔案查閱工作是檔案管理人員的常規(guī)工作，即便沒有他人的陪同，檔案管理人員也會(huì)遵守規(guī)章制度和職業(yè)規(guī)范，嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。檔案需求者做出這種行為是懷有對(duì)檔案管理人員不信任的心理，認(rèn)為由與檔案管理人員熟悉的人引薦，查檔過程會(huì)更加順利，檔案管理人員會(huì)認(rèn)真對(duì)待他們的要求，對(duì)待他們會(huì)更加熱情，從心理上認(rèn)為有保障。

四、調(diào)適高職院校檔案管理人員心理表現(xiàn)的措施

（一）加強(qiáng)心理暗示，改善檔案管理人員的職業(yè)倦怠

心理暗示是一種最簡(jiǎn)單的條件反射，暗示在潛移默化中影響著人的生活，合理地運(yùn)用心理暗示能夠提高高職院校檔案人員的職業(yè)認(rèn)同感，能夠有效改善檔案人員的職業(yè)倦怠心理。高職院校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該帶頭增強(qiáng)檔案意識(shí)，定期組織管理層面干部會(huì)議對(duì)提高檔案工作質(zhì)量開展研討，要在公眾場(chǎng)合突出檔案管理工作的重要性，提升整個(gè)單位的檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員的自主地位和職業(yè)認(rèn)同感。由于個(gè)體之間存在差異，在具體工作中呈現(xiàn)出的工作能力也有所不同。高職院校檔案管理工作中行使權(quán)變管理模式，根據(jù)個(gè)體差異采取不同的管理方式，這對(duì)檔案管理工作具有指導(dǎo)作用。高職院校領(lǐng)導(dǎo)使用科學(xué)、合理的人力資源管理模式，務(wù)必做到人盡其才，根據(jù)年齡、工齡合理分配檔案管理具體事務(wù)。高職院校檔案部門需要樹立良好的服務(wù)理念，具體從以下四點(diǎn)彰顯人性化理念：第一，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，能夠做到以禮待人，言行舉止需要端莊大方；第二，管理人員需要做到以己度人，需要耐心傾聽他人的訴求，針對(duì)性地找到所需資料；第三，完善檔案服務(wù)流程，讓檔案人員有章可依，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和效率；第四，創(chuàng)新思想，拓寬服務(wù)渠道，檔案管理人員可以利用信息技術(shù)提供檔案查閱服務(wù)。第五，部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期了解檔案管理工作情況，關(guān)注工作人員情緒心理，耐心傾聽，為其提供傾訴的途徑。

（二）營(yíng)造良好氛圍，促進(jìn)檔案管理人員之間的交流

高職院校檔案管理枯燥單一，管理人員很容易滋生不健康的心理情緒，為此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)者需要為檔案管理工作人員營(yíng)造一個(gè)寬松、怡人的工作氛圍，創(chuàng)設(shè)良好的高職院校檔案工作氛圍可以從以下六個(gè)方面進(jìn)行：第一，檔案管理部門需要開展黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，讓全體檔案管理人員從思想上認(rèn)同檔案管理工作，提高對(duì)檔案工作的重視程度，并付出實(shí)踐，認(rèn)真踐行檔案服務(wù)工作；第二，檔案部門管理者應(yīng)該協(xié)同員工創(chuàng)建品牌檔案文化，根據(jù)管理人員的性格特點(diǎn)，結(jié)合檔案工作自身性質(zhì)樹立正確的檔案工作價(jià)值理念；第三，檔案管理人員需要樹立全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)，打造熱情周到的服務(wù)形象，從本質(zhì)上提升檔案管理工作的社會(huì)影響力。

（三）秉持人本理念，增加檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時(shí)期的高職院校檔案管理人員，需要掌握扎實(shí)的檔案專業(yè)技術(shù)，還需要不斷地積累檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，熟悉本單位不同部門的業(yè)務(wù)工作，利用碎片時(shí)間學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、英語、心理學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，需要達(dá)到一專多能的綜合素質(zhì)。首先，高職院校檔案管理人員需要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，有效利用現(xiàn)有圖書館資源，下載并學(xué)習(xí)最新期刊，掌握檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，積極參加交流活動(dòng)，將所得的理論成果應(yīng)用于實(shí)踐工作中。同時(shí)，檔案人員需要提升自己的心理素質(zhì)，能夠客觀地評(píng)價(jià)他人和事物，在工作中能夠保持不以物喜、不以己悲。面對(duì)脾氣暴躁的檔案需求者，以慢制動(dòng)，循循善誘，有條不紊地提供檔案管理服務(wù)。同時(shí)，做好本職工作需要擁有一個(gè)健康身體，擁有強(qiáng)健體魄才有時(shí)間和精力研究檔案工作的改革與創(chuàng)新。因此，高職檔案管理人員需要重視自身的身體健康狀態(tài)，可以借助院校特有的體育鍛煉資源，利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行適當(dāng)?shù)腻憻挘却龠M(jìn)了與同事的交流，還能提高身體素質(zhì)。

（四）提升重視程度，提高檔案需求者的檔案意識(shí)

提升全社會(huì)的檔案意識(shí)是做好檔案管理工作的重要前提。全社會(huì)檔案意識(shí)的提高可以為檔案管理工作提供良好的工作環(huán)境和氛圍，同時(shí)提高全社會(huì)的檔案意識(shí)也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。值得注意的是，提升全社會(huì)的檔案意識(shí)并非一朝一夕之事，需要全社會(huì)的共同努力。首先，高職院校領(lǐng)導(dǎo)者需要重視檔案管理工作，檔案管理部門以及檔案業(yè)務(wù)部門需要尋求高職院校領(lǐng)導(dǎo)者的幫助，加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳力度，通過在公共場(chǎng)合演講宣傳、咨詢、專題講座、有獎(jiǎng)競(jìng)猜等方式讓社會(huì)大眾注意檔案，為社會(huì)人士了解檔案提供支持。同時(shí)，院校檔案業(yè)務(wù)部門需要以檔案業(yè)務(wù)工作為依托，積極做檔案宣傳工作，用自己的實(shí)際工作成效樹立良好的檔案服務(wù)形象，用熱情、負(fù)責(zé)、熟練的工作風(fēng)格換取檔案需求者的了解、信息與支持。

五、結(jié)語

總之，高職院校檔案管理人員的心理問題不容小覷，但也不是無法解決。從心理管理學(xué)角度去分析事物，需要是檔案管理人員具備強(qiáng)健的體魄、良好的服務(wù)意識(shí)，引導(dǎo)其形成良好的工作態(tài)度，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。