針對學校檔案管理信息化建設的建議

當今時代，信息化建設飛速發展，方方面面的社會生活都無法離開信息技術而進行，教育領域也逐漸采用一些信息技術來輔助工作的開展，其中就包括公眾熟知的引入電腦投影等各種多媒體教學設備、應用云數據、在線課程資源等信息化教學模式等。

一、學校檔案管理信息化建設的內容

學校學籍管理信息化通常指在發揮檔案基本憑證作用的基礎上，充分發揮其自身的信息功能，以推動實現檔案內容的數字化，促進檔案傳遞工作的信息化。本文認為，學校檔案管理信息化建設主要包括以下三個方面的內容：第一是檔案信息的數字化建設。這主要是指基于當前掃描技術及數據庫技術，在確保安全性、規范性和效益性的原則下，將傳統的紙質檔案內容轉化為電子形式的數據檔案進行保存，從而將學校檔案信息構建成為一個有秩序、有結構的信息數據庫。第二是檔案網站的建設。檔案網站建設主要是指學校檔案管理部門通過建立公共信息網站平臺，利用網頁的方式實現對學校檔案工作的宣傳，并提供其他相關檔案服務的服務型網站。第三是數字檔案館的建設。建設完成的數字檔案館能夠借助信息網絡，遠程獲得自己所需的檔案信息，方便用戶更快捷、準確地找到信息，提高工作效率。

二、學校檔案管理信息化建設存在的問題

由于開展學校檔案管理信息化建設的時間比較短，故目前在推進其建設過程中還存在一些問題。第一，各學校重視程度較低。眾所周知，檔案管理工作在學校的各項管理工作中，本身就處于不太受重視的地位，再加上學校領導可能對信息化建設的作用和重要性認識不夠，最終導致學校對檔案管理信息化建設的忽視，帶來對于檔案信息化建設的經費投入不足，無法采購檔案管理信息化建設的相關配套基礎設施，使得檔案信息化建設難以開展。第二，信息化人才隊伍不健全。長久以來，由于學校檔案管理人員一直使用傳統的紙質檔案管理方式，在工作上已經形成了一定的思維定式，尤其一些年紀較大的工作人員，對于信息化新型檔案管理方式接受比較慢，甚至存在抵觸心理。第三，檔案管理制度不健全。其實一直以來，各學校的檔案管理工作并不在政府工作體系之內，缺乏統一的制度標準，再加上各學校間沒有默認的“規則”，導致學校檔案管理長期處于“無序”狀態，傳統檔案管理的不規范，阻礙了檔案管理信息化的建設。

三、學校檔案管理信息化建設的建議

針對前文提到的問題，本文對學校檔案管理工作的信息化建設提出以下三點建議：

第一，提高重視程度。學校檔案管理信息化建設的發展有賴于教育主管部門及學校領導層的重視，建議由教育主管部門牽頭，各校主要領導參與，召開學校檔案管理信息化專題會議，提高整個教育系統對于學校檔案管理信息化建設重要性的認識。由于檔案管理的信息化建設對于硬件設備的依賴性較大，所以要加大在檔案管理信息化建設方面的投入，保障檔案管理信息化建設的硬件設備，逐步引進管理的新技術新手段，完善硬件設備的配置。最終達到檔案信息管理工作的制度化、標準化。

第二，充實人才隊伍。檔案管理信息化建設對檔案管理員提出了新的要求，檔案管理人員需要懂得適時抓住機遇、及時調整思維方式、增強自身創新意識。為了達到這樣的要求，檔案管理員要積極主動學習，嘗試與圖書館、博物館及其他部門等合作，向其學習檔案信息的不同載體利用；建立數字化存儲區域，對重要資料進行網絡化管理，逐步實現信息共享。同時，學校及相關部門要定期對檔案管理人員進行專業技能培訓，并做好培訓考核工作，制訂定期考核計劃，對于未能通過考核的檔案管理員對其采取相應措施。學校要積極引進專職檔案管理人才，通過“以點帶面”的方式促進全體檔案管理人員信息化建設素養的提升，建設一支高素養的信息化建設人才隊伍，為檔案管理工作的信息化建設提供人才保障。

第三，完善管理制度。不規范的工作制度是學校檔案管理工作信息化建設過程中亟需解決的問題。建設規范的制度，要同時兼顧標準化制度和規范化制度的要求，促使二者相互協調。建立統一的檔案管理標準可以有效地對不同檔案進行歸類整理，便于后期工作過程中有效地篩選、獲得信息資料。為了實現檔案信息的規范化管理，學校需要建立一套完善的管理制度，學校檔案管理部門可以和學校其他部門進行合作，形成檔案管理的聯合目錄，制作全校范圍的完善的信息網絡系統，實現信息的一體化管理，便于各部門間信息的共享和流通。

四、結語

隨著教育改革進程的推進，以及信息技術的飛速發展，學校傳統的檔案管理模式不再適用于當下的學校管理，并在工作過程中表現出了種種弊端，故加速建立信息化學校檔案管理具有重要的現實意義。本文認為，目前的檔案管理信息化建設還存在如學校重視程度低、信息化人才隊伍不健全、檔案管理制度不健全等問題。針對這些問題，本文提出了提高重視程度、充實人才隊伍、完善管理制度等三方面的建議，以期能夠推動學校檔案管理信息化建設的有效進行。