新時期事業單位人事檔案管理的創新策略研究

覃維 廣西壯族自治區河池公路管理局 廣西河池 547000

1 引言

事業單位的人事檔案可以有效的讓企業的管理者了解自己單位的發展情況，與此同時人事檔案還能夠從側面反映出一個單位的長期以來的發展情況，所以說人事檔案可以對單位后期的一些員工的調動與組織結構的調整都有一定的推動作用。新時期的發展促進了科技的發展，過去的人事管理有很多的問題都已經顯現出來，對于目前的單位發展來說很難具體滿足所以說必須要引起重視，不斷的讓目前的人事管理走向規范化與科學化。

2 創新事業單位人事檔案管理的重要性

2.1 規范化的管理有利于提升檔案的管理效率

現階段市場經濟的發展使單位的用人制度不斷發生變化，事業單位由于其自身的特點，其在發展過程中存在更頻繁的人事變動所以說檔案材料可以有效的記錄下單位目前的人才的現狀，同時根據這些材料也可以更好的對單位的人才進行部署。所以說人事檔案能夠保證相關人員需要資料的時候及時找到相關的資料并且有效的提升效率 另一方面加強規范化管理能夠使人事檔案更加真實和準確，能夠節省大量時間和人力對檔案資料重新進行認證和判斷。

2.2 人事檔案規范化管理，能夠反映出事業單位發展近況

人事檔案對事業單位內部的人員信息以及發展歷程進行了記錄，不僅記下了整個單位的流動過程同時也見證了單位發展過程匯總的人才狀況。每個單位都是由一開始的薄弱到逐漸壯大，在這個過程中人事檔案也見證了規模擴張和人員流動，所以說人事檔案是事業單位的潛在資本，對于單位發現和篩選培養人才具有重要的指導意義。

2.3 規范化人事檔案有利于優化人才選擇機制

首先，人事檔案對員工的入職、晉升以及離職等發展過程都進行了詳細的記錄。通過這些記錄，單位可以從中找到單位所需的人才的類型從而更好的去進行招聘，吸納更多符合單位自身需求的人才 其次，在進行人事檔案的管理過程中能夠發現目前單位在人員配置方面存在的問題以及不足，從而更好的開展有針對性的集中化培訓，全面提升單位員工的素質 最后，通過人事檔案管理能夠對相關的工作人員實施崗位調動的綜合研判，對于表現良好的人員應該給予一定的物質或者是精神獎勵，對于一些表現不足的重新開展培訓，使其更加適應所在的崗位需求。根據檔案來看一些對自身要求不夠嚴格，應給予一定的懲罰，甚至個別對單位帶來惡劣影響的人要進行開除，從而提升單位的整體素質與工作效率。

3 當前事業單位人事檔案管理現狀分析

（1）目前很多企業以及事業單位都對人事檔案管理沒有加以認真的對待，一些單位的領導不重視檔案管理所以無論是人員還是資金方面都沒有完全滿足其發展，因此很容易造成檔案管理方面的一些資料出現遺漏等情況。此外對于單位的檔案管理工作人員的選擇上需要提升門檻，確保管理人員的專業素質有所提升不能影響檔案資料的使用以及后期的交接工作。

（2）人事檔案內容不夠準確，管理制度還沒有做到制度化和規范化，員工個人對自己的檔案情況也漠不關心，對于個人填報一些的資料信息敷衍了事，造成人事資料歸檔之后出現前后信息不一致，甚至是相互沖突的情況 有些檔案的內容由于缺乏嚴格的審核制度甚至其中的內容會被修改甚至改掉，因此導致一些信息不夠準確這樣就會影響檔案的利用以及長期使用。

（3）人員的流動以及相關的認識檔案的傳輸并不完全相同，因此會經常性的出現一些不同資料分離的情況。這樣檔案的保管單位很難及時提升完整的資料，而實際用人單位也會受到一定的影響。

4 新時期創新事業單位人事檔案管理的有效策略

4.1 制定科學完善的人事檔案管理體系

首先，人事檔案管理要想在事業單位中開展的更加高效必須要充分考慮企業中的實際情況，不能套用其他單位以及一些過去陳舊的制度。在完善制度的時候將單位中的人力資源結構以及管理問題都要考慮進去，讓工作人員能夠能夠在工作的時候依照相關的依據 其次進一步完善相應的考核制度積極的收集一些大數據的資料并且根據相應的制度與薪酬績效進行掛鉤，從而讓工作人員對工作充滿熱情也能更好的監管管理人員的行為 最后，對人事檔案的轉移以及交接工作要不斷的加強和完善，確保工作過程中的保密問題防止出現遺漏等情況。

4.2 推動信息化人事管理檔案管理進程

在目前的大數據背景之下人事檔案的工作開展起來更加方便，在信息技術的支持之下資料的收集以及整理等問題能夠更好的得到解決。首先，需要建立一個系統的網絡管理平臺將一些信息全面錄入到平臺之中從而利用電子檔案來提升相應的管理效率 其次在基礎設施的建設等方面需要相關部門應當加大力度的投入，定期對相關人員開展培訓并且保證對硬件設備進行檢修，對軟件設備要做好相應安全管理以及相應的信息保密工作，例如可以對機密信息建立秘鑰同時積極的核實調用檔案人員的信等等保障檔案信息的完整性與安全性 最后對于一些紙質的檔案需要保證檔案室做好相應的防止潮濕以及發霉的預防工作，更好的對其對檔案位置進行管理與保存。

4.3 加強對人事檔案管理人才的培養

人事檔案管理工作是否能夠做好在很大程度上都與管理者的綜合素質以及相應的技能有關系，因此必須要加強對相應管理人員進行技能以及專業業務上的培訓。可以通過面對面教學等形式定期對員工的知識進行鞏固和強化，讓管理流程與制度流程能夠被員工了然于心。其次就是要提升管理工作人員的法治思維以及政治水平，將《檔案法》、《保密法》等等相關的法律在工作中得到貫徹和落實，明確安排好每個員工的工作與責任讓員工隊伍的整體素質得到提升。