針對加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的研究

白亞旭 中勘冶金勘察設(shè)計研究院有限責(zé)任公司 河北省保定市 071000

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）提高檔案利用效率

企業(yè)檔案利用方式也會受檔案數(shù)字化的影響發(fā)生改變，擴大檔案的利用空間，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理以及利用手段，降低檔案信息利用成本，提高檔案利用效率，將企業(yè)檔案的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。企業(yè)檔案數(shù)字化之后，使用者借助網(wǎng)絡(luò)，不需要時間與空間的限制就能夠查閱自己需要的檔案。另外，企業(yè)數(shù)字化檔案還能夠解決多人同時查閱的沖突，不需要受檔案原件數(shù)量的影響，提高檔案信息共享程度。數(shù)字化檔案還能夠借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)異地傳輸，甚至在異地調(diào)閱利用檔案信息，不需要受檔案信息空間的影響。

（二）加強保護檔案原件

企業(yè)檔案需要長期保存并反復(fù)查閱，在這一過程中，不可避免的出現(xiàn)當(dāng)前原件損壞或遺失等問題，企業(yè)檔案管理和利用兩者之間存在矛盾。加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，通過權(quán)限控制在網(wǎng)上查閱和打印，逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案原件的直接利用。減少檔案管理人員和使用者接觸檔案原件的機會，降低對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)以及利用次數(shù)，解決檔案保存與反復(fù)借閱之間的矛盾，保證檔案元件的安全性。除此之外，對檔案進行數(shù)字化管理，還能夠減少檔案的儲存空間，不需要占用大量的庫存面積，節(jié)省企業(yè)檔案的保存空間。

（三）實現(xiàn)綠色企業(yè)形象

企業(yè)在外在形象也會影響今后的方向，綠色企業(yè)形象屬于高素質(zhì)企業(yè)形象的特征，為實現(xiàn)人類社會的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)加強注重環(huán)境保護，注重樹立企業(yè)綠色形象，企業(yè)在追求經(jīng)濟效益的同時，還應(yīng)注重社會責(zé)任以及長遠可持續(xù)發(fā)展。追求綠色形象的企業(yè)，相關(guān)行為與理念更加符合現(xiàn)代社會發(fā)展的根本利益，企業(yè)的綠色形象甚至將成為現(xiàn)代社會的最佳企業(yè)形象。企業(yè)檔案數(shù)字化，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、智能化，真正凸顯環(huán)保、高效的綠色理念，將企業(yè)今后的可持續(xù)發(fā)展與社會的長遠發(fā)展相互結(jié)合。

二、企業(yè)數(shù)字化檔案管理存在的問題

（一）缺乏硬件設(shè)施建設(shè)

企業(yè)為真正實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，應(yīng)加強硬件設(shè)施的建設(shè)?？v觀企業(yè)的當(dāng)前發(fā)展情況，盡管部分企業(yè)實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，但因硬件基礎(chǔ)設(shè)備較為落后，并沒有緊跟時代的發(fā)展進行更新?lián)Q代，運行速度與效率都難以滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求。另外，部分企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對較為落后，缺乏完善的機房網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施以及安全防護措施，受這些因素的影響，都會直接影響企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化建成，甚至對企業(yè)今后的健康穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

（二）尚未實現(xiàn)無縫對接

在企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作當(dāng)中，所使用的軟件都是通過專業(yè)的軟件開發(fā)技術(shù)人員開發(fā)，但是有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)作為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，通常是由上級主管部門或者本單位自行開發(fā)設(shè)計的，企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)與自動化管理系統(tǒng)難以真正實現(xiàn)無縫對接，在兩套軟件之間，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，為真正實現(xiàn)無縫對接，幾乎是難上加難，再加上檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)的兼容性較差，也會直接影響到企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，對后期的順利發(fā)展帶來限制。

三、加強企業(yè)數(shù)字化檔案管理的對策

（一）提高工作人員的能力

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，數(shù)字化檔案管理更加方便與快捷，但應(yīng)給予細節(jié)高度重視，假如數(shù)字化檔案文件處理不當(dāng)，極易可能出現(xiàn)文件損壞和丟失的情況。因此，在實施檔案數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)明確工作重點，將書面化、全面化、同步化、專業(yè)化等環(huán)節(jié)融入其中。精心搜集文件的形成、搜集與整理的每一個環(huán)節(jié)，設(shè)立專職的檔案管理人員，企業(yè)定期開展培訓(xùn)工作，檔案管理人員進一步掌握相關(guān)專業(yè)知識，提高工作效率，在后期的使用過程中帶來便利。

（二）采用現(xiàn)代化管理手段

在當(dāng)前廣泛應(yīng)用的數(shù)字虛擬技術(shù)、高微縮技術(shù)、現(xiàn)代化的智能技術(shù)，就是所謂的現(xiàn)代化的數(shù)字化管理手段。在當(dāng)前的大環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展并得到廣泛應(yīng)用，語音識別技術(shù)、密碼技術(shù)、指紋識別技術(shù)都得到廣泛應(yīng)用，文件管理的安全系數(shù)得到提高，以語音識別技術(shù)作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案的自動化管理，提高企業(yè)工作效率。市場化的檔案管理，真正實現(xiàn)檔案的共存共享，促進檔案的開發(fā)利用，凸顯檔案的優(yōu)勢，為企業(yè)今后的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的數(shù)字化時代，企業(yè)間的競爭越發(fā)激烈，為在激烈的競爭中展現(xiàn)自身優(yōu)勢，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)緊跟時代的發(fā)展做到與時俱進，滿足企業(yè)在生產(chǎn)運營管理中的要求，促進企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。因此，強化企業(yè)檔案的數(shù)字化管理工作，對管理工作模式與方法進行創(chuàng)新，相關(guān)工作人員樹立創(chuàng)新意識，提高自身綜合能力，全面提高企業(yè)的數(shù)字化檔案管理水平。